Revisionssicherheit
Was ist Revisionssicherheit?
Revisionssicherheit taucht im Zusammenhang mit der revisionssichern Archivierung auf. Revisionssichere Archivierung bedeutet, dass entsprechende elektronische Archivsysteme aufbewahrungspflichtige Informationen nach den in Deutschland geltenden Anforderungen des Handelsgesetzbuches (§§ 239, 257 HGB), der Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO) sowie den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff speichern.
Woher stammt der Begriff „Revisionssicherheit“?
Bereits seit dem Jahr 1992 existiert der Begriff „Revisionssicherheit“. Er wurde in Zusammenarbeit von Ulrich Kampffmeyer, der ihn geprägt hat, und dem Fachverband der Dokumentenmanagementbranche, dem VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e.V., für elektronische Archive ins Leben gerufen, die den gesetzlichen Anforderungen an aufbewahrungspflichtige Dokumente entsprechen.
Welche Kriterien gelten für die Revisionssicherheit?
Ein grundsätzliches Merkmal der revisionssicheren Archivierung ist, dass die aufbewahrungspflichtigen Informationen innerhalb eines elektronischen Archivs jederzeit wieder auffindbar sind sowie sicher, vollständig, ordnungsgemäß, unverändert, reproduzierbar, verlustfrei gespeichert bzw. verwaltet werden.
Gesetzliche Anforderungen
- Handelsgesetzbuches
(§§ 239, 257 HGB) - Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO)
- GoBD
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Revisionssicherheit: 10 Merksätze
Der Verband der Organisations- und Informationssysteme (VOI) hat 10 Merksätze* für die Revisionssicherheit bzw. revisionssichere Archivierung definiert:
-
1. Ordnungsmäßigkeit
Jedes Dokument muss nach Maßgabe der rechtlichen und organisationsinternen Anforderungen ordnungsgemäß aufbewahrt werden.
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2. Vollständigkeit
Die Archivierung hat vollständig zu erfolgen – kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen.
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3. Sicherheit des Gesamtverfahrens
Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren.
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4. Schutz vor Veränderung und Verfälschung
Jedes Dokument muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden.
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5. Nutzung nur durch Berechtigte
Jedes Dokument darf nur von entsprechend berechtigten Benutzern eingesehen werden.
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6. Sicherung vor Verlust
Jedes Dokument muss in angemessener Zeit wiedergefunden und reproduziert werden können.
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7. Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
Jedes Dokument darf frühestens nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet, d. h. aus dem Archiv gelöscht werden.
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8. Nachvollziehbarkeit
Jede ändernde Aktion im elektronischen Archivsystem muss für Berechtigte nachvollziehbar protokolliert werden.
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9. Prüfbarkeit
Das gesamte organisatorische und technische Verfahren der Archivierung kann von einem sachverständigen Dritten jederzeit geprüft werden.
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10. Dokumentation des Verfahrens
Bei allen Migrationen und Änderungen am Archivsystem muss die Einhaltung aller zuvor aufgeführten Grundsätze sichergestellt sein.
*Quelle: VOI
Zertifizierung und Revisionssicherheit
In der Regel erfolgt eine Zertifizierung von elektronischen Archivsystemen in Bezug auf Revisionssicherheit durch unabhängige Wirtschaftsprüfer. Die Prüfung findet unter Beachtung der strengen Standards des Instituts der Wirtschaftsprüfer (IDW) statt.
Deloitte & Touche, weltweit renommierte Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, hat der Doxis4 Enterprise Content Management-Software (ECM) von SER die IDW PS 880-Zertifizierung erteilt. Geprüft wurde nicht nur die Doxis4 iECM-Software-Suite selbst, sondern auch deren Entwicklungsprozesse. So ermöglicht das von Deloitte & Touche geprüfte Softwareprodukt Doxis4 bei sachgerechter Anwendung eine den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entsprechende Verwaltung und Aufbewahrung von rechnungslegungsrelevanten Dokumenten und Daten.
SEW-Eurodrive
SEW Eurodrive setzt weltweit auf DMS- / Archivlösungen, eine international vernetzte, hochverfügbare Storage-Infrastruktur und weitere SER-Lösungen zur Prozessoptimierung.
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Die Fraport AG setzt für die Langzeitarchivierung auf Doxis4. 8,7 Millionen Dokumente mit insgesamt 1,3 Terabyte umfasste das Archiv bereits beim Wechsel auf die aktuelle Produktgeneration.
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Der LWL setzt abteilungsübergreifend auf integriertes ECM von SER. Im Einsatz sind elektronische Akten, Archivierung, Rechnungsprüfung und KTQ-Handbuch.
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Bei der Ärztlichen Verrechnungsstelle Büdingen sind Archiv, DMS, eAkten, Postkörbe, BPM, Capture und SmartOffice Plus aus der Doxis4 iECM-Suite im Einsatz.
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Als Projektmanagementgesellschaft für komplexe Verkehrsinfrastrukturprojekte ist es die Aufgabe der DEGES, Verkehrswege wirtschaftlich zu planen, kostengerecht zu steuern, die Baumaßnahmen abzunehmen uvm.
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Stadtwerke Bielefeld
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Die Stadt Göttingen setzt auf eGovernment und hat mit Unterstützung von SER in den ersten Organisationseinheiten die elektronische Aktenführung eingeführt.
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Die Westfalen Gruppe setzt auf Doxis4 als unternehmensweite ECM-Plattform. In den letzten 15 Jahren wurde das SER-System immer weiter ausgebaut – mittlerweile arbeiten nahezu alle Abteilungen und Unternehmensbereiche mit Doxis4.
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Im Doxis4-Archivsystem der LBS befinden sich heute bereits 43 Mio. Dokumente. 300 LBS-Mitarbeiter arbeiten mit elektronischen Akten, wie z.B. der Bausparakte, Kreditakte, Rechtsakte.
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EDEKA Nord verwaltet die Pläne, Abnahmen, Verträge, laufende Rechnungen ihrer Märkte etc. in sogenannten elektronischen Objektakten, mit dem Ziel, die Dokumente schnell bereitzustellen.
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DER Touristik
Mit ihrer Doxis4-Lösung verarbeitet die Unternehmensgruppe jedes Jahr mehr als eine halbe Million Eingangsrechnungen automatisch und archiviert alle Rechnungsbelege revisionssicher im SER-Archiv.
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Doxis4 ist zertifiziert nach IDW PS 880
Die weltweit renommierte Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Deloitte & Touche hat der Doxis4 Enterprise Content Management-Software von SER die IDW PS 880-Zertifizierung erteilt. SER-Kunden erhalten damit testierte Sicherheit, dass die elektronische Archivierung den Grundsätzen ordnungsmäßiger, DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS), GDPdU sowie AO und HGB entsprechend revisionssicher erfolgt. (Hinweis: Mittlerweile haben die GoBD die GoBS und GDPdU abgelöst.)
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