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Best Practice: Bernard Krone Holding

Bester Kundenservice dank ECM

Die Krone Gruppe zählt zu den weltweit führenden Herstellern in den Bereichen Landtechnik und Nutzfahrzeuge. Das Familienunternehmen mit Sitz in Spelle (Emsland) entstand 1906 aus der dort von Schmiedemeister Bernard Krone gegründeten Schmiede. Heute beschäftigt Krone über 3.000 Mitarbeiter weltweit und bietet von der Auftrags­abwicklung über Services bis hin zur Zuliefererbetreuung alles aus einer Hand.

ECM statt verstreuter Informationsinseln

Vor der Einführung von Doxis4 waren in der Krone-Gruppe sämtliche Dokumente über die gesamte System-Landschaft verstreut. Nur die Fachabteilungen wussten, wo sich welche Informationen zu Maschinen, Kunden oder Lieferanten befanden. Wertvolles Wissen und relevante Informationen gingen bei Mitarbeiterwechseln sogar verloren. Von der Ein­führung eines ECM-Systems versprach sich Krone ein unternehmensweit einheitliches und transparentes Dokumentenmanagement (DMS) mit gemeinsamer Basis für interne und externe Mitarbeiter, Kunden und Händler. Die Kreditorenbuchhaltung sollte zudem eine automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung erhalten, um Vorgänge effizienter zu bearbeiten.

Zentrales Archiv – vernetzte Informationen

Bereits 2012 führte Krone mit Doxis4 das elektronische Archiv ein. In elektronischen Fahrzeug-, Maschinen-, Kunden- und Lieferantenakten werden hier inzwischen über 14,6 Millionen Dokumente zentral abgelegt und stehen dadurch den Mitarbeitern unter­nehmens­weit zur Verfügung. Alle Informationen zu einem Anwendungsfall können dabei un­ab­hängig von ihrem Format miteinander verknüpft werden, sodass Betriebs­anleitungen, Schalt­pläne, technische Zeichnungen, Prüfberichte usw. direkt im jeweiligen Kontext der Maschinen und Fahrzeuge verfügbar sind. Dank der Integration der Telefonie-Software Estos kann der Kundenservice zudem direkt anhand einer Telefonnummer die ent­sprechende Kundenakte aufrufen, in der alle zugehörigen Unterlagen wie z.B. Rech­nungen, E-Mails und Bestell­vorgänge abgelegt sind. So ist schnelle Auskunfts­fähigkeit garantiert und die Krone-Gruppe kann ihr Service-Versprechen noch besser erfüllen.

Planungssicherheit durch automatisierte Rechnungsverarbeitung

Mit Doxis4 findet die Rechnungseingangsverarbeitung bei der Krone-Gruppe deutschland­weit automatisiert statt. Durch die Integration von SAP ist dabei eine workflowgesteuerte Rechnungsprüfung mit vertraulicher Vertragseinsicht möglich, die mehr Transparenz, Sicherheit sowie eine zeitnahe Bearbeitung ermöglicht. So werden beispielsweise Skonto­fristen effektiver eingehalten und die verbesserte Übersicht über alle noch offenen Rechnungen wirkt sich positiv auf die gesamte Planungssicherheit aus.

Als nächste Schritte plant die Krone-Gruppe den Roll-out der automatisierten Rechnungs­eingangs­ver­arbeitung in ihren Auslandsgesellschaften sowie die Einführung weitere elektronischer Akten-Lösungen, wie der deutschlandweiten Personalakte und einer Prozessunterstützung durch das Doxis4 Business Process Management (BPM) für einfachere und transparentere Prozesse wie z.B. die automatische Waren­eingangs­prüfung.

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13.01.2017   Calender Best Practice  |  eAkten, Rechnungen, SAP
Weiterführende Informationen im +Content
Bernard Krone Holding SE & Co. KG: Von der automatischen Rechnungsprüfung bis zur vertraulichen Vertragseinsicht
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