www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl www.ser-solutions.cn www.ser.ae

Top Thema: Worauf es bei der ECM-Wahl ankommt

Stellen Sie die richtigen Fragen!

Die Digitalisierung hat handfeste Auswirkungen auf Unternehmen: die Etablierung neuer, digitaler Geschäftsmodelle, die Aufhebung analoger Arbeitsweisen, die Schaffung neuer, kundenzentrierter Services. Werkzeuge zur Umsetzung, wie Enterprise Content Manage­ment, sind vom „Nice to have“ zum „Must‑have“ mutiert.

Konnten Unternehmen in der Vergangenheit gut damit leben, Massen von Dokumenten in Papierform durch ihre Organisation zu schleusen, so ist das heute in einer globalen Welt­wirtschaft mit perfekt aufeinander abgestimmten Verwaltungs-, Produktions- und Logistik­prozessen in der erforderlichen Geschwindigkeit und Qualität nicht mehr möglich.

Um die eigene Reaktions- und Handlungsfähigkeit zu steigern, benötigen Unternehmen eine agile IT-Unterstützung. Immer mehr Entscheider haben ein ECM-System als zentrale, (perspektivisch) unternehmensweite Anwendung für modernes Informationsmanagement erkannt, das gleichzeitig die IT-Landschaft konsolidiert. Bei der Wahl eines geeigneten Systems ergeben sich zu Beginn des Auswahlprozesses viele Fragen, denn auf dem Papier gleichen sich die Angaben in den Lösungsbeschreibungen. Basieren die Komponenten des ECM-Systems auf einer einheitlichen Plattform und warum ist das überhaupt so wichtig? Hinter einem Produkt kann sich u.U. unbemerkt ein Konglomerat verschiedener Einzellösungen verbergen. Das hemmt die Handlungsfähigkeit und steht der Agilität für künftige Entwicklungen entgegen. Sie brauchen aber eine Lösung, die sich flexibel und schnell erweitern und an neue Aufgabenstellungen anpassen lässt. Wie zukunftssicher ist Ihre Entscheidung? Haken Sie nach, aber stellen Sie dabei die richtigen Fragen!

Darauf sollten Sie achten

Für wen kommt ein ECM grundsätzlich infrage? ECM wird oft fälschlich als Lösung für Groß­unternehmen eingestuft. Tatsächlich passt ECM in jedes mittelständische und große Unternehmen, das ein unternehmensweites, abteilungs­übergreifendes Informations­management einführen möchte. Dies gilt insbesondere, wenn heterogene System­landschaften und Informations­silos konsolidiert werden sollen.

Spannungsfeld ERP und ECM: ERP‑Systeme sind hoch­spezialisiert und auf die verschiedenen Unternehmens­bereiche optimal zugeschnitten. Mit ihren strukturierten Daten­modellen adressieren sie vor allem Transaktionen und End‑to‑End-Prozesse. Ergänzende Dienste, z.B. für Dokumenten­verwaltung oder Collaboration, sind meist nur schwach ausgeprägt und bieten lediglich eine eingeschränkte Funktionalität – wie jeder weiß, der schon einmal versucht hat, in einer Standard-Anlagenliste ein bestimmtes Dokument zu finden. Tatsache ist aber: 80 Prozent aller Informationen, die Tag für Tag in den Business-Applikationen, E‑Mail-Systemen und Office-Anwendungen von Unternehmen entstehen, sind unstrukturiert und werden nicht systematisch aufbewahrt. Das heißt, im Kontext fehlen sie einfach. Um sie zu erschließen, braucht es ein ECM mit seinen hoch­entwickelten Instrumenten für das Informations­management, das das datenzentrierte ERP‑System ergänzt und beide Welten – strukturierte und unstrukturierte Informationen – zusammenführt.

Alles oder nichts? Vor dem Start Ihres ECM‑Projekts sollte klar sein, welche An­for­der­ungen Sie umsetzen und welche Ziele Sie erreichen möchten. Ermitteln Sie den Bedarf nicht nur für eine Abteilung, sondern perspektivisch für das ganze Unternehmen. Mit einem „richtigen“ ECM starten sie z.B. mit einer eAkten-Anwendung in einer Abteilung und legen gleichzeitig bereits das Fundament für einen späteren Ausbau.

10 Fragen, die Sie sich stellen sollten

Wir haben für Sie 10 wichtige Kriterien zusammengestellt, die Sie bei Ihrer Wahl in Be­tracht ziehen sollten. Check­listen und Leit­linien, an die Sie sich halten können, beleuchten nicht nur funktionelle Frage­stellungen, sondern helfen Ihnen auch bei Ent­schei­dungen über die Integration mit anderen Systemen in Ihrer IT‑Landschaft wie z.B. ERP, CRM, HR etc.

Hier geht es zu unserem Leitfaden „10 Fragen zur Auswahl eines ECM-Systems“.

« Zurück
18.09.2017   Calender Top Thema  |  ECM
Weiterführende Informationen im +Content
12x BESSER - Return on Information mit Doxis4
Broschüre

12x BESSER - Return on Information mit Doxis4

Broschüre »