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Langzeitarchivierung

Informationen langfristig archivieren & sichern

Langzeitarchivierung:
Informationen langfristig archivieren & sichern

Langzeitarchivierung: Kurz-Definition

Der Begriff Langzeitarchivierung beschreibt die Erschließung, Erhaltung sowie dauerhafte Aufbewahrung und Bereitstellung von Informationen.

Was versteht man unter Langzeit­archivierung?

Langzeitarchivierung umfasst alle Prozesse, um z.B. Dokumente, Akten, Bücher, Fotografien und Unterlagen von kulturellem, historischem, materiellem oder informellem Wert dauerhaft zu erhalten. Langzeitarchive finden sich unter anderem in Bibliotheken, Unternehmen und in der öffentlichen Verwaltung. Ihr Zweck ist es, das Archivgut nicht nur über Jahre/Jahrzehnte aufzubewahren, sondern es auch zu schützen, zu erhalten und bei Bedarf jederzeit verfügbar zu machen.

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Grundlagen der digitalen Langzeitarchivierung

  • Die Komponenten eines digitalen Langzeitarchivs

    Ein digitales Langzeitarchiv, das Informationen in digitaler Form langfristig speichert und zur Verfügung stellt, basiert in der Regel auf dem Ansatz, über eine Referenzdatenbank mit Verwaltungs- und Indexkriterien (Metadaten) auf ein Speichermedium zu verweisen, auf dem die Informationen revisionssicher gespeichert werden. Für den gesamten Archivierungsprozess sind folgende Komponenten nötig:

    • Scanner zur Digitalisierung der Dokumente
    • Schnittstellen zur elektronischen Übernahme digital erzeugter Dokumente
    • Archivierungs-Software             
    • Speichermedien & geeignete Dateiformate
  • Speichermedien für die Langzeitarchivierung

    Nach der Digitalisierung und Indexierung müssen die Dokumente auf geeigneten Speichermedien (z.B. optische Speichermedien wie CD-ROMs oder DVDs, Festplatten wie SATA, iSCSI, Magnetbänder, Flash-Speicher etc.) gesichert werden. Diese unterscheiden sich in ihrem Preis, ihrer Geschwindigkeit, ihrer Lebensdauer und der Speicherkapazität. Für die Archivierung geschäftskritischer Unterlagen in Unternehmen werden heute meist Speicher in Form von Festplatten eingesetzt.

  • Begrenzte Lebensdauer von Speichermedien

    Jedes Speichermedium unterliegt einer, durch äußere Einflüsse wie UV-Strahlung und Feuchtigkeit, begrenzten Lebensdauer. Bücher etwa erhalten Informationen für mehrere Hundert Jahre, bis sie aufgrund von Papierzerfall unbrauchbar werden. Deren dauerhafte Sicherung kann durch sachgemäße Digitalisierung realisiert werden. Zwar verfügen magnetische Datenträger wie Festplatten ebenfalls über eine begrenzte Lebenszeit (eine realistische Lebensdauer für Magnetbänder liegt laut Experten zwischen 10 und 20 Jahren). Diese kann jedoch durch geplante Migration theoretisch „unendlich“ verlängert werden. Das bewegt immer mehr öffentliche, halböffentliche und private Archive dazu, aufbewahrungswürdige Informationen über ein digitales Langzeitarchiv zu erhalten.

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Archivierungs-Software zur Langzeitarchivierung

Auswahlkriterien für eine Archivierungs-Software zur Langzeitarchivierung

Gerade bei der Archivierung aufbewahrungspflichtiger Dokumente müssen Unternehmen gesetzliche Richtlinien wie z.B. vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen einhalten. Eine entsprechende Archivierungssoftware sollte deshalb zuvorderst konform mit geltendem Recht sein. Wichtige gesetzliche Vorschriften sind etwa GoBD, HGB, AO und BDSG. In § 257 HBG sind z.B. die Aufbewahrung von Unterlagen und Aufbewahrungsfristen für kaufmännische Unterlagen festgelegt. Dabei müssen Unternehmen sicherstellen, dass Dokumente und Daten je nach Vorgabe(n) über einen definierten Zeitraum unveränderbar digital aufbewahrt werden – mit Schutz vor Manipulation, Verlust und Diebstahl. Mit einer zertifizierten Archivierungs-Software, die Informationen revisionssicher archiviert, erfüllen Unternehmen diese Anforderungen. Hierbei sollten Unternehmen auch darauf achten, dass das Speichermedium entsprechend auf Sicherheit ausgelegt sein. Dafür bieten sich Festplatten-Speicher inklusiver einem Software-basierten WORM-Schreibschutz („write once read many“) an. Dieser verhindert, dass die auf Festplatten gespeicherten Daten nachträglich geändert oder gelöscht werden.

Auch funktional sollte die passende Archivierungs-Software für die Langzeitarchivierung einige Anforderungen erfüllen. Dabei sollten Unternehmen vor allem Wert darauf legen, dass die Archivierung in standardisierten Dateiformaten wie z.B. PDF/A-1 oder PDF/A2 erfolgt. Diese Formate sind weit verbreitet und ISO-genormt. Gilt ein Speichermedium durch Weiterentwicklungen oder neue Standards als überholt, ist es für die Archivierung nicht mehr geeignet. Die archivierten Informationen sollten dann auf neue Speichermedien migriert werden, um die Verfügbarkeit und somit den Informationserhalt sicherzustellen.

Lesen Sie mehr über die Auswahlkriterien der Langzeitarchivierung

Der Digital Workspace als Alternative zu chaotischen Dateiverzeichnissen

Erfahren Sie in unserem praktischen Erklärvideo, wie der Digital Workspace auch durch eine effektive Langzeitarchivierung chaotische Dateiverzeichnisse beseitigt.

 

LBS

Im Doxis4-Archivsystem der LBS befinden sich heute bereits 43 Mio. Dokumente. 300 LBS-Mitarbeiter arbeiten mit elektronischen Akten, wie z.B. der Bausparakte, Kreditakte, Rechtsakte.

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FCA Bank Deutschland GmbH

Die herstellergebundene Autobank hat die Sachbearbeitung der KfZ-Finanzierungen vollständig auf elektronische Dokumente und umgestellt und mit der digitalen Händlerakte Medienbrüche beseitigt.

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Raffinerie Heide GmbH

Raffinerie Heide hat mit Doxis4 eine ECM-Infrastruktur aufgebaut: mit elektronischer Archivierung technischer Zeichnungen, Vertragsmanagement, eAkten, SAP-Archiv und Projektgenehmigungsworkflow.

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Fraport AG

Die Fraport AG setzt für die Lang­zeit­archi­vierung auf Doxis4. 8,7 Millionen Doku­mente mit insgesamt 1,3 Tera­byte um­fasste das Archiv bereits beim Wechsel auf die aktuelle Produkt­gene­ration - jetzt mit 600 Prozent mehr Speicher­kapazität.

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BAUHAUS AG

Die BAUHAUS AG steuert heute den gesamten Kommunikationsablauf innerhalb der Rechtsabteilung mittels Doxis4. Eingesetzt werden eAkten, Archivierung & Rechnungsverarbeitung.

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Duravit AG

Duravit setzt die Doxis4 iECM-Suite u.a. mit Archiv, DMS, Workflow und elektronischen Akten erfolgreich ein.

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Langzeitarchivierung mit ECM

Das für die Langzeitarchivierung benötigte elektronische Archiv ist ein Hauptbestandteil moderner Enterprise Content Management (ECM)-Lösungen wie Doxis4. Es repräsentiert das „hochkomplexe Gedächtnis“ eines Unternehmens, das jederzeit bereit sein muss, das geforderte Unternehmenswissen wiederzugeben – sekundenschnell und in der gewünschten Form und Qualität. Im elektronischen Archiv in Doxis4 können Unternehmen alle Informationen zur Langzeitarchivierung genauso wie zur zeitlich begrenzten Aufbewahrung und Bearbeitung stets Compliance-konform ablegen. Doxis4 ermöglicht dabei die Anbindung unterschiedlichster Speichersysteme aller marktgängigen Anbieter (z.B. NetApp SnapLock, EMC Centera, IBM TSM, Hitachi HCP, HP ICAS u.v.m.) inkl. Cloud-Lösungen.

Zertifizierte Revisionssicherheit

Besonders aufbewahrungspflichtige Geschäftsunterlagen können Unternehmen mit der IDW PS 880-zertifizierten Doxis4 iECM-Suite entsprechend gesetzlicher Anforderungen aufbewahren: die elektronische Archivierung jener Dokumente erfolgt gemäß den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) sowie AO und HGB entsprechend revisionssicher.

Mit Doxis4 können Unternehmen neben dem Originalbeleg langzeitsichere Ausführungen (Renditions) als TIFF, PDF, PDF/A-1 oder PDF/A-2 hinterlegen und auf unveränderbare Speichermedien (WORM-Speicher) ablegen. Workflows wie die automatisierte Verwaltung von Aufbewahrungsregeln und Löschfristen unterstützen sie zudem dabei, weitere gesetzliche Vorschriften im Kontext der Langzeitarchivierung zu erfüllen.

Langzeitarchivierung mit Doxis4

Die Vorteile: Langzeitarchivierung mit Doxis4

  • Langfristiges Sichern von Informationen (Dokumente, E-Mails, Belege, Rechnungen, technische Zeichnungen, Zertifikate, Fotografien, Videos u.v.m.)
  • Unterstützung standardisierter Formate zur Langzeitarchivierung wie TIFF, PDF, PDF/A-1 oder PDF/A-2
  • Schnelles Auffinden von (langzeit-)archivierten Informationen mittels Recherchemöglichkeiten über den kompletten Datenbestand
  • Zertifizierte Revisionssicherheit (IDW PS 880- und GoBD-zertifiziert)
  • Unterstützung bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (z.B. Aufbewahrungs- und Löschfristen)
  • Sichere Datenspeicherung (WORM-Speicher, Zugriffsschutzmechanismen, Berechtigungskonzepte)
  • Lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Abläufe durch Audit Trail (Wer hat wann welche Dokumente eingesehen und Änderungen vorgenommen?)
  • Anbindung aller marktgängigen Speichersysteme wie z.B. NetApp SnapLock, EMC VNX FLR, Centera und ISILON, IBM TSM, Hitachi HCP, HP ICAS uvm.

Haben Sie Fragen zur Langzeitarchivierung oder Doxis4?

Gerne beraten wir Sie persönlich zu den vielen Vorteilen der Langzeitarchivierung. Über unser Kontaktformular erhalten Sie unverbindlich weitere Informationen oder können einen Termin für eine Live-Präsentation von Doxis4 vereinbaren.

Wir freuen uns auf Ihre Anfrage.