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Elektronische Dossiers (eDossiers) – aus Dossiers werden Anwendungen

Elektronische Dossiers mit Doxis4 kombinieren Inhalte, Geschäftsprozesse und Anwendungen. Sie dienen als zentraler Einstiegspunkt in der Vorgangsbearbeitung und zur Recherche von Geschäftsunterlagen. Aus einem Dossier heraus lassen sich Vorgänge anstossen, Vorgänge können in Dossiers aufgenommen oder ein Dossier als Bestandteil eines Vorgangs sichtbar gemacht werden. eDossiers versorgen Anwender proaktiv mit neuesten Informationen und beziehen dabei auch die heute isolierte E-Mail-Kommunikation mit ein.

Mit Doxis4 eDossiers lassen sich jegliche Dossiers- und Schriftgutverwaltungen auf Abteilungs-, Projekt-, Vorgangs- und Sachbezugsebene realisieren. Je nach Ausprägung finden Sie Doxis4 eDossiers beispielsweise im Vertrieb als Kundendossier, im HR/Personalbereich als Personaldossier, in der Produktion als Fertigungs-, Maschinen- und Projektdossier, im Vertragswesen als Vertragsdossier, in der Verwaltung als Bürgerdossier und im Gesundheitswesen als Krankengeschichte. Hinsichtlich ihrer Strukturmerkmale und visuellen Erscheinung gleicht das eDossier das physische Dossier mit den hierfür typischen Dossierdeckblättern und Registern. Wer also seine Papieraktenordner, Hängeregister und Fileverzeichnisse ablösen möchte, findet mit Doxis4 eDossiers die richtige Lösung.

Elektronische Dossiers führen bislang getrennt abgelegte Informationen zu einem Sachvorgang zusammen. Strukturierte und unstrukturierte Daten sind zumeist auf unterschiedlichen Ablagesystemen gespeichert, oftmals abgelegt in Ordnern oder Dateisystemen ohne Bezug zu den Geschäftsprozessen. Im Gegensatz dazu können mit Doxis4 eDossiers jegliche Informationsobjekte im Geschäftskontext gemanagt und dargestellt werden. Ebenso sind redundanzfreie Mehrfachzuordnungen möglich. Durch die Möglichkeit der Verknüpfung - Dokumente mit Dossiers, Vorgänge mit Dossiers, Dossiers mit Dossiers etc. - lassen sich Zusammenhänge transparent dokumentieren. Dort, wo Mitarbeiter bereichsübergreifend und standortübergreifend in Teams und Prozessen gleichzeitig mit denselben Informationen arbeiten, ermöglichen Doxis4 eDossiers die gesicherte, zeit- und ortsunabhängige Zusammenarbeit, wie beispielsweise in der Projektabwicklung, im Rechnungswesen und Einkauf sowie dem Qualitätsmanagement.

Mehr über elektronische Dossiers mit Doxis4 lesen

Ihr Nutzen

  • Standortübergreifender und sicherer Zugriff auf Akten
  • Dynamische Register halten eDossiers automatisch aktuell und vollständig
  • Umfassende, aktuelle Sicht auf alle Informationen, auch Fremdsysteme
  • Gemeinsame Bearbeitung von Vorgängen – auf gleichem Dossier­bestand von mehreren Standorten
  • Reduzierte Raum-, Material- und Personalkosten
Exklusiver +Content für registrierte Nutzer
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Virtuelle Akten in SAP – Doxis4 Folder Cockpit for SAP
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Elektronische Dossiers (eDossiers) im Kontext der Doxis4-Architektur

eDossiers im Kontext der Doxis4-Architektur

Elektronisches Dossier (eDossier) mit Doxis4 - Fähigkeiten & Stärken

  • Informationscockpit

    Das Doxis4 eDossier bietet ein digitales Dossierndeckblatt, das alle zentralen Informationen zum Dossier übersichtlich darstellt. Die Informationen lassen sich aus Drittsystemen wie beispielsweise ERP, CRM und HR übernehmen und automatisiert synchronisieren. Welche Informationen auf dem virtuellen Dossierdeckel stehen, ist für jeden Dossiertyp frei über den Doxis4 cubeDesigner definierbar. Neben den zur Identifikation der Dossiers erforderlichen Informationen (Indexwerte/Metadaten), lassen sich auch Fristen und Termine hinterlegen, die automatisch von Doxis4 überwacht werden. Die Metadaten finden zudem Anwendung bei der Suche nach den Dossiers. 

  • Vollständige Aufbewahrung und Ansicht

    In elektronischen Dossiers auf Basis von Doxis4 lassen sich Informationsobjekte unterschiedlicher Datenquellen und Formate – gescannte Papierdokumente und digitale Dokumente, E-Mails, Bilder, Videos, Verlinkungen etc. - zentral erfassen, managen und dokumentieren. Der integrierte Viewer unterstützt über 300 Formate und zeigt so den Inhalt unterschiedlichster Informationsobjekte an, auch wenn das originäre Programm, mit dem die Datei erzeugt wurde, nicht vorliegt. Optional können alle Informationsobjekte natürlich jederzeit mit einer anderen im System installierten Anwendung dargestellt werden.

  • Informationen finden und standortübergreifende Zusammenarbeit

    Die Navigation in und über die eDossiers erfolgt einfach über die jeweilige Registerstruktur oder mittels Multi-Feld- oder Volltextsuche (Text-Mining) über die gesamte Registerstruktur hinweg. Vielfältige Filtermöglichkeiten, eine Gruppierfunktion und die Sortierung von Trefferlisten helfen bei der Bewältigung auch grosser Dokumentenmengen. Standortunabhängig stehen die digitalen Dossiers als Offline-Dossier oder optional mittels Zugriff über Web- und Mobil-Client jederzeit zur Verfügung – die Berechtigung dafür vorausgesetzt! Zugeschnitten auf die jeweiligen IT-Strukturen, lassen sich die elektronischen Dossiers zentral, an verteilten Standorten oder in einer Kombination beider Verfahren langzeitsicher aufbewahren.

  • Strukturierte Dossieranlage und individuelle Dossiersichten

    Die Anlage eines eDossiers erfolgt über zentrale (bzw. pro Fachabteilung oder sonstige Organisationseinheit), frei definierbare Dossiermodelle. Sie geben vor, welche Inhalte zu einem Dossier gehören und wie diese im Dossier strukturiert sind. Neben der Ablage in hierarchisch organisierten, statischen Registern unterstützt Doxis4 auch dynamische Register, deren Inhalt anhand definierter Suchkriterien automatisch aus dem gesamten Content Repository gebildet wird. Nutzer können zudem jederzeit individuelle Sichten auf den Informationsbestand erstellen. Für diese sogenannten „virtuellen Dossiers“ muss kein Inhalt verschoben oder kopiert werden – jedes Informationsobjekt kann redundanzfrei mehreren Dossiers zugeordnet werden.

  • Sicherheitsmechanismen und Zugriffsschutz

    Für Doxis4 eDossiers lässt sich exakt und differenziert definieren, wer Einsicht in welche Dossiers, Vorgänge und Dokumente nehmen darf und wer nicht. Zum Schutz sensibler Dokumente tragen  persönliche Benutzerautorisation und -Authentifizierung, die SSL-Verschlüsselung der Client-Server Kommunikation sowie – je nach Anwendungsfall – die Übernahme der Berechtigungen aus Drittsystemen (wie LDAP, HR-, CRM- und ERP-Systeme) bei. Über die Audit Trail-Funktion lassen sich alle Zugriffe und Änderungen protokollieren.

  • Mandantenfähigkeit und Berechtigungen

    Für Konzerne und mittelständische Unternehmen mit einer Vielzahl rechtlich selbstständiger Einheiten ist die Mandantenfähigkeit der Doxis4 eDossiers unentbehrlich. Die Mandantenfähigkeit bewirkt, dass jede Gesellschaft bzw. jeder Mandant nur seine Daten sehen und ändern kann. Ein Wechsel zwischen den Mandanten ist in diesem Fall nur über eine erneute Benutzerautorisation und –authentifizierung möglich. Die Mandantentrennung kann aber auch über das Berechtigungskonzept und separierte Datenhaltung (Datenbank und Speichermedien) definiert werden.

  • „Made-by-Yourself“-Fachanwendungen

    Dossiersanwendungen können mittels des Doxis4 cubeDesigners individuell definiert, konzipiert und administriert werden („Made-by-yourself“). Dazu stellt Doxis4 Fachadministratoren und Power-Usern einen einfach zu bedienenden, grafischen Maskendesigner bereit. Einmal im Doxis4 cubeDesigner erstellte Dossiers-Anwendungen lassen sich parallel über die unterschiedlichen Doxis4-Clients verteilen und darstellen.

Elektronisches Dossier (eDossier) mit Doxis4 - Fähigkeiten & Stärken

Das elektronische Dossier (eDossier) – Mehr als nur digitale Papierordner

Elektronische Dossiers beschleunigen Prozesse und erleichtern die Zusammenarbeit im ganzen Unternehmen. Erfahren Sie, wie elektronische Dossiers in Doxis4 von SER Ihre tägliche Arbeit erleichtern.

 

Eine Lösung für unterschiedlichste Dossierarten – eDossier Doxis4

Die eDossier-Technologie in Doxis4 ist die einheitliche Basis für das Design unterschiedlichster Dossieranwendungen. Einige typische Beispiele sind hier aufgeführt. Ein Klick auf Icon oder Überschrift führt zur ausführliche Darstellung der einzelnen Dossierarten.

Beschaffungsdossier Beschaffungsdossier

Beschaffungsdossier

Stellt übersichtlich alle relevanten Informa­tionen, z.B. Bestellun­gen, Liefer­scheine, Rech­nungen, Preis­informa­tio­nen, Schrift­verkehr und Verträge, bereit.

Bestandsdossier (Versicherungen)

Bestandsdossier (Versicherungen)

Verwaltet Millionen von Kunden­dossiers und bietet eine einheitliche Kundensicht über alle Dokumente aus unterschiedlichen Versicherungsbereichen.

Gerichtsdossier

Gerichtsdossier

Ent­hält alle rele­vanten Dokumente, vom Schrift­satz der Klage, über Schrift­verkehr (inkl. elektronischer Kommunikation) bis zum digital signierten Urteil.

Immobiliendossier

Immobiliendossier

Ermöglicht die zentrale Verwaltung, Nutzung und rechtskonforme Archivierung sämtlicher mit einer Immobilie verbundenen Dokumente.

Kreditdossier

Kreditdossier

Stellt den Sachbearbeitern alle ent­scheidungs­relevanten Dokumente und kunden­bezogenen Daten auf Knopf­druck zur Verfügung.

Kundendossier Kundendossier

Kundendossier

Beinhaltet alle aktuellen und histori­schen Informationen zu einem Kunden, ein­schliess­lich der Brief- und E-Mail-Korrespondenz.

Leasingdossier Leasingdossier

Leasingdossier

Verwaltet rechtskonform alle relevanten Dokumente aus Leasinggeschäften wie Verträge, Fahrzeug­scheine etc. und überwacht automatisiert Fristen.

Patientendossier Patientendossier

Patientendossier

Ermöglicht beliebige patienten-, fall- und perioden­bezogene Sichten auf Daten, Dokumente, Bilder und multimediale Objekte in der Krankengeschichte.

Personaldossier Personaldossier

Personaldossier

Verwaltet und archiviert (rechtskonform) alle Dokumente und Belege zu einem Mit­arbei­ter (auch ausgehende Belege, wie z.B. Gehalts­mitteilungen). 

Projektdossier Projektdossier

Projektdossier

Ermög­licht eine zentrale Ver­waltung und Zugriff auf sämt­liche Projektinhalte, unab­hängig vom Ur­sprungs­system und den beteiligten Bereichen.

Vertragsdossier Vertragsdossier

Vertragsdossier

Nimmt alle vertrags­relevanten Schriftstücke auf­ (papier­basierende genauso wie elektronische Dokumente) und überwacht Termine und Fristen.

DMS für Rechtsabteilungen DMS für Rechtsabteilungen

DMS für Rechtsabteilungen

Bildet rechtliche Arbeitsabläufe digital ab und ermöglicht ein transparentes, sicheres Managen rechtlicher Unterlagen, Sachverhalte und Fristen.

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Eine Basis für alle Dossieranforderungen

Dokumente, Dossiers und Vorgänge lassen sich beliebig kombinieren und verknüpfen. Diese Freiheit der Kombination ermöglicht einen allumfassenden Dossier-Ansatz auf einer einheitlichen Technologiebasis unter Berücksichtigung der individuellen Anforderungen verschiedener Fachbereiche und Aufgabenstellungen.

Übersichtliches Informationscockpit

Jedes eDossier in Doxis4 bietet ein digitales Dossierdeckblatt – das Informationscockpit, das alle zentralen Informationen zum Dossier übersichtlich darstellt – je nach Dossierart auch aus Drittsystemen wie HR, ERP und CRM. Von hier aus lassen sich alle erforderlichen Arbeiten erledigen und Aktionen starten. 

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Eine Fachadministration für alle Clients

Einmal im Doxis4 cubeDesigner erstellte Dossier-Anwendungen lassen sich parallel über den Doxis4 winCube (Windows) und webCube (Web) verteilen und darstellen.

Landschaftsverband Westfalen-Lippe

Der LWL setzt abtei­lungs­über­greifend auf inte­griertes ECM von SER. Im Einsatz sind elektro­nische Akten, Archi­vie­rung, Rech­nungs­prüfung und KTQ-Hand­buch.

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Neways Electronics Riesa GmbH & Co. KG

Workflow-gesteuerte Verwaltung der Fertigungspapiere mit eAkten, durch die Doxis4-Lösungen Archiv, DMS, BPM & eAkten.

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LBS

Im Doxis4-Archivsystem der LBS befinden sich heute bereits 43 Mio. Dokumente. 300 LBS-Mitarbeiter arbeiten mit elektronischen Akten, wie z.B. der Bausparakte, Kreditakte, Rechtsakte.

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SEW-Eurodrive

SEW Eurodrive setzt weltweit auf DMS- / Archivlösungen, eine international ver­netzte, hoch­verfüg­bare Storage-Infra­struktur und weitere SER-Lösungen zur Prozess­optimierung.

Anwenderbericht »
Justizministerium Baden-Württemberg

Baden-Württemberg reformiert mit der elektronischen Grundbuchakte (elGA) auf Basis der PRODEA-Software der SER eGovernment Europe sein Grundbuchwesen.

Anwenderbericht »
Deutsche Bahn AG

Mit dem Bahn Content Management (BCM) auf Basis von Doxis4 werden bei der Deutschen Bahn konzernweit kunden­spezifische Anwen­dun­gen für mehrere tausend Nutzer realisiert.

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Elektronische Dossiers (eDossiers) mit Doxis4 im Überblick

Dossiermanagement

  • Dossierdeckblatt mit Metainformationen zum Dossier (auch aus Fremdsystemen, z.B. ERP, CRM, HR)
  • Aufnahme jeglicher Art von Informationsobjekten aus unterschiedlichsten Datenquellen, z.B. Dokumente, Links/Referenzen und multimediale Inhalte
  • Flexible, zentrale Definition von Dossierstrukturen über Dossiermodelle
  • Hierarchisch strukturierbare Register in beliebiger Tiefe
  • Individualisierbare Sichten auf Informationen der Dossiers („virtuelle Dossiers“)
  • Dynamische Register bleiben automatisch aktuell und stets vollständig
  • Anwendung von Organisationsmodellen und Rechten auf Dossiers
  • Rückwärtsverlinkung: Ansicht aller Dossiers, in denen ein betrachtetes Dokument enthalten ist
  • Klare Ablagestrukturen und normierte Ablagetätigkeiten vermeiden Redundanzen und Mehrdeutigkeiten bei den Ablagemerkmalen
  • Parallele Zuordnung von Dokumenten zu mehreren Dossiers ohne redundante Ablage

Dossiernutzung

  • Gemeinsame Bearbeitung von Vorgängen: Arbeiten auf gleichem Dossierbestand von verschiedenen Standorten aus
  • standortunabhängiger und paralleler Zugriff auf elektronische Dossiers
  • „Mitnahme“ von Dossiers als Offline-Dossier (Check-in/Check-out)
  • E-Mail-Benachrichtigung über Veränderungen in des eDossier per Abonnement-Funktion
  • Übergreifende Suche von Dossiers und Dokumenten und dedizierte Suche nach Dossiers
  • Recherche innerhalb eines einzigen Dossier bzw. in einem dedizierten Register
  • Komfortabler Zugang über iECM-Links: Versand von zugriffsgeschützten Links auf spezifische Dossiers oder Dokumente direkt aus dem Client heraus
  • Suche nach Dokumenten in Kombination mit Dossierattributen
  • Integrierter Viewer für mehr als 300 Formate
  • Audit Trail für alle Operationen in einem Dossier
  • „Tabbed Browsing“ in einem Dossier

Dossiermodelle

  • Unterstützung unterschiedlicher Registertypen:
    • Register für Gliederungszwecke
    • Register für statische Inhalte
    • Referenzielles Übersichtsregister
    • Register für dynamische Inhalte
    • Register für ActiveX-/-iframe-Fenster
  • Optionale automatische Nummerierung der Dossierregister
  • Änderung des Dossiermodells für alle Dossiers automatisch möglich (keine „Copy&Paste“-Semantik)
  • Vordefinierte Register des Dossiermodells lassen sich für einzelne Dossiers durch Unterregister verfeinern
  • Rechte auf Registerebene und Rechtevererbung