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Best Practice: Doxis4 Vertragsmanagement bei der GEFA BANK

Transparenz, die begeistert

Bau- und Landmaschinen, Krane, Traktoren: Solch schwere Gerätschaft finanziert die GEFA BANK. Dazu kommen Bankingprodukte für Privatkunden wie Fest-, Tagesgeld- oder Sparkonten. Alle Konto-, Kredit- und Leasingverträge von 20.000 Kunden auf Papier managen? Das ist nicht nur mühselig, sondern auch intransparent. Die GEFA BANK wollte das ändern. Die Lösung: vollständig digitales Dokumenten- und Prozessmanagement mit Doxis4. „Das überzeugendste Argument für die elektronische Vorgangsbearbeitung mit Doxis4 ist die vollständige Transparenz“, berichtet der Content Management Software Engineer der GEFA BANK. „Kein Wunder, dass der ganze Vertrieb die Lösung super findet!“

Papier muss weichen

Der erste Schritt für mehr Transparenz: Papier sollte endlich verschwinden. Es ist keine Option, wenn Geschäftsprozesse digital ablaufen sollen. Die GEFA BANK nahm diese Herausforderung an: Sie scannte Tausende Papierverträge, löste ihr Papierarchiv auf und überführte die Dokumente in das elektronische Archiv von Doxis4. Neue Verträge werden jetzt nur noch digital erstellt und bearbeitet. So bleibt der aktuelle Status von Vorgängen und Verträgen für Mitarbeiter jederzeit nachvollziehbar. Das gilt auch für vertrags­begleitende Unterlagen wie Kreditorenrechnungen, die der Doxis4 InvoiceMaster von Anfang an digital verarbeitet – eine wichtige Voraussetzung für die revisionssichere Archivierung der gesamten Kunden- und Vertragsprozesse.

Alle Verträge im Blick

Verträge nur zu digitalisieren, reichte der GEFA BANK nicht aus. Sie wollte eine Lösung, die den gesamten Vertragsprozess transparent strukturiert – und nutzt dafür Doxis4 Vertragsakten. Hier sind alle Vertragsversionen, vertrags­begleitende Dokumente und auch Vorgänge übersichtlich gebündelt. Über Vertragsnummern, Kundennamen etc. finden GEFA-Mitarbeiter schnell alle Informationen, die sie für Auskünfte gegenüber Kunden und für die Vertrags­bearbeitung brauchen – über alle sieben Standorte hinweg.

Transparenz im Vertragsprozess

Papierstapel, die durch die Büros wandern – so sah die Vorgangs­bearbeitung bei der GEFA BANK früher aus. Herauszufinden, wer gerade einen Vorgang wie weit bearbeitet hat oder bei wem sich Dokumente befinden, war nicht leicht. Heute managt die GEFA-BANK ihre Vorgangs­bearbeitung mit Doxis4-Workflows. Sie leiten Mitarbeiter durch den Vertragsprozess, überwachen Fristen und liefern bei jedem Schritt die Unterlagen, die gerade relevant sind: Die digitalen Vertragsakten laufen einfach digital von einem Sachbearbeiter zum nächsten mit. Ganz schön praktisch! Die GEFA-Mitarbeiter sind von der bequemen und vor allem transparenten Lösung begeistert: Sie wissen jetzt immer, welche Schritte im Vorgang von wem bearbeitet wurden und was noch offen ist – an jedem Standort und auch im Außendienst.

Plattform statt Einzel-Lösung

Vertragsmanagement ist nur ein Baustein für bereichsübergreifende digitale Prozesse. Das war der GEFA BANK von Anfang an klar. Sie wollte keine Einzellösung, sondern setzte mit SER auf einen strategischen Partner, mit dem sie eine unternehmensweite ECM-Plattform für ihre Digitalisierung umsetzt: ein bankweites Archiv mit integrierter SAP-Daten-Archivierung, standortübergreifende eAkten für Verträge und Kunden, digitale Vorgangs­bearbeitung für verschiedene Bereiche wie Bau, Transport, Mietkauf und Industriegüter – die flexibel kombinierbaren Services der Doxis4-Plattform sind nicht mehr wegzudenken. „Doxis4 ist eine unserer wichtigsten Applikationen geworden und hat für unser Kerngeschäft eine sehr hohe Bedeutung“, so das Fazit der GEFA BANK.

 

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08.04.2019   Calender Best Practice  |  eAkten, BPM & Workflow
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