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Standpunkt: Informationsmanagement

Diese 3 Technologie-Trends bringen Sie 2019 weiter

Trend 1: KI & Content Analytics –auf der Überholspur

Im letzten Jahr attestierten die Analysten von Forrester, dass Informationen in vielen Unternehmen eine ungenutzte Ressource sei, die durch Automatisierung, Content Analytics und Datenextraktion besser erschlossen werden könne. 2019 sollten Unternehmen daher aktiv nach Möglichkeiten suchen, das umzusetzen, z.B. durch KI-Technologien und -Methoden wie Machine Learning und Spracherkennung sowie durch smarte Anwendungen wie virtuelle Assistenten. Um von KI wirklich zu profitieren, müssen sie jedoch sicherstellen, dass sie neben einem ausreichend hohen Datenvolumen auch über ausgezeichnete Datenqualität verfügen. Viele Unternehmen haben ihre Informationen bereits weitgehend digitalisiert. Die Herausforderung besteht darin, sie mit Content Analytics und Cognitive Services effektiv zu nutzen. Das ist nur möglich, wenn Informationen nicht in Silos feststecken. Im Idealfall verfügt Ihr Unternehmen über eine intelligente Content Services-Plattform (CSP) mit bereits integrierten Cognitive Services, die Informationen zusammenführt und strukturierte wie unstrukturierte Daten analysiert.

Bei einer E-Mail-Anfrage eines Kunden kann eine intelligente Content Services-Plattform z.B. per Sentiment-Erkennung sofort identifizieren, ob es sich um einen dringenden Servicefall handelt, ihn entsprechend priorisieren, dem passenden Bearbeiter zuweisen. Anhand von Kundenname, Vertragsnummer etc. liefert die ECM-Plattform den Servicemitarbeitern z.B. die relevanteste Korrespondenz, Verträge und die Kundenhistorie und hilft so, Anfragen effektiv und schnell zu bearbeiten. Durch selbstlernende Verfahren sowie das automatische Aussortieren veralteter oder unwichtiger Informationen verbessert sich die Qualität dieser Ergebnisse dabei beständig.

Trend 2: Content-Federation – Zeit zum Verbinden

Content Federation hat sich innerhalb kürzester Zeit zu einem großen Trend im Informationsmanagement entwickelt – und bietet ein enormes Potenzial für Unternehmen: Content Federation findet Inhalte, die sich über mehrere Repositories erstrecken und stellt sie den Benutzern über eine unternehmensweite Suche so zur Verfügung, als stammten sie aus einer Quelle. Unabhängig davon, wo Inhalte erstellt oder gespeichert werden, stellt Content Federation sicher, dass die Daten und Informationen Ihres Unternehmens nutzbar sind und bleiben. Nutzer finden damit Informationen zu einem Geschäftsprozess aus unterschiedlichen Quellen, ohne die Anwendung wechseln zu müssen. (Mehr Infos im ECMeffect-Beitrag Das Was entscheidet vor dem Wo). 

Content Federation bietet außerdem große Vorteile beim Thema Datenschutz und Compliance. Stichwort EU-DSGVO: Sie müssen wissen, wo personenbezogene Daten gespeichert sind, und diese auf Wunsch löschen können. Sind sie in unterschiedlichen Anwendungen verstreut, wird das zur Herausforderung. Eine Content Services-Plattform mit Content Federationen-Möglichkeiten erlaubt es Ihnen dagegen, diese Daten schnell zu identifizieren, Duplikate zu beseitigen und Informationen auf Anfrage zu finden und zu löschen.

Trend 3: Collaboration – der Dauerbrenner

Wenn es einen Popularitätswettbewerb für Content Management-Trends gäbe, würde Collaboration jedes Mal die Trophäe mit nach Hause nehmen. Die Herausforderung: Einerseits müssen Unternehmen den sich ständig ändernden Anforderungen von internen und externen Anwendern gerecht werden, die nahtlose und sichere Collaboration-Räume und -prozesse benötigen. Andererseits müssen sie ein hohes Maß an Usability sicherstellen. Sonst finden Mitarbeiter Workarounds, die allerdings jeglichen Sicherheitsbestimmungen widersprechen. Content Services-Plattformen mit Collaboration-Funktionen sind die sichere Alternative für die Zusammenarbeit mit Kunden, Lieferanten sowie externen Experten, Projekt- und Entwicklungspartnern aus der ganzen Welt. Über virtuelle Projekt- und Datenräume öffnen Sie Ihre Content Services-Plattform gegenüber Geschäftspartnern (mehr dazu im Beitrag Content, Collaboration, Chaos?). So können Sie Externe in Prozesse einbeziehen, ohne Sicherheit und Information Governance zu gefährden.

3 Trends, ein Ansatz: die Content Services-Plattform

Alle drei Trends – KI, Content Federation und Collaboration – haben das Potenzial, die Art und Weise zu verbessern, wie Ihr Unternehmen Informationen managt. Der gemeinsame Nenner ist der Plattformansatz, mit dem Sie diese Trends umsetzen. Mit einer Content Services-Plattform wie Doxis4 können Sie

  • Geschäftsanwendungen erstellen, mit denen Sie KI-Technologien und Content Analytics effektiv nutzen
  • mit Content Federation verteilte Informationen quellenunabhängig verfügbar machen
  • über virtuelle Räume sichere Collaboration mit Internen und Externen ermöglichen

Wenn Sie Ihre Digitalisierungsstrategie für die Zukunft angehen, sollten sie dem Rat von John Naisbitt folgen und das laufende Pferd nicht in die falsche Richtung lenken.

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08.03.2019   Calender Standpunkt  |  ECM, BPM & Workflow