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Top Thema: Dokumentenmanagement

7 strategische Risiken, die Sie mit einem DMS verhindern

Was gefährdet den Erfolg Ihres Unternehmens? Es gibt zahlreiche No-Gos, die fatale Auswirkungen auf Prozesseffizienz, Ressourcenplanung sowie Image und Compliance haben. Zeit, das zu ändern! Dafür ist professionelles Dokumentenmanagement Pflicht. Es hat strategische Bedeutung für Ihr gesamtes Unternehmen. Welche Risiken Sie damit vermeiden, zeigen wir Ihnen hier:

1. Verlorene Dokumente – ein Imagerisiko

Wer Dokumente in Fileverzeichnissen aufbewahrt und per E-Mail austauscht, kennt es: Schnell ist ein Dokument nicht mehr auffindbar, weil es verschoben oder versehentlich gelöscht wurde. Die Folge: Es fehlen plötzlich wichtige Dokumente. Müssen Sie jetzt Ihren Geschäftspartnern gestehen, dass Sie diese nicht mehr finden, leidet Ihr Image und Sie riskieren die Zusammenarbeit. Das können Sie vermeiden: Mit einem DMS bewahren Sie alle Dokumente sicher auf, schützen sie durch Löschsperren und legen genau fest, wer Zugriff darauf hat und sie verändern darf. Im Zweifelsfall können Sie das auch jederzeit nachvollziehen und belegen.

2. Falsche Versionen – doppelte Arbeit

Welche Dokumentenversion ist die aktuelle? Wer das nicht sicher sagen kann, geht ein Risiko ein: Arbeit auf Basis veralteter Informationen muss noch einmal getan werden, Fristen geraten in Verzug. Aufträge werden eventuell sogar falsch ausgeführt, weil die letzten Änderungen nicht bekannt sind. Das führt zu Chaos und hinterlässt keinen guten Eindruck bei Kunden und Geschäftspartnern. Auf der sicheren Seite sind Sie mit einem professionellen Dokumentenmanagement-System: Hier werden alle Änderungen an Dokumenten versioniert. So erkennt jeder sofort, welche Informationen aktuell sind. Wer möchte, kann sich sogar über Änderungen an Dokumenten automatisch benachrichtigen lassen. Entscheidungen und Freigaben lassen sich so jederzeit nachvollziehen.

3. Lange Suchzeiten – die Kostenfalle

Die Suche nach den richtigen Dokumenten und Informationen kostet Zeit und Geld. Mehr als 1/3 der Arbeitszeit verbringt jeder Mitarbeiter damit. Diese Ressourcen können Sie sparen und Ihre Prozesse deutlich effizienter umsetzen. Mit Doxis4 Dokumentenmanagement finden Sie schnell alle Dokumente, Daten und Vorgänge im richtigen Geschäftskontext. Die frei gewordene Zeit nutzen sie effektiver für produktive Aufgaben.

4. Fehlende Usability – Quelle der Ineffizienz

Usability ist ein entscheidendes Kriterium für erfolgreiche Geschäftsprozesse. Mitarbeiter, die Informationen nur schwer finden, ablegen und bearbeiten können, werden bei ihrer Arbeit blockiert und sind schnell frustriert. Die Gesamtqualität der Ergebnisse leidet. Doxis4 DMS erleichtert allen die Arbeit: einfache Ablage, starke Recherchefunktionen, automatisches Archivieren neuer Dokumente sowie Annotationen und Workflows zur transparenten und schnellen Dokumentenabstimmung sind nur einige Beispiele, die dokumentengetriebene Prozesse effizienter machen und Mitarbeiter begeistern.

5. Schatten-IT – das Tor zu Compliance-Lücken

Anwender, denen geeignet Möglichkeiten zum gemeinsamen Bearbeiten und Austauschen von Dokumenten fehlen, helfen sich selbst. Stichwort Schatten-IT. Hier klafft eine riesige Compliance-Lücke, da irgendwann niemand mehr nachvollziehen kann, wer wann was mit wem geteilt hat und wer noch auf diese Informationen zugreifen kann. Versionskontrolle und Berechtigungskonzepte lassen sich gar nicht berücksichtigen. Gerade bei sensiblen Dokumenten ist das ein Muss. Mit Doxis4 sind Sie auf der sicheren Seite. Statt in lokalen Verzeichnissen oder privaten Cloud-Lösungen, speichern Sie alle Dokumente im DMS und machen sie den richtigen Mitarbeitern darüber verfügbar. Über virtuelle Projekträume und Projektakten können Sie auch mit Externen ganz einfach gemeinsam an Dokumenten arbeiten und Prozesse und Aufgaben steuern. Entscheidungen und Freigaben bleiben damit nachvollziehbar und alle Prozessschritte werden durchgehend dokumentiert. So schließen Sie Compliance-Lücken in Ihrer Unternehmens-IT und sorgen dafür, dass Sie Vorgaben wie z.B. die EU-DSGVO über alle Dokumente und Daten hinweg einhalten können.

6. Erschwerte Zusammenarbeit – die Collaboration-Bremse

Zusammenarbeit mit anderen Standorten, der Austausch in internationalen Projektteams, Geschäftsbeziehungen mit Lieferanten und externen Experten: Es gibt immer mehr Situationen, in denen Ihr Unternehmen geeignete Collaboration-Tools braucht. Statt sich hier durch Notlösungen zu behelfen (vgl. Punkt 5!), haben Sie mit einem umfassenden, kollaborativen DMS bereits die passende Lösung in der Hand. Es ist standortübergreifend verfügbar, sodass alle Mitarbeiter damit Dokumente finden, bearbeiten und steuern können. Über virtuelle Arbeitsräume tauschen Sie Informationen auch mit Externen und in verteilten Teams jederzeit sicher und nachvollziehbar aus.

7. Aufwändige Administration – das Verzögerungsmoment

Digitalisierungsprojekte werden schnell zur Mammutaufgabe: Zahlreiche neue Anwendungen müssen administriert und integriert werden. Das verzögert den Erfolg Ihrer Digitalisierungsstrategie. Setzen Sie daher besser auf eine umfassende Digitalisierungsplattform wie Doxis4. Hier sind Services für DMS, BPM und Collaboration in einer Lösung vereint, die Sie beliebig in Ihrem Unternehmen einsetzen und ausbauen können. So bleibt Ihr Aufwand gering und sie können sich z.B. auf die Optimierung Ihrer Prozesse konzentrieren. Zudem bietet Doxis4 zahlreiche standardisierte Lösungen und Templates, die einen schnellen, unkomplizierten Go-live und Roll-out ermöglichen.

DMS erfolgreich einführen

Die hier genannten Risiken verlangen Veränderung – durch ein professionelles DMS. Dieses ist Pflicht, wenn Sie sich strategische Vorteile sichern und Ihr Business zum Erfolg führen wollen. Wie Sie mit der Doxis4 ECM-Plattform ein umfassendes Dokumentenmanagement einführen, thematisiert unsere SER-Roadshow. Nutzen Sie das Event, um wertvolle Strategie- und Praxistipps für Ihre unternehmensweite Digitalisierung zu erhalten und sich mit unseren Experten und erfolgreichen digitalen Unternehmen auszutauschen. Sichern Sie sich hier gratis Ihren Platz!

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08.03.2019   Calender Top Thema  |  DMS
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