E-Mails & Posteingang

Inbound Management

Digitaler Treibstoff für die Geschäftsprozesse

Effiziente Prozesse beginnen am Posteingang. Wenn Anfragen, Rechnungen, Verträge etc. automatisch den richtigen Emp­fänger finden und zur Bearbeitung notwendige Informationen gleich mitgeliefert werden, sinken die Reaktionszeiten erheblich. Möglich macht dies ein intelligentes Inbound Management.

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E-Mail-Archivierung

Kein Anhang ohne Zusammenhang

E-Mails und Dokumenten­anhänge müssen im Geschäfts­kontext übersichtlich abgelegt und archiviert werden. Nur so können Mitarbeiter die benötigten Informationen finden, um Vorgänge verstehen und bearbeiten zu können. Mit Doxis4 handhaben Unternehmen die Archivierung und Zuordnung ihrer Geschäfts­korrespondenz in Projekt-, Kunden- oder Lieferanten­akten jederzeit im Kontext.

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Archiviert!

Wichtige E-Mails dürfen in der Flut nicht untergehen

Die E-Mail-Flut ist nicht zu stoppen. Auf durchschnittlich 600 E-Mails pro Monat kommen Büroarbeiter laut einer GfK-Studie – Tendenz steigend. Compliance-Vorgaben erfordern längst die Aufbewahrung von wichtiger Geschäfts­korrespondenz, die per E-Mail geführt wurde. Damit sollen gesetzliche Vorschriften erfüllt und Informationen in den Prozessen zur Verfügung gestellt werden.

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20 Millionen Dokumente im laufenden Betrieb migriert

Als Steingut-Fabrik im Jahr 1817 in Hornberg gegründet, hat sich Duravit im Laufe der Zeit zu einem weltweit bekannten, international agierenden Hersteller für Sanitärkeramik, Badmöbel, Dusch- und Badewannen, Whirl- und Wellness­systeme, Dusch-WCs und Accessoires entwickelt. Einhergehend mit der erfolgreichen, kontinuier­lichen Expansion in 120 Länder stiegen auch das Dokumenten­volumen und der standort­übergreifende Informations­austausch. Mit der Einführung der modernen und mehrsprachigen ECM-Lösung Doxis4 begegnet Duravit dem internationalen Wachstum.

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Kundenprozesse gut versorgt

„Unseren Mix aus stark strukturierten Prozessen und flexibler, wissensbasierter Vorgangsbearbeitung hätten wir mit einem herkömmlichen BPM gar nicht realisieren können“, weiß Majken Baasch, Geschäftsführerin der ikw Service GmbH / ikw Inkassodienst GmbH. Die Tochtergesellschaft des Messdienstleisters Kalorimeta ist auf dem Gebiet des professionellen Forderungsmanagements tätig. Erfahren Sie mehr über die effiziente Steuerung der vielfältigen Prozesse bei ikw auf Basis der Doxis4 iECM-Suite und was Sie für Ihr Unternehmen daraus lernen können.

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„Herzenswunsch“: Digitale Händlerakte

Der Vorsitzende der Geschäftsleitung schraubt eigenhändig Aktenschränke auseinander und stößt mit der ganzen Abteilung auf den Abbau des Aktenlagers an! Mit dieser ungewöhnlichen Aktion feierten Management und Mitarbeiter die Einführung der elektronischen Händlerakte — ein weiterer Meilenstein in der Digitalisierungsstrategie, die die FCA Bank gemeinsam mit SER seit vielen Jahren vorantreibt. Das Kerngeschäft soll mit den bestmöglichen Tools unterstützt werden.

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Urlaubszeit – E-Mail-Leid

E-Mails sind eine wunderbar einfache Erfindung und für die Geschäfts­korres­pondenz immer noch unverzichtbar. Zweck­entfremdet als Collaboration-Tool – z.B. für Aufgaben­verteilung und Datei­austausch – sind sie dagegen ein großer Effizienz­fresser. Warum hören wir nicht auf damit? Aus Bequem­lichkeit? 438 ungelesene Nachrichten nach dem Urlaub, verpasste Fristen oder verschüttete Dokumente sind alles andere als bequem. Höchste Zeit, sich für eine Emanzipation von der E-Mail einzusetzen! Gerade jetzt zur Urlaubs­zeit.

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E-Mail-Kommunikation

600 E-Mails? Kein Thema!

Die Kommunikation in Unternehmen beruht schwerpunktmäßig auf E-Mails. Auf durchschnittlich 600 E-Mails pro Monat und Mitarbeiter kommt laut einer GfK-Studie eine vergleichsweise übersichtliche Summe von rund 40 Dokumenten, Kalkulationen und Präsentationen. Wie gut bewältigen die Büro- und Wissensarbeiter das massenhafte E-Mail-Aufkommen? Was kann dabei helfen?

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Jenseits des E-Mail-Protokolls

55.000 Seiten ihrer E-Mail-Kommunikation als US-Außenministerin hat Hillary Clinton nachträglich zur Archivierung an die zuständigen Stellen übergeben. Die gesamte Kommunikation war über ihr privates E-Mail-Konto gelaufen, ungeachtet diverser Sicherheits- und Archivierungsvorschriften. Prominenter Einzelfall oder symptomatisch für einen allgemein zu sorglosen oder sogar unverantwortlichen Umgang mit E-Mails, der sich bis in Spitzenpositionen hält?

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Outlook & Notes

Parallelwelt E-Mail

In dem Multiversum der Unternehmenskommunikation führen E-Mails seit jeher ein Eigenleben. Die Parallelwelt existiert dadurch, dass E-Mails zumeist losgelöst von Akten und Vorgängen abgelegt werden – zumeist in den Postfächern von Mitarbeitern. Eine Herausforderung, die sich mit den aktuellen Releases von Doxis4 SmartOutlook und Doxis4 SmartNotes einfach lösen lässt.

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Video: 265 Mitarbeiter managen 500.000 Bausparverträge

Mit nur 265 Mitarbeitern verwaltet die LBS Rheinland-Pfalz mehr als 500.000 Bausparverträge von über 400.000 Kunden, wie der Bereichsleiter Erhard Semar berichtet. Im Filmbeitrag erklären Anwender und Entwickler von LBS, wie sich die tägliche Arbeit durch Doxis4 vereinfacht hat und welche Hürden gemeistert wurden.

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Kunden

Status: Gut informiert

Kundenzufriedenheit entsteht auch durch Information. Für einen reibungslosen Ablauf müssen zum aktuellen Status von Kundenaufträgen auch die Konditionen und getroffenen Vereinbarungen in Dokumenten und E-Mails einsehbar sein. Doxis4 bietet dazu eAkten, SAP-Erweiterungen und Portlets für Web-Portale wie Sharepoint oder Wikis.

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SER-Event Zürich

Effizienz im Posteingang

Erfahren Sie beim SER-Event am 27. März aus erster Hand, wie die Zürcher Kantonalbank die automatisierte Posteingangsverarbeitung eingeführt und mit den vorhandenen Systemen integriert hat. Außerdem gibt es eine Keynote von SER, Praxis-Tipps von Kodak Alaris und Live-Demos mit Doxis4.

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Babette war's

Was glauben Sie, ist einer der am häufigsten verwendeten Dateinamen für Microsoft Word und Excel? Dokument1.docx und Mappe1.xlsx! Selbst da, wo Dokumentennamen vergeben werden, ist die Eindeutigkeit zuweilen nur für den Autor, zumeist aber nicht für Kollegen gegeben. Da Dateinamen keine bzw. nur wenig Rückschlüsse auf Dokumenteninhalte geben, ebenso wenig wie die meisten E-Mail-Betreffe, bleibt das vielzitierte Zitat von Microsoft-Gründer Bill Gates „Information at your fingertips“ ohne DMS-Unterstützung Vision.

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E-Mails

Zuordnung zum Geschäftsvorgang

E-Mails sind geschäftsrelevante Dokumente, die immer im Kontext – beispielsweise einer eAkte – zu verstehen, zu bearbeiten und zu archivieren sind. Dieser Kontext lässt sich mit dem Doxis4-Modul „Intelligent Context Control“ automatisch analysieren und über eine spezielle Symbolleiste in Outlook oder Lotus Notes zur Verfügung stellen.

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Events 2014

ECM aus erster Hand

Wie verarbeitet man die grosse Menge an Eingangspost aus unterschiedlichen Kanälen effizient? Und wie lassen sich sämtliche Geschäftsprozesse effizient gestalten und der Informationszugriff optimieren? Praxistaugliche Antworten auf diese Fragestellungen bietet die SER Schweiz AG an zwei Events im nächsten Jahr.

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Projektraum

Synonym für Teamwork

Dort, wo Teams in Projekten zusammen­arbeiten, gelangen E-Mail- und Filesysteme schnell an ihre Grenzen. Verloren gegangene Dokumente, abweichende Versionen, fehlender Informationszugriff, verstopfte E-Mail-Postfächer sind Symptome ineffizienter Projektarbeit, die sich durch den Einsatz von Doxis4 Projektraum leicht beheben lassen.

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Journaling

E-Mail-Garde

Bestellvorgänge werden heute per Mail abgewickelt, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Sitzungsprotokolle digital versendet. Alle diese Mails wirken sich auf Schuld- und Forderungsverhältnisse des Unternehmens aus, d.h. sie müssen per Gesetz sicher aufbewahrt werden. Allen dafür Verantwortlichen empfehlen wir deshalb den nachfolgenden Artikel.

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eMail-Center

Mailverkehr ohne Risiko

E-Mails haben die klassische Briefpost im Geschäftsverkehr weitestgehend verdrängt. Die Verfügbarkeit von E-Mails stellt für Unternehmen eine wichtige Herausforderung dar, die auch ein gefahrenträchtiges Haftungsrisiko birgt. Gehen wichtige geschäftliche Mails verloren, kann das wirtschaftliche Folgen für Unternehmen und Management haben.

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Mails managen

Jetzt im Geschäftskontext

Compliance erfordert längst die Aufbewahrung von E-Mails. Doch losgelöst vom Kontext eines Geschäftsvorfalls ist die E-Mail-Information nur die Hälfte Wert.  Erst wenn Mails in den Geschäftskontext gesetzt werden, erschließt sich aus ihr der Informationsmehrwert.

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E-Mails finden Vorgang

Bei Steinbeis finden E-Mails automatisch den richtigen Vorgang. DOXiS4 Intelligent Context Control verknüpft die E-Mail-Kommunikation anhand des Inhalts mit den richtigen SAP-Transaktionen. So weiß jeder Mitarbeiter sofort, zu welchem Vorgang eine E-Mail gehört.

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