Performant: Zeichnungsarchiv

In der IT-Systemlandschaft der Raffinerie Heide sind ERP- und ECM-Systeme wichtige Bausteine. Als ECM-Lösung wurde Doxis4 ausgewählt. Es dient dazu, technische Zeichnungen aufzubewahren und zu verwalten, SAP-Daten zu archivieren, elektronische Akten zu führen und einen Rechnungsprüfungsworkflow zu realisieren.

Den Wandel von der Konzerntochter zum selbstständigen Unternehmen hat die Raffinerie Heide erfolgreich bewältigt. Der Neustart als Unternehmen der Klesch-Gruppe erforderte den Aufbau einer eigenen IT-Systemlandschaft. Dazu gehörte neben einem eigenen SAP-System auch eine ECM-Lösung von SER, mit der technische Zeichnungen aufbewahrt und verwaltet, SAP-Daten archiviert, elektronische Akten geführt und ein Rechnungsprüfungs workflow realisiert werden soll.

Mit der Loslösung von der Konzernmutter wandelte sich die Raffinerie Heide GmbH vom reinen Produktionsstandort für Diesel, Heizöl und Flugtreibstoff zu einem selbstständig agierenden Unternehmen. Eine neue, eigenständige IT-Infrastruktur wurde benötigt. Die Raffinerie entschied sich, zur Dokumentenaufbewahrung und -steuerung die in SAP integrierte Enterprise Content Management-Suite Doxis4 von SER einzusetzen.

Im ersten Schritt stand bei der Raffinerie Heide die Migration des Altarchivs an, in dem mehr als 100.000 technische Zeichnungen aufbewahrt wurden. Vor Auftragsvergabe hatte SER den Nachweis erbracht, dass diese Dokumente schnell und unproblematisch in Doxis4 übernommen werden können, unter Einhaltung des engen Zeitplans für die Ablösung der Altsysteme. Die Übernahme der technischen Zeichnungen aus dem Altarchiv, die als exportierte Dokumente samt Indexdateien in einer Datenbank vorlagen, erfolgte in nur 2,5 Monaten. Klaus Behrens, IT Leiter der Raffinerie Heide GmbH, erläutert, worauf es ihm bei der neuen Lösung besonders ankam: „Um unseren Kollegen den Umstieg zu erleichtern, sollte die neue ECM-Lösung anwenderfreundlicher sein und einen einfachen Zugriff auf die vorhandenen CAD-Zeichnungen und deren unterschiedliche Versionen ermöglichen. Doxis4 erfüllt diese Anforderungen in allen Punkten.“

Die nächsten Schritte: SAP-Archiv und elektronische Akten

Nach einem im Frühsommer abgeschlossenen SAP-Upgrade-Projekt steht nun die SAP-Datenarchivierung mit Doxis4 für die SAP-Module FI und CO im Fokus. Auf Basis des Doxis4 Records Management wird derzeit über ein elektronisches Vertragsmanagement nachgedacht, so dass die Raffinerie Heide ihre Verträge in Zukunft in elektronischen Akten verwalten kann. Die Rechnungsverarbeitung soll eine Workflowunterstützung erhalten, die den Prozess der Rechnungsprüfung sicher steuern wird. Die IT-Abteilung des Unternehmens entwickelt das SER-System selbstständig weiter. Entsprechende Schulungen durch SER vermitteln das dazu nötige Know-how.