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Top Thema: Neue Content Services

Das Was entscheidet vor dem Wo

Dokumente und Daten entstehen täglich an unterschiedlichen Stellen im Unternehmen, in den verschiedensten Anwendungen, entlang aller Geschäftsprozesse. Doch ein Prozess endet nicht an einer bestimmten System- oder Abteilungsgrenze. Deshalb besteht die größte Herausforderung bei der Digitalisierung darin, die Medienbrüche aufzulösen und die relevanten Informationen aus allen Quellen einzubeziehen, dort wo sie in Prozessen benötigt werden. Zwei Strategien bieten sich an:

Zentraler Ansatz

Eine Strategie lautet Konsolidierung. Ziel: ein zentrales Content Repository, das als Single Source of Truth alle Informationen zusammenführt. Dieser Ansatz ist die „sauberste“ Lösung, vor allem wenn es um sensible Dokumente wie z.B. Verträge, Freigaben und Aufträge geht. Alle Änderungen an einem Dokument sowie alle Prozess- und Freigabeschritte werden nachweisbar protokolliert. Doxis4 kann Ihnen so Revisionssicherheit und die sichere Aufbewahrung relevanter Dokumente und Daten garantieren. 

Content Federation als Alternative zur Migration

Ein innovativer Ansatz, den Ihnen Doxis4 bietet, setzt auf die Integration von Informationen aus verschiedenen Anwendungen, ohne eine Migration. Content Federation Services ermöglichen einen quellunabhängigen Informationszugriff: Auch Inhalte, die außerhalb des ECM entstehen oder abgelegt sind, können ins aktive Informationsmanagement einbezogen werden. Der Speicherort (Datenbank, Server, 3rd Party-System, MS Sharepoint, Fileverzeichnisse etc.) spielt dabei keine Rolle. So findet der Anwender alle relevanten Informationen zu einer Suchanfrage, unabhängig von ihrer Quelle. Die Doxis4-Plattform ist dafür das Bindeglied: Daten und Dokumente aus fremden Quellen werden über Verknüpfungsdokumente in Doxis4 eingebunden, dort mit individuellen Metadaten versehen und Akten oder Prozessen zugeordnet. Das einheitliche Metadatenmanagement über alle Dokumente, Akten, Vorgänge und Prozesse bildet die Grundlage für intelligentes, kontextbezogenes Informationsmanagement.

Strategien bei verteilt gespeichertem Content

Die Ergebnisse der ECM Insights-Studie zeigen, dass 33 % der Unternehmen mit verteilt gespeichertem Content eine Integration über Content-Verknüpfungen zwischen Systemen (Federated Content) planen. 20 % setzen auf eine Migration und Konsolidierung im ECM-System und 15 % sehen zumindest den Einsatz von übergreifenden Suchmöglichkeiten (Enterprise Search, Portalsuche) als notwendig an. Lediglich 17 % planen, in Zukunft weiter mit verteilten Systemen zu arbeiten.

Gleich, ob Ihre Strategie auf die sukzessive Konsolidierung des gesamten Contents abzielt, oder ob Sie auf eine Mischung aus Enterprise Search, föderiertem Zugriff und Konsolidierung setzen: Mit Doxis4 erhalten Ihre Anwender unmittelbar Zugriff auf alle Informationen – direkt in Doxis4, über systemübergreifende Suchen und über Verknüpfungsdokumente in Dokumentsuchen, Akten und Geschäftsprozessen in Doxis4.

Alleinstellungsmerkmal von Doxis4: Dokumente & Prozesse sind eins

Effiziente und verzögerungsfreie Prozesse sind für Unternehmen unverzichtbar. Der Schlüssel dazu: Automatisierte Prozesse, die zur richtigen Zeit die richtigen Informationen bereithalten – und zwar über alle Unternehmensbereiche hinweg. Hier punktet Doxis4 als echte ECM- / Content Services-Plattform, indem es Dokumente und Prozesse nicht voneinander trennt, sondern von Grund auf zusammen denkt und steuert. Mit der Flexibilität von Doxis4 BPM gestalten und steuern Sie alle Arten von Dokumentenprozessen: wiederkehrende, automatisierte Prozesse genauso wie Ad-hoc-Workflows oder eine Kombination aus beidem. Ganz nach Ihrem Bedarf und mit einer einzigen Lösung.

Digitale Business-Ökosysteme vernetzen

Beziehungen zu Kunden, Lieferanten und weiteren Geschäftspartnern sind Bestandteil Ihrer Prozesslandschaft. Sie können Ihr gesamtes Business-Ökosystem über Doxis4 managen: Über virtuelle Projekträume geben Sie Ihren Geschäftspartnern Zugriff auf ausgewählte Dokumente, Aufgaben oder Vorgänge und erhalten von ihnen auf dem gleichen Weg Informationen zurück. Denken Sie zum Beispiel an ein integriertes Kundenportal oder ihr gesamtes Lieferantenmanagement. So bilden Sie ein starkes digitales Business-Ökosystem, das durch effiziente, übergreifende Prozesse vernetzt arbeitet.

Mehr Tipps und Möglichkeiten, wie Sie mit der Doxis4 ECM-Plattform Informationen und Prozesse im gesamten Business-Ökosystem managen, zeigen wir Ihnen gerne in einer Live-Demo.

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11.02.2019   Calender Top Thema  |  ECM, BPM & Workflow
Weiterführende Informationen im +Content
Doxis4 ECM-Plattform
Broschüre

Doxis4 ECM-Plattform: Informationsmanagement konsolidieren und zukunftsfähig aufstellen

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