Standpunkt

Sitzen Ihre Informationen auch in Einzelhaft? Abteilungsarchive, Fileserver und E-Mail-Postfächer sind abgeschottete Zellen: Hier kommt niemand so einfach raus oder rein. Doch isolierte Informationen nützen nur Wenigen. Für funktionierende Geschäftsprozesse brauchen Sie eine gemeinsame Informationsbasis, auf die alle Beteiligten zugreifen können. Worauf warten Sie noch? Lassen Sie Ihre Informationen frei! 

Wer sich hohe Ziele steckt, muss sich kontinuierlich weiterentwickeln, den Status Quo in Frage stellen und eine klare Vision haben. Wir wollen Ihr Unternehmen erfolgreicher machen, indem wir die Arbeit jedes Einzelnen verbessern. Dieses Ziel verfolgen wir nicht nur auf dem Papier. Ob unbegrenzter Informationszugriff, intelligente Content Services oder Usability – all den Anforderungen, die eine exzellente Software ausmachen, haben wir uns erfolgreich gestellt. Das macht uns zum Challenger im neuen Gartner Magic Quadrant for Content Services Platforms 2018*.

Am Wochenende geht es wieder rund auf der Wiesn. Karussell oder Riesenrad: Womit fahren Sie? Auch bei der Digitalisierung von Unternehmensprozessen kann man sich mitunter im bunten Treiben verloren vorkommen. Mit der richtigen Karussell-Riesenrad-Strategie passiert Ihnen das nicht. Wir verraten Ihnen gerne, wie sie funktioniert.

Mitarbeiter geraten täglich in Situationen ohne echte Alternativen – gerade wenn es darum geht, Dokumente gemeinsam zu bearbeiten oder Informationen (mit Externen) zu teilen. Fehlt die passende Lösung dafür, ist die Konsequenz nur logisch: Sie behelfen sich selbst. In der Not frisst der Teufel fliegen! Vorbei an der IT gedeiht so eine florierende Schatten-IT-Landschaft. Doch schuld daran ist nicht der User, sondern sein Arbeitgeber, der das Thema strategisch ignoriert hat.

„Unser“ Astronaut Alexander Gerst startete jüngst in seine zweite Raumfahrtmission. Mit dabei: CIMON, ein Roboter mit Künstlicher Intelligenz (KI). Was räumlich so weit weg scheint, ist im Grunde genommen ganz nah. Denn KI ist nicht nur im All, sondern auch auf der Erde bereits gelebte Praxis. Wer sich frühzeitig mit Technologie-Innovationen beschäftigt und den Innovationsgeist in sich weckt, profitiert langfristig.

Wer hoch hinaus will, braucht ein verlässliches Fundament. Für das Informations­management heißt das: eine sichere Lösung, mit der Unternehmen gesetzliche Vorgaben erfüllen und dies auch nachweisen können – jetzt und auch in Zukunft. Mit einer zertifizierten ECM-Software schaffen Sie eine verlässliche Basis – und das nicht nur im Hinblick auf die EU-DSGVO.

Es gibt kein schlechtes Wetter, nur schlechte Kleidung – dieser Spruch gilt auch für Unternehmen. Wenn neue Markt­entwicklungen, steigende Kundenerwartungen und immer mehr Compliance-Anforderungen auf sie einprasseln, brauchen Unternehmen die passende Ausrüstung: eine Digitalisierungsstrategie in der Tasche und einen starken Partner an ihrer Seite. So meistern sie die digitale Transformation und treten wechselhaften Zeiten gelassen entgegen.

Ob Seile oder Handschellen, unter Wasser oder kopfüber – der berühmte Entfesselungskünstler Harry Houdini konnte sich unter den widrigsten Umständen befreien. Viele Unternehmen auf dem Sprung zur Digitalen Transformation sind ebenfalls in Fesseln gefangen, aus denen sie sich befreien müssen, wie analoge Arbeitsweisen oder zu starre Prozesskorsette. Sie abzustreifen ist nicht so spektakulär wie bei Houdini, aber entscheidend für den Erfolg.

Wenn Hamster, Murmeltier und Co. aus ihrem energiesparenden Winterschlaf erwachen, müssen sie erst einmal die Wintermüdigkeit vertreiben, um wieder auf „Betriebstemperatur“ zu kommen. Auch lang erprobte Geschäftsprozesse verfallen manchmal in eine Art Energiesparmodus. Wenn Prozesse unbeweglich werden, ist es Zeit für eine Fitnesskur.

Zum Start ins neue Jahr empfehlen wir eine Standort­bestim­mung. Wo steht Ihr Unternehmen bei der Digitalisierung? Arbeiten Sie noch an der Vereinheitlichung Ihres Informations­managements oder sind Sie schon in die Phase der Prozess­automatisierung eingetreten? Was Sie brauchen, ist eine digitale Agenda für 2018, die auf der Basis Ihres aktuellen Digitalisierungsgrades die nächsten Umsetzungsschritte definiert.

(Ein Gastbeitrag von Martha Claus, Ehefrau des Weihnachtsmanns)

Machen wir uns nichts vor: Die letzten Wochen vor Weihnachten stellen unsere Ehe gewöhnlich auf eine harte Probe. Je näher der Weihnachtsabend rückt, umso turbulenter wird es. Aber nicht so in diesem Jahr. Mein lieber Gatte, Ihnen als Weih­nachts­mann oder auch Santa Claus bekannt, ist die Ruhe selbst. Keine Spur von Hektik! Dabei läuft die Geschenke­pro­duktion auf Hochtouren und die neuen Rentiere für den Schlit­ten müssen auch noch angelernt werden. Was meinen Mann so gelassen macht? Die „Digital Christmas Transformation“.

Von unserem Bonner Headquarter aus gerade mal über den Rhein findet zurzeit die Weltklimakonferenz statt. Bundes­umwelt­ministerin Hendricks ruft zum Handeln auf und über 25.000 Gäste aus aller Welt diskutieren über konkrete Maß­nahmen. Was für den weltweiten Klimaschutz gilt, lässt sich auch auf die digitale Transformation in der Wirtschaft über­tragen. Es wird viel geredet, aber zu wenig getan. Jetzt ist es Zeit, die Theorie zu verlassen und konkrete Projekte aufzusetzen.

Visionen sind besser als ihr Ruf. Helmut Schmidt hat seinen Ausspruch „Wer Visionen hat, soll zum Arzt gehen“ später selbst wieder relativiert, als „pampige Antwort auf eine dusselige Frage“. Wir sind überzeugt: Ohne Visionen kann es keine Inno­vationen geben.

In Deutschland wird in wenigen Tagen ein neues Parlament gewählt. Bunte Wahl­versprechen und angebliche Alleinstellungsmerkmale prägen den Wahlkampf. Die Wähler stellen mit ihrer Entscheidung die Weichen für die Zukunft. Das gleiche Prinzip lässt sich auf strategische IT‑Projekte anwenden: Die Wahl (der Software) bestimmt Agilität und Erfolg Ihres Unternehmens für viele Jahre. Welche Kriterien spielen bei der Entscheidung eine Rolle? Schauen Sie genau hin, bevor Sie Ihre Stimme abgeben!

Das nächste große Ding steht an. Das neue Lieblingsthema der Hightech-Branche: Künstliche Intelligenz (KI). Kaum ein Thema wird in der IT derzeit so emotional diskutiert wie die Ein­satz­möglichkeiten von KI. „Boost your AIQ“, empfehlen die Berater von Accenture und meinen damit, Unternehmen sollen ihren „Artificial Intelligence Quotient“ steigern, damit sie die Chancen künstlicher Intelligenz besser nutzen können. Die Frage ist: Wie? Was ist Hype und was sind reale Optionen?

ECM ist tot, es lebe EIM, IIM, Content Services … Branchen-Gurus und internationale Berater werden nicht müde, ihren Anhängern zu erzählen, ECM habe ausgedient. Neue Konzepte müssten her, um das Informationsmanagement in Zeiten der digitalen Revolution in den Griff zu bekommen. Und jeder hat natürlich eine andere Vorstel­lung davon, wo die Reise hingehen soll. SER ist überzeugt: ECM ist quicklebendig, jedenfalls wenn es auf der richtigen Technologie basiert.

Die Faszination des Panoramablicks um die eigene Achse ist ungebrochen und ein wahrer Überlebensvorteil, wie ein Blick in die Tierwelt zeigt: Das Chamäleon hat ein beidäugiges Blickfeld von 342°, dadurch bleibt ein toter Winkel von gerade einmal 18°. Davon können viele Unternehmen nur träumen, wenn es um ihr Informations­management geht!

„Wer löscht, verliert“, „nur ja nichts wegwerfen, es könnte ja noch einmal gebraucht werden“ – wer sich dieser Maxime hingibt, bewegt sich, spätestens seit dem neuesten Beschluss zum EU-Datenschutz, auf dünnem Eis, wenn es um die Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten geht.

Haben Sie schon über Ihren digitalen Frühjahrsputz nach­gedacht? Wenn nicht, dann ist jetzt die richtige Zeit dafür. Nehmen Sie sich als erstes Ihr Informations­manage­ment vor. „Entstauben“ Sie nicht nur Anwendungen, sondern auch Informationssilos und Prozesse. Eine Checkliste mit einfachen Fragen wird Ihnen beim digitalen Frühjahrsputz wichtige Hilfe leisten.

Die Digitale Transformation hat einen Veränderungsprozess in Gang gesetzt, der nicht mehr aufzuhalten ist. Geschäftsmodelle und -bedingungen ändern sich immer wieder aufs Neue und verlangen Unternehmen eine große Agilität ab. Wer vor dieser Tatsache nach postfaktischer Manier die Augen verschließt, wird bald von der Reali­tät eingeholt und eines Besseren belehrt: Starre, immer gleichbleibende Prozesse schränken auf Dauer ein, so stabil und erfolgsversprechend sie auch wirken mögen. Geschäftsmodelle müssen rechtzeitig überprüft und weiterentwickelt werden – sonst droht nachhaltiger Misserfolg.

Die Digitalisierung ist irreversibel. Alles, was digitalisiert werden kann, wird digi­talisiert. Big Data – Fluch oder Segen – ist längst Realität. Doch was geschieht mit den vielen gesammelten Informationen? Es häufen sich Massen von isolierten Daten und Dokumenten an, die ohne ihren Kontext niemand wirklich nutzen kann. Unter­nehmen müssen ihre digitalen Müllhalden hinter sich lassen und zu­sammen­hanglose Inhalte in ver­wertbare Infor­mationen verwandeln. Das Zauberwort heißt: Kontext!

(Ein Gastbeitrag vom erfolglosen Weihnachtsdieb)

Falls Sie es noch nicht wissen: Ein Grinch wie ich steht Weihnachten durchaus etwas skeptisch gegenüber. Immer so viel Geschäftigkeit und Vorfreude! Meine ganze Hoffnung lag in der Digitalisierung: Statt analoger Weihnachtsromantik mit Kerzenschein leuchten doch heute überall Displays. Aber die Rechnung ist nicht aufgegangen: Die Digital Christmas Transformation schreitet unaufhaltsam voran – und macht Weihnachten immer schöner!

In jedem Unternehmen gibt es feste und flexible Abläufe und immer häufiger eine Mischung aus beiden. In welcher Reihenfolge Arbeitsschritte erledigt werden müssen, wer an einer Aufgabe beteiligt ist und was passiert, wenn die Regel einmal nicht eintrifft: All das machte es bislang so schwer, Prozesse in Workflows um­zu­wan­deln. Oft existiert dieses Prozesswissen nur in den Köpfen der Mitarbeiter. Das funktioniert – solange sie im Haus sind und für das Unternehmen arbeiten.

Frist verpasst, einen wichtigen Projektmitarbeiter nicht informiert, veraltete Versionsstände zugrunde gelegt – all das kann einem Projekt schaden oder es im schlimmsten Fall zum Scheitern bringen. Aus Fehlern zu lernen, ist nur ein schwacher Trost. Setzen sich Unternehmen dagegen rechtzeitig und regelmäßig mit möglichen Fehlschlägen auseinander, kann es erst gar nicht zur großen Katastrophe kommen. Alles, was es dafür braucht, ist eine andere Perspektive auf die Führung von Teams und auf das Fehler- und Prozessmanagement.

Sie meinen alles zu wissen: über Ihre Kunden und deren Zufriedenheit, über alle Verträge, Angebote, Aufträge und und und… Bravo! Aber gilt das auch für Ihre Mitarbeiter? Vielleicht kennen Sie das aus Ihrem Team: Ein Kollege geht in Urlaub oder ist krank und auf einmal gerät alles ins Stocken. Das passiert, wenn Informationen als Herrschaftswissen behandelt werden. Doch so funktionieren Systeme in Unternehmen heute nicht mehr.

Wann ist der richtige Zeitpunkt zum Systemwechsel, zur Migration gekommen? Vor dieser Frage stehen viele Unternehmen, insbesondere deren IT-Verantwortliche. Gute Zeiten, schlechte Zeiten – wann lassen sich Erfolgsgeschichten schreiben und wann nicht? Wenn notwendige Maßnahmen zur Konsolidierung und Migration verschleppt werden, stehen schlechte Zeiten ins Haus! Gute Zeiten sind diejenigen, wenn man selbst in der Hand hält, den Change-Prozess zu gestalten, statt mit dem Rücken zur Wand dazu getrieben zu werden.

Das Fußball-EM-Fieber ist ausgebrochen und Sie denken bei „Transfer“ sofort an die nächste Bundesliga-Saison? Klar – auch im Fußball kann sich eine Übernahme negativ auswirken, die eigentlich positiv motiviert war. Ähnlich funktioniert das auch in anderen Bereichen: beim Lerntransfer zum Beispiel. Wenn wir bekannte Konzepte notorisch auf Neues anwenden, ohne die veränderten Bedingungen zu berücksichtigen. Statt bei praktikablen Lösungen landen wir dann oft beim Gegenteil: einem großen Schlamassel.

Mit diesen berühmten drei Worten fangen unzählige Erfolgsgeschichten an. Sie wissen selbst, wie es weiterging: Menschen landeten auf dem Mond, stellten einen neuen Weltrekord auf oder stampften ein erfolgreiches Firmenimperium aus dem Boden. Aufstrebende Startups funktionieren nach dem Prinzip, das postkartentauglich so weitergeht: „... dann kam einer, der wusste das nicht und hat es einfach gemacht.“ Ob J.F. Kennedy vielleicht nicht wusste, wie weit es zum Mond ist, als er 1961 ankündigte, einen Menschen dorthin zu schicken?

Mit der Digital Business Transformation wird zwangsläufig jedes Unternehmen zum IT-Unternehmen. Aber wir wissen bereits jetzt: Nur ein Teil der Unternehmen, die sich auf diesen Weg machen, werden auch ankommen. Es geht um alles! Wer die konsequente Digitalisierung der Geschäftsmodelle und Wertschöpfungsketten vorantreiben will, muss die digitale Kompetenz in der Organisation aktiv ausbauen und steuern. Wer zulässt, dass diese stattdessen durch die aufgeweichte Grenze zwischen digitalem Arbeits- und Privatleben eingeschwemmt wird, untergräbt seine Kompetenz, statt sie zu vermehren!

Elektronische Rechnungsformate werden derzeit von vielen Branchen- und Fachverbänden sowie der öffentlichen Verwaltung aktiv „forciert“, wie das ZUGFeRD-Format in Deutschland. Trotz Einsparpotenzialen von knapp 10 Euro pro Rechnung befassen sich viele Unternehmen jedoch nur zaghaft damit und schieben die elektronische Verarbeitung von Rechnungen auf die lange Bank. Doch das Ende der Papierrechnung ist laut EU und digitaler Agenda schon in Sicht. Der Handlungsdruck auf Managementebene wächst, die Rechnungsverarbeitung umzustellen und über zentralisierte „Shared Services“ nachzudenken.

Strenggenommen basiert jede Unternehmenskultur auch auf Gewohnheit. Ohne Routinen würde der Unternehmensalltag nicht funktionieren. Sie geben Halt und entlasten uns davon, ständig Entscheidungen treffen zu müssen. Mit alten Gewohnheiten zu brechen, ist also nicht so einfach – denn auch unser Gehirn liebt seine Routinen. Es versucht, neue Handlungen rasch zu automatisieren und dauerhaft abzuspeichern. Es gibt kaum etwas Schwierigeres für unser Gehirn, als Gewohnheiten aufzugeben. Was ist da los mit unserer wichtigsten Schaltzentrale?

(Ein Gastbeitrag von Willi Wichtig, Chief Elf Officer)

Haben Sie sich schon einmal gefragt, warum wir Weihnachtswichtel immer so fröhlich aussehen? Sogar ich als CEO (Chief Elf Officer), der wirklich alle Hände voll zu tun hat. Ganz einfach, weil wir nie unser großes gemeinsames Ziel aus den Augen verlieren: an Weihnachten für strahlende Kinderaugen weit und breit zu sorgen. Dabei machen wir uns die Zusammenarbeit natürlich so einfach wie möglich. Lassen Sie sich nicht von unseren gemütlichen Filzmützen täuschen: Wir Wichtel sind immer auf dem neuesten Stand der Technik und die wahren Treiber der „Digital Christmas Transformation“!

Hier ein paar Archivsysteme, dort ein bisschen Dokumentenmanagement und in jeder zweiten Fachabteilung eine eigene elektronische Aktenlösung: Wenn zu viele Anwendungen administriert und miteinander integriert werden müssen, läuft die IT den Geschäftsanforderungen nur noch hinterher. Im weltweiten, mehrsprachigen Einsatz geht dann schnell die Puste aus. Erfolgreiche Hidden Champions und Global Player verfolgen eine Standardisierungs- und Konsolidierungsstrategie, mit der sie Geschäftsmodelle und eine IT-Infrastruktur von internationalem Format geschaffen haben.

Dem neuen Gartner Magic Quadrant for Enterprise Content Management 2015 haben wir eine erstmalige Sonderausgabe des ECMeffect gewidmet. Unsere erfolgreiche Positionierung als einziger deutscher ECM-Hersteller im Magic Quadranten zeigt, dass Software von SER auf Weltniveau rangiert!

Der „sichere Hafen“ in den USA für personenbezogene Daten aus EU-Staaten ist Geschichte: Nach 15 Jahren hat der EuGH das „Safe Harbor“-Abkommen für ungültig erklärt. Zu einem gesicherten Datenaustausch hatte das Abkommen ohnehin wenig beizutragen: Wie sicher kann ein Hafen sein, der sich quasi per Absichtserklärung und ohne sorgfältige, regelmäßige Überprüfung als sicher bezeichnet? Für die Archivierung und Speicherung von Unternehmensdaten und -dokumenten in der Cloud sind wirksame Schutzmechanismen gefragt, keine Luftschlösser außerhalb des eigenen Einflussbereichs.

Tee oder Kaffee? E-Mail schicken oder anrufen? Zusagen oder absagen? Kulanz gewähren oder nicht? Produktvariante A oder B freigeben? Als Wissensarbeiter treffen Sie jeden Tag unzählige Entscheidungen: menschliche Entscheidungen, die nicht einfach und eindeutig zu fällen sind, die Erfahrungen und Know-how erfordern. Wo früher eine klare Trennlinie war– hier die Entscheider, zuständig für Entscheidungen; dort die Sachbearbeiter, zuständig für das Bearbeiten –, haben zunehmend „Wissensarbeiter“ und agile Geschäftsprozesse die Spielregeln geändert.

E-Mails sind eine wunderbar einfache Erfindung und für die Geschäfts­korres­pondenz immer noch unverzichtbar. Zweck­entfremdet als Collaboration-Tool – z.B. für Aufgaben­verteilung und Datei­austausch – sind sie dagegen ein großer Effizienz­fresser. Warum hören wir nicht auf damit? Aus Bequem­lichkeit? 438 ungelesene Nachrichten nach dem Urlaub, verpasste Fristen oder verschüttete Dokumente sind alles andere als bequem. Höchste Zeit, sich für eine Emanzipation von der E-Mail einzusetzen! Gerade jetzt zur Urlaubs­zeit.

Sprichwörtlich ist der Kunde König. Ludwig XIV. hat in der Extremform gezeigt, was dieser königliche Anspruch für das Umfeld bedeutet: Alle Abläufe haben sich ausschließlich um ihn zu drehen. Wie in der digitalen Wirtschaft die Konzentration auf kundenrelevante Prozesse und Informationen funktioniert, haben Vorreiter wie Amazon & Co. vorgemacht und damit neue Maßstäbe gesetzt – für alle Branchen und Abteilungen, besonders die IT.

Generation Y ist um die 20 bis 30 Jahre alt und noch nicht allzu lange ins Berufsleben gestartet. Über ihre Forderungen an Unternehmen und deren Arbeitsplatzgestaltung wurde trotzdem schon viel diskutiert. Als „Digital Natives“ sind sie mit dem Internet und digitalen Technologien aufgewachsen. Sie schätzen die Flexibilität und Mobilität dieser Technologien im Alltag und erwarten das genauso von ihren Arbeitgebern. Dazu gehört letztlich auch die Abkehr vom Herrschaftswissen Einzelner hin zu flexibler agierenden, lernenden Organisationen.

Der Blick in die Zukunft beschäftigt uns seit Menschen­gedenken. Aus der Glas­kugel, aus dem Kaffee­satz oder dem Flug der Wild­gänse wurden in vor-digitalen Zeiten Vorhersagen abgeleitet. Mittlerweile hat sich das Metier der „Propheten“ enorm professionalisiert – gemeinsam mit der Tragweite der Entscheidungen, die auf den Analysen und Vorhersagen beruhen. Schlagworte wie Big Data, Big Processes, Big Change zeigen: Große Ereignisse werfen ihre Schatten voraus, die es rechtzeitig zu erkennen und mit unternehmerischen Entscheidungen zu gestalten gilt!

55.000 Seiten ihrer E-Mail-Kommunikation als US-Außenministerin hat Hillary Clinton nachträglich zur Archivierung an die zuständigen Stellen übergeben. Die gesamte Kommunikation war über ihr privates E-Mail-Konto gelaufen, ungeachtet diverser Sicherheits- und Archivierungsvorschriften. Prominenter Einzelfall oder symptomatisch für einen allgemein zu sorglosen oder sogar unverantwortlichen Umgang mit E-Mails, der sich bis in Spitzenpositionen hält?

Der Platz an der Spitze lässt sich nirgendwo reservieren, er muss immer wieder errungen werden – im Sport, in der Forschung und genauso im Geschäftsalltag. Wo für den einen Neuland ist, haben andere schon längst ihr Revier abgesteckt und sich damit Wettbewerbsvorteile gesichert. Pioniere von heute sind die Marktführer von morgen! Ein „Early Adopter“ im eigentlichen Sinn hat nicht den neuesten Schnickschnack, sondern die größere Farm.

Damit Unternehmen erfolgreich und innovativ bleiben, müssen die Geschäftsprozesse nicht nur laufen, sondern laufend verbessert werden. Wer diese Weiterentwicklung nicht aktiv vorantreibt, wird selbst zum Getriebenen. Durch Automation lassen sich Kernprozesse sowie bestimmte Routinetätigkeiten abdecken und Mitarbeiter entlasten. Für flexible Abläufe und kompetente Entscheidungen müssen Wissensarbeiter, nicht starre Prozessmodelle die Oberhand behalten.

(Ein Gastbeitrag von Rudolph, the Red-Nosed Reindeer)

Sie fühlen sich manchmal als Arbeitstier, wenn sich Akten und Dokumente auf Ihrem Schreibtisch stapeln und Sie mehr Vorgänge zu bearbeiten haben, als Ihnen lieb ist? Das ist zum Hufe scharren! Zu Weihnachten zumindest brauchen Sie sich hierüber keine Gedanken zu machen. Wir Rentiere übernehmen für Sie die Arbeit und sorgen dafür, dass alle Geschenke rechtzeitig am Heiligabend unter Ihrem Weihnachtsbaum liegen. Von Hand und Huf alleine geht das schon längst nicht mehr...

„Wir wollen sein ein einzig Volk von Brüdern…“ so strebte bereits 1291 die Eidgenossenschaft mit dem Rütlischwur nach dem Wir-Gefühl, das eine Gemeinschaft erfolgreich macht. Derzeit erlebt dieses Streben auch international wieder Aufwind. Das hat einen guten Grund. Mit dem Wir-Gefühl wird eine besondere Identifikation der Bevölkerung adressiert, die zunehmend Einzug in Unternehmen hält.

Elektronische Archivierung ist ein alter Hut? Wohl kaum! Zwar hat das Thema Langzeitaufbewahrung in den vergangenen Jahrzehnten besonders durch rechtliche und regulative Vorgaben an Bedeutung gewonnen, doch hierauf alleine lässt sich der Nutzen der elektronischen Archivierung schon lange nicht mehr abstellen. Die elektronische Archivierung hat sich längst emanzipiert, Revisionssicherheit ist nur ein Funktionsmerkmal von vielen. Die unternehmensweite Verfügbarkeit sowie das Nutzen der Informationen stehen im Vordergrund. Als universelles Content Repository und Unternehmensgedächtnis zeigen moderne Archive ihr vielseitiges, aber von vielen Unternehmen noch nicht erkanntes Talent.

Stellen Sie sich folgende Situation vor: Ein Sumo-Ringer, ein Lehrer, ein Marathonläufer und ein Wissenschaftler gehen zusammen in ein Restaurant essen. Es steht nur ein Gericht zur Auswahl; alle erhalten die gleiche Portionsgröße. Der Sumo-Ringer und der Marathonläufer werden wahrscheinlich hungrig das Restaurant verlassen, während Lehrer und Wissenschaftler Teile ihres Essens im Teller zurücklassen. Was für den biologischen Hunger gilt, trifft auch auf den Funktionshunger der Software-Anwender zu. Usability ist das Zauberwort, das den Mittelweg zwischen Funktionsmaximierung und Gebrauchstauglichkeit weisen soll. „All you can eat“ hat bei Software-Anwendern längst ausgedient! 

Sind mechanische Schreibmaschinen ein wirkungsvolles Mittel gegen Spionage, wie vom Vorsitzenden des NSA-Ausschusses vorgeschlagen? Angesichts immer neuer Enthüllungen scheint keine reflexartige Reaktion mehr zu absurd für eine öffentliche Diskussion. Dabei sollte Rückschritt als Patentlösung für moderne digitale Herausforderungen längst ausgedient haben. Genauso sicher wie eine Rückkehr zur Pferdekutsche keine Lösung für zu hohe CO₂-Emissionen sein kann, sorgen mechanisch erzeugte Papierdokumente nicht für sichere Aufbewahrung und geschützten Informationsaustausch.

Der lang anhaltende Wirtschaftsboom setzt der Personalbeschaffung zu. Unternehmen wie Verwaltungen finden nicht genügend qualifizierte Arbeitskräfte, um ihre Geschäftsstrategie umzusetzen. Wenn der Arbeitsmarkt nicht genügend qualifizierte Beschäftigte hergibt, müssen neue Möglichkeiten sondiert werden. Eine davon ist ein modernes Arbeitsumfeld, das den Ansprüchen an effiziente, teamorientierte und mobile Arbeit gerecht wird sowie Geschäftsprozesse und Routineaufgaben automatisiert.   

Eine Kiste Wasser erscheint uns leichter als ein Kartoffelsack mit dem gleichen Gewicht. Ein schlafendes Kind bereitet uns mehr Mühe beim Tragen als ein waches Kind. Der Unterschied liegt nicht darin, dass das Kind und der Gegenstand ihre Masse erhöhen oder verringern können, sondern dass sie dem Träger die Arbeit erschweren oder erleichtern können. Beide Beispiele zeigen in Analogie zur Büroarbeit, dass wir uns Arbeit leichter oder schwerer machen können, als sie tatsächlich ist.

Die Angst vor Industriespionage geht umher. Wie sicher sind unsere Daten und Dokumente noch? Erst „Whistleblower“ und jetzt 18 Millionen geklaute E-Mail-Adressen samt Passwörtern. Spionage und ungewollter Abfluss von Unternehmens-Know-how waren lange Zeit unterschätzte Risiken. Die zahlreichen Spähaffären der jüngsten Vergangenheit haben aber deutlich gemacht, wie real diese Gefahren sind! Dabei ist der Schutz gegen Datenklau kein Hexenwerk. Welchen Beitrag Enterprise Content Management leistet, um den Know-how-Schutz zu verbessern, lesen Sie hier.

Das Büro muss der Leistungserstellung flexibel folgen – viel schneller als früher, weil Unternehmen ihre Geschäftsmodelle in immer kürzeren Zyklen auf neue strategische Erfolgspositionen ausrichten müssen. Agilität als Wettbewerbsfaktor scheint unter diesen Rahmenbedingungen existenzielle Notwendigkeit zu sein. Eine neue Herausforderung, der sich Organisation und IT stellen müssen. ECM gibt hierauf wichtige Antworten.

Was glauben Sie, ist einer der am häufigsten verwendeten Dateinamen für Microsoft Word und Excel? Dokument1.docx und Mappe1.xlsx! Selbst da, wo Dokumentennamen vergeben werden, ist die Eindeutigkeit zuweilen nur für den Autor, zumeist aber nicht für Kollegen gegeben. Da Dateinamen keine bzw. nur wenig Rückschlüsse auf Dokumenteninhalte geben, ebenso wenig wie die meisten E-Mail-Betreffe, bleibt das vielzitierte Zitat von Microsoft-Gründer Bill Gates „Information at your fingertips“ ohne DMS-Unterstützung Vision.

Informationen müssen Menschen dienen und nicht umgekehrt. Dennoch ist es häufig genau umgekehrt! Doch warum tun sich Organisationen so schwer, ihr Informationsmanagement zu verändern? Innovationen beginnen im Kopf. Es lohnt sich Informationsmanagement neu zu denken. Mit dem nachfolgenden Artikel verordnen wir dem Informationsmanagement „Glasnost“ (Offenheit) und „Perestroika“ (Umgestaltung).  

Ist in Ihrem Haus schon der „Tió de Nadal“ eingezogen? Legen Sie zum Weihnachtsabend traditionell ein Gedeck mehr auf? Warum machen „Julnissen“ Ärger, wenn sie keine Grütze am Fenster finden? Und weshalb muss der Julbock brennen? Was hinter diesen speziellen Bräuchen und Traditionen zur Advents- und Weihnachtszeit steht, verraten wir Ihnen gerne in unserer letzten diesjährigen Ausgabe des ECMeffect.

„Eine erstaunliche Erfindung. Aber wer sollte sie jemals benutzen wollen?" soll US-Präsident Rutherford B. Hayes 1877 zum ersten Telefon gesagt haben. Kaiser Wilhelm II glaubte an das Pferd und tat das Automobil als vorübergehende Erscheinung ab. Seit jeher trifft technischer Fortschritt auf Widerstand. Doch warum?

Wer denkt bei Geschäftsprozessen an elektronische Archivierung, Dokumenten-Management und eAkten? Falls Ihnen das nicht in den Sinn gekommen ist, möchten wir das ändern! Nach klassischer Definition sind Archivierung und Akten häufig nur Ordnungshüter, moderne Organisationen betrachten sie längst als Geschäftsprozess-Treiber.

Sie kennen den witzigen Werbespot „Emma“ von Le Trèfle? Falls nicht, empfehle ich Ihnen, sich den Clip auf youtube anzusehen. Ein Mann will seiner Familie anhand seines Tablets zeigen, dass man kein Papier mehr braucht. Er fährt völlig auf sein Tablet ab. Seine Ehefrau dagegen liebt das Papier. Bei jeder sich bietenden Gelegenheit ermahnt er seine genervte Ehefrau, das Tablet zu nutzen. Doch dann bekommt er demonstriert, dass er eben doch nicht komplett auf Papier verzichten kann.

Viele Wege führen bekannterweise nach Rom. Doch nicht alle sind gleich lang, gleich beschwerlich und gleichermaßen sicher. Im übertragenen Sinn gilt das auch für die Wahl und den Einsatz von  Enterprise Content Management-Software. Folgen Sie dem Standardweg oder möchten Sie eine  individuelle Route einschlagen? Beide Wege sind mit Doxis4 möglich, allerdings bedeutet Letzterer ungleich mehr Aufwand in Konzeption und Umsetzung. 

Akten existieren seit dem späten Mittelalter, in vielen Büros und Verwaltungen noch heute. In einer digitalen Welt ermöglichen konventionelle Papierakten  kein effizientes vernetztes Arbeiten, eAkten dagegen schon. Akten haben als Ordnungsmittel großen Sinn, allerdings in elektronischer und nicht in Papierform. 

Wirtschaftskriminalität, Datenmissbrauch und Korruption sind öffentliche Themen. Immer öfter ist von Regelverstößen durch Wirtschaftsunternehmen zu lesen. Haftungsrisiken, Scha­denersatzforderungen und Reputationsschäden drohen Unternehmen und Management, die sich nicht im Einklang mit gesetzlichen Vorschriften verhalten.

Viele IT-Anforderungen lassen sich nicht realisieren, wenn die erforderliche Software-Infrastruktur diese nicht trägt. Das gilt besonders für Unternehmen, die einer Vielzahl vertikaler Anwendungen vertrauen. Im Gegensatz zu sogenannten Insellösungen  verfolgt Enterprise Content Management (ECM) als Infrastruktur einen unternehmensweiten Ansatz, wofür das „E“ (Enterprise) im Akronym ECM steht. Mit einer einheitlichen ECM-Infrastruktur eröffnen sich deutlich mehr Möglichkeiten als nur bei singulären Abteilungsarchiven, starren, aufgabenbezogenen Workflows etc.

Die Entwicklung auf dem Gebiet des Enterprise Content Management (ECM) zeigt einen klaren Trend auf. Immer mehr Unternehmen setzen auf eine ganzheitliche Strategie. Insellösungen haben ausgedient und befinden sich auf dem Rückzug.

Ohne Zweifel, kein Unternehmen kann es sich heute leisten, seine Daten nicht digital zu organisieren und zu managen. Da die meisten dieser Daten abteilungsübergreifend verarbeitet werden müssen, sind ERP-Systeme von SAP, Microsoft, Oracle u.a. in Konzernen und Mittelstand gesetzt. Genauso wie mit Daten im ERP verhält es sich mit Dokumenten im Enterprise Content Management (ECM).