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Elektronisches Kundendossier – alle Geschäftsunterlagen im Zugriff

Mit Doxis4 gut über Kunden informiert

Wer sich zur Kundenorientierung bekennt, sollte seine Kunden gut kennen. Das Wissen über die Geschäfts­beziehung zum Kunden lässt sich im elektronischen Kundendossier auf Basis von Doxis4 managen. Im Gegensatz zur standortgebundenen Papierablage, chaotischen Fileverzeichnissen oder verteilten Informationssilos, hauptsächlich in ERP- und CRM-Systemen, bieten Doxis4 Kundendossiers eine vollständige Dokumentation der Geschäftsbeziehung und einen jederzeitigen, standortunabhängigen Zugriff auf die Kundenunterlagen – die Berechtigung hierfür vorausgesetzt.

Mit Doxis4 erhalten Sie ein Informationscockpit mit dem Sie gesicherte und konkrete Auskünfte zum Kunden, Auftrag und Projekt treffen können. Nach Aufruf des Kundendossiers erhalten Sie eine Übersicht (Dossierdeckel) über alle für Sie wichtigen Kundendaten. Der Zugriff auf das Kundendossier kann stationär über den PC-Arbeitsplatz – Doxis4 winCube und webCube – erfolgen oder mobil über den Doxis4 mobileCube, alternativ auch über die Offline-Dossier-Funktion.

Statt Korrespondenz in E-Mail-Systemen, Angebote im Vertriebsinformationssystem (CRM), Aufträge im Warenwirtschaftssystem und Rechnungen in der Fibu-Software aufzubewahren, erhalten Sie mit dem Doxis4 Kundendossier eine strukturierte Aufbewahrung aller kundenrelevanten Belege. Durch die Übernahme der Dokumente und Indexwerte aus den jeweiligen E-Mail-, MS-Office-, ERP-, CRM- und Fibu-Systemen wird das Kundendossier weitestgehend automatisiert gefüllt und zudem revisionssicher abgelegt. Lediglich eingehende Papierdokumente werden dem Kundendossier durch Scannen hinzugefügt. Die MS Office-Integration ermöglicht zusätzlich eine Suche im Kundendossier direkt aus Word, Excel & Co. heraus. Durch den direkten Absprung aus bestehenden Drittsystemen wie ERP, CRM etc. ist eine schnelle und durchgängig medienbruchfreie Bearbeitung möglich. Dabei werden sämtliche Bearbeitungsschritte ebenso lückenlos wie rechtssicher dokumentiert und archiviert.

Das Doxis4 Kundendossier bieten eine einheitliche Ablagestruktur, die beliebig gemäß der unternehmensindividuellen Anforderungen definiert werden kann. Individuelle Sichten auf die Geschäftsunterlagen eines Kunden lassen sich einfach selbst durch den Anwender definieren, z.B. „Zeige mir auf Kopfdruck alle Aufträge eines Kunden innerhalb der vergangenen drei Monate.“ Werden Dokumente im Doxis4 Kundendossier neu eingestellt – beispielsweise eine Auftragsbestätigung – erhält der Anwender automatisiert eine Information per E-Mail.

Mehr über die elektronischen Kundendossiers

Ihr Nutzen

  • Jederzeitiger, standort­unab­hängiger Zugriff auf alle Geschäfts­unterlagen eines Kunden
  • Direkter Aufruf aus und Integration in ERP, CRM und Co.
  • Vollständige und medienbruchfreie Aufbewahrung von Geschäfts­unterlagen
  • Aktive Benachrichtigung bei neu eingestellten Dokumenten, z.B. Aufträge, Bestellungen etc.
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Fähigkeiten & Stärken

  • Alle Kundeninformationen im Blick

    Das Doxis4 Kundendossier zeigt in einem Informationscockpit alle wichtigen Geschäftsunterlagen (Schriftverkehr, Angebote, Bestellungen, Rechnungen, Reklamationen etc.) zu einem Kunden strukturiert in beliebigen Registern an. Den Anwender erwartet nach Aufruf des Kundendossiers ein virtueller Dossierdeckel mit allen wichtigen Kundeninformationen, die unternehmensindividuell bestimmt werden können. Daten selbst lassen sich automatisiert aus ERP, CRM etc. übernehmen und regelmäßig synchronisieren. Darüber hinaus lassen sich von Anwendern selbst schnell und einfach „virtuelle“ Ansichten auf die Kundendossiers erzeugen, die zugeschnitten auf einen bestimmten Informationsbedarf sind, z.B. alle Reklamation innerhalb der vergangenen 14 Tage.

  • Kundenanfragen effizient und schnell bearbeiten

    Bei Kundenanfragen zu Lieferterminen oder Reklamationen ist jederzeit eine schnelle und qualifizierte Auskunft auf Basis der elektronischen Kundendossiers möglich. Sie steht unabhängig vom Standort – Berechtigung vorausgesetzt – 7 x 24 Stunden zur Verfügung und ermöglicht effizientes Kundenmanagement mit der Anforderung „one face to the customer“.

  • Revisionssichere Archivierung und Dokumentation

    Das Doxis4 Kundendossier sorgt für die revisionssichere und rechtskonforme Aufbewahrung aller Dokumente und Ddossiers eines Kunden über die gesetzliche Frist hinaus bis hin zum Ablauf möglicher Verjährungsfristen. Die Audit Trail-Funktion dokumentiert bei allen Dokumenten fortlaufend, wer was wann eingefügt, eingesehen, verändert oder gelöscht hat. Die revisionssicher archivierten Geschäftsunterlagen sind zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und interner Compliance-Vorschriften ebenso relevant wie für Fragen der Haftung im Reklamations- und Schadensfall. 

  • Mandantenfähigkeit und Berechtigungen

    Für Konzerne und große mittelständische Unternehmen mit einer Vielzahl rechtlich selbstständiger Einheiten ist die Mandantenfähigkeit unentbehrlich. Sie bewirkt, dass jede Gesellschaft bzw. jeder Mandant nur seine Daten sehen und ändern kann. Die Mandantentrennung kann alternativ über das Berechtigungskonzept und separierte Datenhaltung (Datenbank und Speichermedien) definiert werden. Eine erneute Benutzerautorisation und -Authentifizierung ist in diesem Fall nicht erforderlich. Innerhalb von Doxis4 lassen sich umfangreiche Berechtigungskonzept (Gruppen, Rollen, Einheiten etc.) realisieren, die Ihren Geschäftsunterlagen zusätzliche Sicherheit geben.

  • Intelligente Workflows

    Im Rahmen der Akquise, Auftrags- und Bestellabwicklung arbeiten Mitarbeiter häufig abteilungsübergreifend zusammen. Diese besonders dokumentenintensiven Prozesse verlangen nach einem elektronischen Workflow, damit die Vorgänge just-in-time abgewickelt werden können. Der Doxis4 Workflow stellt eine ideale Ergänzung zum Doxis4 Kundendossier dar und ermöglicht das kontrollierte Verteilen und Bearbeiten von Vorgängen. Innerhalb der Vorgangsbearbeitung haben die Mitarbeiter entsprechend ihrer Berechtigung Zugang zum Kundendossier, einzelnen Register oder Dokumenten. Der Vorgang selbst wird Teil des Dossiers, so dass im Rückblick dokumentiert ist, wer, wann was getan und entschieden hat.

  • Arbeiten wie mit Microsoft, Suchen wie bei Google

    Während der Bearbeitung eines MS-Office-Dokuments kann direkt aus Word, Excel und Co. eine Suche nach Dokumenten mittels Multi-Feld- oder Volltextsuche (Text-Mining) über die gesamte Registerstruktur hinweg erfolgen. Vielfältige Filtermöglichkeiten, eine Gruppierfunktion und die Sortierung von Trefferlisten helfen bei Bewältigung der Dokumentenfülle.

Die eDossiers – Mehr als nur digitale Papierordner

Elektronische Dossiers beschleunigen Prozesse und erleichtern die Zusammenarbeit im ganzen Unternehmen. Erfahren Sie, wie elektronische Dossiers in Doxis4 von SER Ihre tägliche Arbeit erleichtern.

 

Elektronische Kundendossiers mit Doxis4 im Überblick

Kundendossiernmanagement

  • Verwaltung von Geschäftsunterlagen und Belegen unterschiedlichster Formate und Quellen in einheitlicher Kundendossierstruktur
  • Kompakte Übersicht aller grundlegenden Kundendaten und Einstieg in die Aktenregister (Informationscockpit)
  • Mobiler Zugriff via Web- und Mobil-Client
  • Offline-Dossier: Mitnahme eines elektronischen Dossiers mittels Check-in/Check-out mit voller Funktionalität: ansehen und bearbeiten (automatische Synchronisation)
  • Flexible konfigurierbare Dossieransichten: Individuell (z.B. Aufträge, Reklamationen etc.)  oder abteilungsrelevant (z.B. Vertrieb, Kundenservice, Finanzen)
  • Abonnement-Funktion zur Information per E-Mail z.B. für Statusänderung, Freigabe/Genehmigung
  • Integration von systemübergreifenden Funktionalitäten in das elektronische Kundendossier, z.B. Adressanzeige in Google Maps (Bestell- oder Lieferorte)

Kundendokumentenmanagement

  • Revisionssichere Archivierung aller Geschäftsunterlagen
  • Integrierte DMS-Funktionalitäten: Dossierablage (manuell oder automatisierte Stapelablage), Suche, Bearbeiten, Versionieren, Historie etc.
  • Internationalität, u.a. durch Mehrsprachigkeit
    (Unicode-Fähigkeit)
  • Logisches Zuordnen der Dokumente zu mehreren Dossierregistern, ohne Redundanzen im Archiv
  • Anzeige von mehr als 300 Formaten im integrierten Viewer, auch wenn die Anwendung, mit der eine Datei erstellt wurde, nicht verfügbar ist
  • MS-Office-Integration – Dokumente direkt aus MS-Office heraus recherchieren und ablegen
  • Doxis4 Workflow-Anbindung möglich: z.B. Terminierung, Fristen, Wiedervorlage
  • Elektronischer Postkorb für dokumentenintensive Prozesse
  • Erfassen der Papierdokumente über vollständig integrierte Scan-Software

Compliance/Sicherheit

  • Sicherheit durch Autorisation und Authentifizierung und SSL-Verschlüsselung der Client-Server-Kommunikation sowie Übernahme von Berechtigungsstrukturen aus Fremdsystemen (z.B. LDAP)
  • Rollenbasiertes und fein granulierbares Berechtigungs-System (Register, Ordner, Dokument; temporäre Zugriffe etc.)
  • Audit Trail-Funktion – revisionssichere Dokumentation: Wer hat was, wann an welchen Dokumenten vorgenommen