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Dokumentenmanagement-Systeme
– Software mit System

Das brauchen Sie für Ihr Informationsmanagement

Dokumentenmanagement System – Software mit System

Dokumentenmanagement-System:
Kurz-Definition

Ein Dokumentenmanagement-System, kurz DMS, bezeichnet eine Software für das Archivieren, Recherchieren, Bearbeiten, Lenken und Organisieren von Dokumenten und Daten. DMS ist eine der Kernfunktionen von modernen Enterprise Content Management (ECM) Systemen, mit denen Unternehmen Informationen, vor allem unstrukturierte Informationen, intelligent managen.

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Dokumentenmanagement-System in der Praxis

Dokumentenmanagement-System in der PRaxis bei der Deutschen Bahn

Dokumentenmanagement-
System bei der DB

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Mit Dokumentenmanagement-Software Dokumente digital verwalten

Digitale Dokumentenverwaltung mit Doukmentenmanagement-Software

Immer mehr Unternehmen arbeiten digital. Sie erhalten und generieren E-Mails, Faxe, Verträge, Rechnungen und andere Dokumente elektronisch. Je nach Branche kommen weitere Multimediaobjekte wie Bilder, Zeichnungen und Videos hinzu. Und nicht zuletzt erhalten sie nach wie vor Papierdokumente, die erst gescannt und dann digital weiterverarbeitet werden. Das Ergebnis ist eine Flut von Dokumenten und Inhalten – aus unterschiedlichen Eingangskanälen und in diversen Formaten. Wie schaffen es Unternehmen, hier die Übersicht zu behalten?

Eine Dokumentenmanagement-Software unterstützt sie beim Organisieren ihrer Informationen:

  • Sie ermöglicht Unternehmen das einheitliche, strukturierte und sichere Aufbewahren ihrer Dokumente
  • Mit den Recherchefunktionen der Dokumentenmanagement-Software finden Mitarbeiter schnell alle benötigten Informationen
  • Umfassende Möglichkeiten unterstützen das digitale Bearbeiten von Dokumenten
  • Eine Dokumentenmanagement-Software hilft Unternehmen beim transparenten und Compliance-konformen Verwalten, Steuern und Archivieren von Dokumenten
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Das leistet eine moderne Dokumentenmanagement-Software

Zentrales & sicheres Aufbewahren

Statt Dokumente redundant in verstreuten, voneinander isolierten Systemen aufzubewahren, speichern Unternehmen sie mit einer Dokumentenmanagement-Software zentral. Mitarbeiter können so standortübergreifend Dokumente an einem gemeinsamen Speicherort ablegen und auf sie zugreifen. Das Einhalten von Compliance-Vorgaben unterstützt ein Dokumentenmanagement-System z.B. durch Zugriffsberechtigungen, die Dokumentation jeglicher Änderungen an Dokumenten, die Vergabe von Aufbewahrungsfristen und eine revisionssichere Archivierung. So sind Dokumente vor Diebstahl, Manipulation und Verlust geschützt.

Informationen mit Struktur & Kontext

Um die zu einem Geschäftsfall, Kunden oder Projekt gehörenden Dokumente und Prozesse sinnvoll zu bündeln, verwenden Dokumentenmanagement-Systeme elektronischen Akten. Sie ermöglichen eine einheitliche, strukturierte Ablage und geben Mitarbeitern eine sach- und vorgangsbezogene 360°-Sicht auf alle zugehörigen Informationen. Alle Dokumente sind dabei nur einmalig im Dokumentenmanagement-System gespeichert. Werden sie mehrfach in verschiedenen Sachzusammenhängen benötigt, sind sie in den entsprechenden Akten verlinkt. Das macht Mehrfach-Kopien an verschiedenen Orten überflüssig.

Medienbruchfreie Recherche & Zugriffe

Ein modernes Dokumentenmanagement-System enthält verschiedene Funktionen für die Suche nach Informationen. Diese Suchmechanismen umfassen die Volltext-, Metadaten- und Ähnlichkeitssuche. Damit können Mitarbeiter schnell und zielgenau benötigte Informationen finden – auch systemübergreifend z.B. aus angebundenen ERP-, CRM-, E-Mail- und File-Systemen. Ein Viewer zeigt Dokumente verschiedener Formate an – ohne, dass ein Wechsel der Suchmasken und Anwendungen nötig wird. Das verbessert die schnelle Informationsverfügbarkeit im gesamten Unternehmen.

Nachvollziehbare Bearbeitungsschritte

Durch Versionierung, inklusive Check-in-/Check-out- Funktion, entsteht bei jedem Bearbeiten eines Dokuments eine neue Version. Die Versionierung macht transparent, wer zu welchem Zeitpunkt welche Änderungen vorgenommen hat und jeder Mitarbeiter erkennt sofort, welche Version die aktuellste ist. Von der Arbeit mit Papierdokumenten gewohnte Annotationen wie Kommentare, Notizzettel, Stempel, Markierungen etc. lassen sich auf das digitale Dokument aufbringen. So können Kollegen füreinander zusätzliche Informationen direkt am Dokument hinterlassen. Das verbessert die Kommunikation und unterstützt Vorgänge, bei denen mehrere Beteiligte an einem Dokument arbeiten.

Dokumente transparent lenken

Mit Workflows leiten Unternehmen Dokumente wie z.B. E-Mails und eingehende Rechnungen automatisiert an zuständige Mitarbeiter weiter. Ganze Prozessketten wie z.B. Freigaben und Wiedervorlagen lassen sich digital abbilden und automatisieren: Alle Beteiligten verfügen so stets über die für den jeweiligen Vorgang relevanten Dokumente. Das verhindert Verzögerungen durch lange Liegezeiten. Gleichzeitig sind der aktuelle Status eines Vorgangs, die zuständigen Bearbeiter sowie noch ausstehende Schritte stets für alle Beteiligten transparent sichtbar.

Exklusiver DMS +Content für registrierte Nutzer

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Was ist eigentlich ein Dokumentenmanagement-System?

Ein modernes Dokumentenmanagement-System ist viel mehr als ein bloßes Abbild eines Akten-Kellers. Erfahren Sie, welche vielfältigen Möglichkeiten Ihnen ein Dokumentenmanagement-System mit elektronischen Akten bieten kann. 

 

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Dokumentenmanagement-System & ECM

Eine umfassende Enterprise Content Management (ECM)-Plattform wie Doxis4 verbindet Dokumentenmanagement, Business Process Management (BPM) und Collaboration. Alle dafür nötigen Anwendungen sind auf einer Technologieplattform unternehmensweit verfügbar. Den Umfang wählen Unternehmen entsprechend ihrer Anforderungen. Sie können die Funktionen des Dokumentenmanagement-Systems z.B. auch für ihre Zusammenarbeit nutzen, um Informationen sicher, transparent und nachvollziehbar zu teilen, sowie für das digitale Managen ihrer Geschäftsprozesse.

  • Collaboration leicht gemacht

    National und international agierende Unternehmen benötigen ein Dokumentenmanagement-System, das den sicheren Informationsaustausch zwischen weltweit verteilten Standorten und Partnern unterstützt. Mit einer ECM-Plattform wie Doxis4 erhalten interne sowie externe Projektmitarbeiter eine gemeinsame Informationsbasis für ihre Collaboration. Auf Dokumente, eAkten und Vorgänge greifen sie über geschützte Virtuelle Projekträume zu und werden automatisiert über Projektfortschritte und -fristen informiert. Der Zugriff erfolgt standortunabhängig einfach online – auch mobil – und in der jeweiligen Landessprache.

  • Geschäftsprozesse transparent & nachvollziehbar steuern

    BPM und DMS auf einer Plattform: Mit dieser Technologie können Unternehmen komplexe dokumentenbasierte Geschäftsprozesse digital abbilden und managen. Prozesse und die dazugehörigen relevanten Unterlagen sind miteinander verknüpft, sodass Mitarbeitern alle relevanten Informationen direkt im Vorgang zur Verfügung stehen. Die Vorgänge wiederum können sie wie Dokumente in eAkten ablegen und auch mit Berechtigungen schützen. Bei einer Recherche finden Mitarbeiter so alle für sie relevanten Dokumente, Akten und Vorgänge im Kontext des jeweiligen Geschäftsvorgangs.

    Nicht alle Prozesse verlaufen nach Schema F. Daher bietet ein agiles BPM wie Doxis4 mehr als standardisierte Workflows: Mitarbeiter können jederzeit in Vorgänge eingreifen und auch ad hoc neue Vorgänge generieren, wenn es die Situation erfordert. So passen Unternehmen z.B. ihre Produktions-und Lieferprozesse agil an und reagieren schnell auf Kundenwünsche.

So unterstützt Sie das Doxis4 Dokumentenmanagement-System:

  • Informationen im Griff: Managen Sie Ihre Dokumente zentral, übersichtlich & sicher
  • Direkt Auskunftsfähig: Greifen Sie schnell auf alle benötigten Informationen zu – jederzeit & an jedem Standort
  • Prozesse mit Tempo: Lenken Sie Dokumente schnell, agil & transparent
  • Moderne Collaboration: Schaffen Sie eine sichere Informationsbasis für Ihre standortübergreifende Kommunikation & Zusammenarbeit
  • Umfassender Schutz: Bewahren Sie Dokumente sicher auf, z.B. nach Compliance-Vorgaben wie GoBD, EU-DSGVO, gesetzlichen Aufbewahrungsfristen usw.
  • Papierfreies Arbeiten: Digitalisieren Sie dokumentenbasierte Vorgänge vollständig – werden Sie zum Digital Leader!
Doxis4 Dokumentenmanagement-System

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