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Elektronisches Beschaffungsdossier – macht Einkauf leichter

Mit Doxis4 Beschaffung optimieren

Die wirtschaftliche Versorgung mit Waren ist eine wesentliche Herausforderung im Beschaffungsprozess. Ohne professionelles elektronisches Dossier- und Dokumenten-Management kann sich das Informations­handling als grosses Handicap erweisen. Zwar zielen Supply Chain Management (SCM) wie Logistik auf die Gestaltung der Objektflüsse ab, wozu auch die Informationsflüsse zählen, doch fehlt es an der geeigneten Einbindung der dokumentenintensiven Prozesse. Während im Einkauf durch den Einsatz von SCM- und ERP-Systemen die datenzentrierten Einkaufsprozesse optimiert wurden, fehlt es an einer ebenso vollständigen wie prozessdurchgängigen Dokumentation der dokumenten­intensiven Prozesse. Das Doxis4 Beschaffungsdossier schliesst diese Lücke, integriert sich lückenlos in die bestehenden SCM- und ERP-Systeme und sorgt so für eine erhebliche Effizienzoptimierung.

Vollständige Beschaffungsdokumentation jederzeit im Zugriff

Die meisten Beschaffungsprozesse werden durch Dokumente ausgelöst und abgeschlossen. Dokumente werden erstellt, bearbeitet, geprüft und freigegeben. Ein professionelles Dossier- und Dokumenten-Management ist gefragt, das von der Materialanforderung über die Anfrage und den Bestellvorgang bis zur Zahlungsgenehmigung für Lieferantenrechnungen den gesamten Prozess von der Anbahnung bis zum Abschluss einer Geschäftsbeziehung strukturiert dokumentiert sowie transparent und rechtskonform verwaltet.

Das Doxis4 Beschaffungsdossier managt und archiviert format- und medienübergreifend sämtliche Dokumente in einem System – vom Eingang (Input) über die Bearbeitung bis zur Archivierung (Output). Somit erhalten alle am Einkauf beteiligten Mitarbeiter den seit langem ersehnten einheitlichen Zugriff auf alle zu einem Beschaffungsvorgang gehörenden Dokumente, Dossiers und Vorgänge. Mit Doxis4 komplettieren Sie so ihr SCM- und ERP-System um die gesamte schriftliche Dokumentation der unstrukturierten Daten. Die Multimedialität der elektronischen Doxis4 Beschaffungsdossiers ermöglicht es, über Korrespondenz und Angebote hinaus auch Produktvideos, Produktbilder, Links auf Webinhalte der Lieferanten wie z.B. Standorte etc. abzulegen und anzeigen.

Gleicher Informationsstand im Team

Das Doxis4 Beschaffungsdossier schafft Transparenz innerhalb des Entscheidungsprozesses, verwaltet diesen effizient und ermöglicht Einkaufsteams auf einem aktuellen und gleichen Informationsstand zusammenzuarbeiten. Wer welche Dokumente, Register und Dossiers einsehen darf oder nicht, kann auf Objekt-, Register- und Dossierebene detailliert berechtigt werden. Im Gegensatz zum Papierdossier, die physikalisch an einen Ort gebunden ist, kann auf das Doxis4 Beschaffungsdossier standortunabhängig mittels Doxis4 mobileCube oder über die Standard-Offline-Dossier-Funktion zugegriffen werden.

Durch die Möglichkeit der Verknüpfung - Dokumente mit Dokumenten (z.B. Angebot mit Preisliste), Dokumente mit Dossiers (z.B. aktuelle mit früheren Bestellvorgängen), Vorgänge mit Dossiers (z.B. mehrere Bestellvorgänge des gleichen Materials), Dossiers mit Dossiers (z.B. Beschaffungsdossier mit Lieferantendossier) etc. - lassen sich Zusammenhänge transparent dokumentieren. In der Beschaffung, wo Mitarbeiter häufig abteilungs- und standortübergreifend in Teams und Prozessen gleichzeitig mit denselben Informationen arbeiten, ermöglichen Doxis4 eDossiers die gesicherte, zeit- und ortsunabhängige Zusammenarbeit. Dabei ist der Mehrfachzugriff auf ein Informationsobjekt ein grosses Plus.

Vom Beschaffungsdossier zum Lieferantendossier

Ergänzt wird das Beschaffungsdossier durch das Lieferantendossier und bei Bedarf einem Materialdossier, das den gesamten Lebenszyklus der Geschäftsbeziehung mit einem Lieferanten bzw. die Eigenschaften und Qualitäten des Materials dokumentiert. In Abgrenzung zum Beschaffungsdossier bietet das Lieferantendossier eine gezielte Betrachtung eines einzelnen Lieferanten. Dazu zählen u.a. Informationen zur Bonität, aktuelle Preislisten, Zertifizierungen, Materialprüfungen, Mängelanzeigen, Abnahmeprotokolle etc.

Die Doxis4 Lieferantendossier kann automatisch bei Anlage eines Kreditoren-Stammsatzes entstehen, so dass man z.B. aus der Stammsatzanzeige des SCM- und ERP-Systems oder der Bestellanforderung des Materialwirtschaftssystems direkt im Lieferantendossier abspringen kann. Das Doxis4 Lieferantendossier bezieht viele ihrer Informationen aus der Materialwirtschaft heraus, z.B. Bestellungen. Die Ablage im Doxis4 Lieferantendossier erfolgt dabei automatisiert, anhand der aus der Materialwirtschaft übermittelten Indexwerte. Werden Bestellungen ohne Materialwirtschaft getätigt, was im Bereich von Kleinteilen häufig üblich ist, kann das Beschaffungsdossier auch manuell angelegt werden.

Zu Beginn steht die Anfrage

Die Beschaffungsprozesse beginnen zumeist mit schriftlichen Anfragen zu bestimmten Produkten und Dienstleistungen. Die hier anfallenden Informationen werden gesammelt, in Papierordner, Dateiverzeichnissen oder im E-Mail-Postfach getrennt aufbewahrt. Erst dann, wenn es zu einer Bestellung kommt, greift das ERP-System mit einem Bestellvorgang. Bereits in dieser frühen Phase des Beschaffungsprozesses leistet das Doxis4 Beschaffungsdossier wertvolle Unterstützung, auch ohne dass ein Bestellvorgang im ERP-System angelegt ist, besonders dann, wenn mehrere Mitarbeiter – auch unterschiedlicher Abteilungen - an diesem Vorgang beteiligt sind. Sie können direkt aus dem Doxis4 Beschaffungsdossier heraus neue Dokumente erzeugen und Arbeitsvorgänge starten. Dazu bietet Ihnen Doxis4 die Möglichkeit, Dokumentenvorlagen mit vorformulierten Inhalten zu den Beschaffungsvorgängen zu hinterlegen, die automatisiert mit den Lieferantendaten bestückt werden. Diese können Sie dann individuell abändern, sofern das im Kontext des Beschaffungsvorgangs erforderlich ist. Die ausgehende Kommunikation wird dem Beschaffungsdossier automatisch zugefügt. Kommt es im Anschluss daran zu einer Bestellung, lässt sich das Beschaffungsdossier nachträglich mit dem Bestellvorgang im ERP verknüpfen.

Mehr über das elektronische Beschaffungsdossier

Ihr Nutzen

  • Vollständige Dokumentation der dokumentenintensiven Beschaffungsprozesse
  • Alle aktuellen und historischen Informationen im Zugriff
  • Vollständige Integration in SCM-, ERP-, Office- und Mail-Systeme
  • Zugriff unabhängig vom Standort- und der Abteilung – auch mobil
  • Unterschiedliche Sichtweisen (Materialwirtschaft, Finanzen etc.)
Exklusiver +Content für registrierte Nutzer
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Virtuelle Akten in SAP – Doxis4 Folder Cockpit for SAP
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Fähigkeiten & Stärken

  • Integration in bestehende SCM-, ERP-, Office und Mail-Systeme

    Das elektronische Beschaffungsdossier integriert sich in jegliche Supply Chain-Management-, ERP-, Office- und E-Mail-Systeme und erweitert diese um einen vollständigen und stets aktuellen Überblick auf alle relevanten Dokumente im Beschaffungsprozess, inklusive der Kommunikation via E-Mail, Zeichnungen, Produktfotos und -videos. Das Beschaffungsdossier pflegt sich quasi selbst, indem die relevanten Dokumente aus den bestehenden oben genannten Systemen automatisiert übernommen und indexiert werden. Der Aufruf des Doxis4 Beschaffungsdossiers erfolgt komfortabel aus SCM und ERP.

  • Compliance

    Das Einhalten der Compliance wird national wie international für Unternehmen immer wichtiger. Dazu zählen beispielsweise auch der Nachweis und die Einhaltung von Arbeits-, Arbeitsschutz- und Umweltstandards der Lieferanten. Aber auch für Fragen im Streit- oder Schadensfall ist der zu erbringende schriftliche Nachweis unabdingbar. Das Doxis4 Beschaffungsdossier dokumentiert rechtskonform den gesamten „schriftlichen“ Beschaffungsprozesse und zeigt mit der Audit Trail-Funktion auf, wer wann Informationen erhalten, eingesehen, bearbeitet, verändert, bewilligt oder gelöscht hat.

  • Strukturierte Dossiernanlage und individuelle Dossiersichten

    Das Doxis4 Beschaffungsdossier gleicht im Aufbau dem bekannten Papierordner. Ein digitaler Dossierndeckel gibt Ihnen einen Überblick über den Inhalt des Beschaffungsdossiers und weist für Sie wichtige Informationen aus. Ein Fristenmonitor überwacht Termine und zeigt Fälligkeiten frühzeitig an. Analog zum Papierdossier lassen sich die Inhalte des Beschaffungsdossiers in Registern und Unterregistern einheitlich strukturieren, wobei die Struktur einem Dossierplan folgen kann. Darüber hinaus können Sie jederzeit individuelle Sichten auf den Informationsbestand erstellen und in Favoriten speichern. Das kann dazu eingesetzt werden, sich z.B. regelmäßig alle aktuell eingehenden Mängelanzeigen oder Bestellungen der vergangenen 14 Tage automatisiert anzeigen zu lassen.

  • Einfaches Arbeiten mit Dossiers und Dokumenten

    Wer immer aktuell informiert sein möchte, wenn neue Dokumente in das Beschaffungsdossier eingestellt werden, für den ist der Abo-Service auf technischer Basis des Doxis4 Notification Service optimal. Mittels E-Mail werden Sie darüber informiert, wenn dem Dossier neue Dokumente hinzugefügt werden. Um nicht gleich bei allen neu eingestellten Dokumenten informiert zu werden, können Sie z.B. anhand der Dokumentenart, des Zeitraums etc. Eingrenzungen vornehmen. Das Doxis4 Versionsmanagement stellt sicher, dass Sie stets mit den aktuellen Dokumenten arbeiten.

  • Intelligente Workflows

    Mit Hilfe von integrierten Prüfungs- und Freigabeprozessen auf technischer Basis von Doxis4 Workflow können zusätzlich zum elektronischen Beschaffungsdossier, respektive dem Lieferantendossier, Dokumente einfacher erstellt, verteilt, abgestimmt und gepflegt werden. Hierdurch lassen sich heterogene Beschaffungsprozesse standardisieren, (verteilte) Freigabeprozesse transparenter gestalten und schneller abwickeln. Für die Genehmigung von Bestellungen und Bestellanforderungen bietet sich der Ad-hoc- (Adaptive Case Management) und Production Workflow an, je nachdem ob Sie individuell oder voll automatisiert Beschaffungsprozesse steuern möchten. Damit lassen sich Aufgaben automatisch an die jeweils Zuständigen verteilen. Diese antworten im Prozess bequem per E-Mail mit den integrierten Funktionen: Annahme, Ablehnung und Kommentar.

Das eDossier – Mehr als nur digitale Papierordner

Elektronische Dossiers beschleunigen Prozesse und erleichtern die Zusammenarbeit im ganzen Unternehmen. Erfahren Sie, wie elektronische Dossiers in Doxis4 von SER Ihre tägliche Arbeit erleichtern.

 

Beschaffungsdossiers mit Doxis4 im Überblick

Beschaffungsdossiermanagement

  • Verwaltung von allen zu einem Beschaffungsprozess gehörenden Dokumenten, Dossiers und Vorgängen aus unterschiedlichen Quellen in einheitlicher Dossierstruktur
  • Verwaltung unterschiedlichster Formate, inkl. multimedialen Inhalten, z.B. Produktvideos, Produktbilder, Links auf Webinhalte der Lieferanten
  • Integration in bestehende SCM-, ERP-, Office- und Mail-Systeme: Automatisierte Übernahme und Indexierung von relevanten Doumenten und Zugriff bzw. Aufruf des Beschaffungsdossiers direkt aus SCM und ERP
  • Strukturierter Aufbau in Register und Unterregister analog zum Papierdossier
  • Elektronischer Dossierdeckel mit grundlegenden Informa­tionen zum Dossier, Inhaltsübersicht und Fristenmonitor
  • Vielfältige Verknüpfungsmöglichkeiten: Dokumente untereinander, Dokumente mit Dossier, Dossiers mit Dossiers etc., ohne redundante Aufbewahrung
  • Flexibel konfigurierbare, individuelle Dossiersichten (z.B. Bestellungen, Mängelanzeigen etc.)
  • Mobiler Zugriff via Web- und Mobil-Client
  • Offline-Dossier: Mitnahme eines elektronischen Dossiers mittels Check-in/Check-out mit voller Funktionalität: ansehen und bearbeiten (automatische Synchronisation)

Beschaffungsdokumentenmanagement

  • Rechtskonforme Speicherung und sichere Aufbewahrung aller Dokumente und Dossiers im Beschaffungsprozess
  • Integrierte DMS-Funktionalitäten: Dossierablage (manuell oder automatisierte Stapelablage), Suche, Bearbeiten, Versionieren, Historie etc.
  • Vielfältige Annotationsmöglichkeiten, analog zur Bearbeitung von Papierdokumenten: Notizzettel, Stempel, Textmarker, Kommentare uvm.
  • Internationalität durch Mehrsprachigkeit (Unicode-Fähigkeit)
  • Integrierter Viewer für mehr als 300 Formate
  • Abonnement-Funktion zur Information per E-Mail z.B. für neu eingestellte Dokumente, Statusänderungen, Freigaben/Genehmigungen
  • Erfassen der Papierdokumente über vollständig integrierte Scan-Software
  • Audit Trail-Funktion dokumentiert: Wer hat was, wann an welchen Dokumenten vorgenommen

Beschaffungsprozessmanagement

  • Doxis4 Workflow-Anbindung möglich zur Standardisierung heterogener Beschaffungsprozesse sowie transparente und effiziente Freigabeprozesse
  • Unterstützt Ad Hoc-Workflows (Adaptive Case Management) ebenso wie Production Workflows – für individuelle oder automatisierte Beschaffungsprozesse
  • Automatisierte Verteilung von Aufgaben: Elektronischer Postkorb und Gruppenpostkörbe 
  • Workflow-Funktionen in E-Mail integriert: Annahme, Ablehnung und Kommentar

Lieferantendossiermanagement

  • Verwaltung von Lieferanten-Informationen und -dokumenten unterschiedlichster Formate und Quellen in einheitlicher Dossierstruktur
  • Kompakte Übersicht aller grundlegenden Lieferantendaten (Informationscockpit)
  • Automatisierte Übernahme der Lieferantenstammdaten aus ERP-, SCM- und sonstigen Systemen

Sicherheit/Zugriffsschutz

  • Sicherheit durch Autorisation und Authentifizierung und SSL-Verschlüsselung der Client-Server-Kommunikation sowie Übernahme von Berechtigungen aus führenden Systemen
  • Rollenbasiertes und fein granulierbares Berechtigungs-System (Register, Ordner, Dokument; temporäre Zugriffe etc.)