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Standpunkt: Informationsmanagement „entstauben“

Checkliste hilft beim Frühjahrsputz

Zeit für den digitalen Frühjahrsputz!

Ähnlich einem Frühjahrsputz müssen in der IT historisch gewachsene Anwendungs­landschaften kritisch unter die Lupe genommen werden. Von den Anwendern kritisierte, mittlerweile wenig genutzte und redundante, abteilungsbezogene Anwendungen müssen nicht nur „entstaubt“, sondern auch entrümpelt werden. Ausmisten und Flicken bringt nichts! So bringen Sie frische Luft in Ihre Unternehmens-IT! Die Wintermüdigkeit wird quasi abgeschüttelt und es entsteht eine neue Aufbruchstimmung, die IT und Anwender gleichermaßen ergreift.

Besonders das Informationsmanagement bietet sich hierzu an. Informationsmanagement ist eine existenzielle Organisationspflicht. Wenn Sie ehrlich sind: Im Laufe der Jahre haben sich, über Abteilungen hinweg, Hunderte von teils redundanten Anwendungen breitgemacht. Viele davon wurden von den Fachbereichen gefordert und nicht von der IT gefördert. Die haben sich wie ein Teppich über das Unternehmen ausgebreitet.

Die Menge verteilter Informationssilos sowie die nicht durchgängige, abteilungsüber­greifende Zusammenarbeit in Geschäftsprozessen und Projektarbeit sind negative Erscheinungen, die zu Lasten der IT-Organisation gehen und der digitalen Transformation im Weg stehen. Doch jammern nutzt nichts! Machen Sie mit dem digitalen Frühjahrsputz den Anfang.

Das Prinzip des Frühjahrsputzes lässt sich auch auf die Unternehmens-IT übertragen. Eine Checkliste kann hier wertvolle Hilfe leisten: Beginnen Sie mit einer einfachen Bestands­aufnahme Ihres Informationsmanagements. Stellen Sie sich zu Beginn einfache Fragen: Welche (redundanten) Anwendungen haben Sie im Einsatz, welche Abteilungen arbeiten damit, wie steht es mit der Benutzerakzeptanz, wie administrationsaufwendig sind die Anwendungen und welche dieser Anwendungen sind im Zuge der digitalen Transfor­mationen überholt? Auch die Zukunft sollten Sie dabei nicht aussparen: Auf welche Säulen müssen Sie Ihr Informationsmanagement zukünftig stellen, damit es agil der Dynamik des Marktes und der Veränderung der Geschäftsmodelle standhält. Wie muss die neue Informationsmanagement-Infrastruktur aussehen, damit sie der Anspruchsdynamik des Managements, der Geschäftsbereiche und Anwender standhält?

Die digitale Kompetenz ist der Träger der digitalen Trans­formation. Der Weg dorthin erfordert eine klare Roadmap, auf der Enterprise Content Management als eine der tragenden Säulen nicht fehlen darf. Unternehmensweit zu denken und Abteilungsgrenzen aufzubrechen ist dabei ein wichtiger Changemanagement-Prozess. Bevor Sie damit starten, räumen Sie auf: Auch in der virtuellen Welt lässt sich digitaler Staub in Form von Programmen und Apps wegwischen.

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10.03.2017   Calender Standpunkt  |  ECM, BPM & Workflow, IT & Admin
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