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Dokumentation mit eAkten

Akten „einfrieren“ & Beweiskraft sichern

Nicht nur in der Industrie, im Medizin- und Pharmabereich herrschen strenge Auflagen. Auch Unternehmen anderer Branchen müssen im Zweifelsfall exakt nachweisen, welche QM-Unterlagen wann vorlagen oder welche Begleitdokumente bei einer Vertragsunterzeichnung. Klar: Sie können sich zu ausgewählten Zeitpunkten Kopien Ihrer digitalen Akten und Dokumente machen. Wer will aber alles doppelt und dreifach aufbewahren? Außerdem müssen Sie sicherstellen, dass solche Kopien nicht nachträglich manipuliert werden. Doxis4 bietet Ihnen ab sofort die sicherste und einfachste Alternative:

Einfach „einfrieren“

Beim „Einfrieren“ erzeugen Sie mit Doxis4 ein Abbild, eine Art Snapshot, z.B. von einer Vertrags-, Produkt- oder Maschinenakte. Darin sind alle Dokumente mit ihren aktuellen Versionen verknüpft, die sich zu diesem Zeitpunkt in der Originalakte befinden. Ein weiterer Vorteil: Beim „Einfrieren“ übernehmen Sie automatisch die Eigenschaften Ihrer Originalakte in das Aktenabbild. Wer danach suchen und darauf zugreifen darf, ist also schon geregelt. Mit Ihrer Originalakte arbeiten Sie anschließend wie gewohnt weiter, ohne dass Änderungen ihr Abbild beeinflussen.

Sicher konserviert

Wie lange Sie Ihre „eingefrorenen“ Akten aufbewahren, regeln Sie ebenfalls mit Doxis4. Automatische Lösch- und Zugriffssperren bewahren Akten und Inhalte sicher auf. So weisen Sie nach, dass niemand nachträglich Dokumente geändert, hinzugefügt oder gelöscht hat. Bei Haftungsfragen zu Produkten, Verträgen oder der Qualität Ihrer Prozesse sind Sie mit Doxis4 sofort auskunftsfähig und können den Beweis erbringen.

Mehr Tipps und Möglichkeiten, wie Doxis4 Sie beim Einhalten Ihrer Compliance unterstützt, zeigen wir Ihnen gerne in einer Live-Demo.

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11.02.2019   Calender ECM-Lösungen  |  Archiv, eAkten
Weiterführende Informationen im +Content
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