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Standpunkt: Woran es bei der digitalen Zusammenarbeit hapert

In der Not frisst der Teufel fliegen

Fast zwei Drittel der deutschen Unternehmen kämpft mit einer wachsenden Schatten-IT-Landschaft! Fachabteilungen oder einzelne Anwender versorgen sich eigenmächtig mit Lösungen, vorbei an der Corporate IT. Mehr als ein Zehntel des Technologie-Budgets liegt deshalb außerhalb der Kontrolle von Entscheidern – erschreckende Zahlen, die uns die aktuelle Studie „CIO Survey 2018“ von Harvey Nash und KPMG liefert. Doch wie kommt es so weit?

Unzufriedenheit trifft auf Hilflosigkeit

Am Paradebeispiel, der digitalen Zusammenarbeit in verteilten Projektteams, wird das schnell deutlich. Möchten Mitarbeiter Informationen mit Kollegen, Kunden und Partnern schnell austauschen oder gemeinsam auf Dokumente zugreifen, haben sie schon ein Problem. Unzufriedenheit macht sich breit, denn die von ihrem Unternehmen bereitgestellte Software stößt hier offensichtlich an ihre Grenzen. Vielfach sind Mitarbeiter aber auch einfach nur hilflos, denn geeignete Software wird von ihrer Firma schlichtweg nicht bereitgestellt. Dass eben jene geeigneten Lösungen fehlen, unterstreicht auch unsere SER-Marktforschungsreihe ECM Insights 2018: Mehr als die Hälfte der Befragten klagt über fehlende oder nicht aktuelle Informationen bei der Zusammenarbeit. 

Ergo suchen sie sich Auswege in ihrer Not und behelfen sich selbst. So schieben sie schnell mal ein paar Dokumente in Dropbox, OneDrive oder andere Private-Cloud-Lösungen – ohne zu wissen, dass genau dieses Handeln fatale Sicherheitsrisiken für ihre Firma birgt. Oft versauern Dokumente dort, weil ein Mitarbeiter es versäumt hat, sie wieder zu löschen. Erhalten weitere externe Personen Zugriff auf den Account, weiß nachher keiner mehr, wer wann welche Informationen gesehen und runtergeladen hat. Hatten sie überhaupt die Berechtigung dazu? Protokollierung, Dokumentation und Nachvollziehbarkeit? Fehlanzeige! Ebenso sucht man Funktionen zum Steuern von Dokumenten, Vorgängen oder Entscheidungen vergeblich.

Ursache: mangelnde Digitalisierungsstrategie

Auch wenn es viele Unternehmen nicht gerne hören: Diese Probleme sind hausgemacht! Je globaler die Business-Welt aufgestellt ist, desto besser muss die Vernetzung zwischen Menschen und Informationen funktionieren und desto einfacher und hürdenfreier muss Zusammenarbeit stattfinden können. Diese Erkenntnis ist nichts ultimativ Neues. Doch sollte genau das in einer digitalen Strategie berücksichtigt werden. Aber hier haben viele Unternehmen einfach „gepennt“: So haben 40 Prozent überhaupt noch keine umfassende Digitalisierungsstrategie entwickelt, 28 Prozent überlassen das ihren Fachbereichen.

Vorangehen, statt hinterherhinken

Setzen Sie Collaboration jetzt auf Ihre Digitalisierungsagenda. Schaffen Sie eine sichere, gemeinsame Informationsbasis und smarte Lösungen wie digitale Projekträume, mit denen Sie die Zusammenarbeit fördern und den Austausch von Informationen einfach möglich machen – und zwar ganz ohne Sicherheitsrisiken. ECM liefert Ihnen dafür den passenden Baukasten, mit dem Sie Ihre Lösung einfach selbst nach Ihren Bedürfnissen gestalten. So geraten Mitarbeiter erst gar nicht in „Teufels Küche“.

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18.07.2018   Calender Standpunkt  |  ECM