Revisionssicherheit

Was ist Revisionssicherheit?

Revisionssicherheit taucht im Zusammenhang mit der revisionssichern Archivierung auf. Revisionssichere Archivierung bedeutet, dass entsprechende elektronische Archivsysteme aufbewahrungspflichtige Informationen nach den in Deutschland geltenden Anforderungen des Handelsgesetzbuches (§§ 239, 257 HGB), der Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO) sowie den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff speichern.

Woher stammt der Begriff „Revisionssicherheit“?

Bereits seit dem Jahr 1992 existiert der Begriff „Revisionssicherheit“. Er wurde in Zusammenarbeit von Ulrich Kampffmeyer, der ihn geprägt hat, und dem Fachverband der Dokumentenmanagementbranche, dem VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e.V., für elektronische Archive ins Leben gerufen, die den gesetzlichen Anforderungen an aufbewahrungspflichtige Dokumente entsprechen.

Welche Kriterien gelten für die Revisionssicherheit?

Ein grundsätzliches Merkmal der revisionssicheren Archivierung ist, dass die aufbewahrungspflichtigen Informationen innerhalb eines elektronischen Archivs jederzeit wieder auffindbar sind sowie sicher, vollständig, ordnungsgemäß, unverändert, reproduzierbar, verlustfrei gespeichert bzw. verwaltet werden.

Gesetzliche Anforderungen

Handelsgesetzbuches
(§§ 239, 257 HGB)
Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO)
GoBD

Exklusiver +Content für registrierte Nutzer

Fachartikel

Neue Aufbewahrungspflichten für Geschäftsunterlagen

Fachartikel »

Short Best Practice

Randstad: Archivierung von Personaldokumenten mit SAP-Integration

Short Best Practice »

Anwenderbericht

Fraport und SER: Jahrzehntelange Archivpartnerschaft

Anwenderbericht »

Whitepaper

Archivierung & ILM für SharePoint

Whitepaper »

Revisionssicherheit: 10 Merksätze

Der Verband der Organisations- und Informationssysteme (VOI) hat 10 Merksätze* für die Revisionssicherheit bzw. revisionssichere Archivierung definiert:

1. Ordnungsmäßigkeit

Jedes Dokument muss nach Maßgabe der rechtlichen und organisationsinternen Anforderungen ordnungsgemäß aufbewahrt werden.
2. Vollständigkeit

Die Archivierung hat vollständig zu erfolgen – kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen.
3. Sicherheit des Gesamtverfahrens

Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren.
4. Schutz vor Veränderung und Verfälschung

Jedes Dokument muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden.
5. Nutzung nur durch Berechtigte

Jedes Dokument darf nur von entsprechend berechtigten Benutzern eingesehen werden.
6. Sicherung vor Verlust

Jedes Dokument muss in angemessener Zeit wiedergefunden und reproduziert werden können.
7. Einhaltung der Aufbewahrungsfristen

Jedes Dokument darf frühestens nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet, d. h. aus dem Archiv gelöscht werden.
8. Nachvollziehbarkeit

Jede ändernde Aktion im elektronischen Archivsystem muss für Berechtigte nachvollziehbar protokolliert werden.
9. Prüfbarkeit

Das gesamte organisatorische und technische Verfahren der Archivierung kann von einem sachverständigen Dritten jederzeit geprüft werden.
10. Dokumentation des Verfahrens

Bei allen Migrationen und Änderungen am Archivsystem muss die Einhaltung aller zuvor aufgeführten Grundsätze sichergestellt sein.

*Quelle: VOI

Zertifizierung und Revisionssicherheit

In der Regel erfolgt eine Zertifizierung von elektronischen Archivsystemen in Bezug auf Revisionssicherheit durch unabhängige Wirtschaftsprüfer. Die Prüfung findet unter Beachtung der strengen Standards des Instituts der Wirtschaftsprüfer (IDW) statt.

Deloitte & Touche, weltweit renommierte Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, hat der Doxis4 Enterprise Content Management-Software (ECM) von SER die IDW PS 880-Zertifizierung erteilt. Geprüft wurde nicht nur die Doxis4 iECM-Software-Suite selbst, sondern auch deren Entwicklungsprozesse. So ermöglicht das von Deloitte & Touche geprüfte Softwareprodukt Doxis4 bei sachgerechter Anwendung eine den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entsprechende Verwaltung und Aufbewahrung von rechnungslegungsrelevanten Dokumenten und Daten.