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„Doxis4 ist für uns die Grundlage, um sukzessive Geschäftsprozesse digital abzubilden und durchgängig zu dokumentieren.”

Thomas Lange, IT-Koordinator. Stadtwerke Schwäbisch Gmünd GmbH
Logo Stadtwerke Schwäbisch Gmünd GmbH
UnternehmenStadtwerke Schwäbisch Gmünd GmbH
ThemaElektronische Vorgangsbearbeitung mit eAkten
BrancheBanken
Mitarbeiter171 (2015)
Umsatz68,9 Mio. Euro (2015)
UnternehmenssitzSchwäbisch Gmünd
IntegrationSAP
ProjektraumNational

Projekt-Steckbrief

Ausgangssituation

Unter der strategischen Vorgabe der Geschäftsleitung für eine „papierlose Zukunft“ haben verschiedene Fachbereiche der Stadtwerke Schwäbisch Gmünd damit begonnen, Vorgänge und Dokumentationen zu digitalisieren. Dabei standen Prozesse im Fokus, bei denen regelmäßig, verteilt an unterschiedlichen Stellen im Unternehmen, Dokumente entstehen und genutzt werden. Zusammenführung und Austausch dieser Dokumente wurden zunächst über organisatorische Vereinbarungen und die Struktur des Fileservers geregelt. In der Praxis ließ sich dies aber, insbesondere bei abteilungsübergreifenden Prozessen, kaum durchsetzen. Zusätzlich lagen viele Informationen noch nicht digital vor. Dadurch waren die Dokumente nur schwer zugreifbar bzw. wurden mehrfach kopiert, um Mitarbeitern aus unterschiedlichen Bereichen/Aufgabengebieten einen schnellen Zugriff zu gewähren. Ziel der ECM-Einführung war daher ein modernes elektronisches System mit revisionssicherem Archiv, in dem die Fachabteilungen ihre Akten digital führen können. Außerdem sollten Workflows zur Abbildung von Prozessen eingeführt werden, um die tägliche Arbeit zu unterstützen und die Abläufe zu optimieren.

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