SER Solutions Deutschland GmbH

SER ist Hersteller und größtes unabhängiges deutsches Systemhaus von Lösungen für integriertes Enterprise Content Management (iECM). Damit steht der Name SER heute für mehr als nur elektronische Archivierung, Dokumenten- und Workflow-Management.

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Performantes Records Management für Ihr SAP-System

Neben der Arbeit mit Daten und Dokumenten gewinnen elektronische Akten auch im SAP-Umfeld zunehmend an Bedeutung. Die DOXiS4 SAP Edition unterstützt dabei sowohl das SAP Records Management wie auch das DOXiS4 Records Management.

Integration mit SAP Records Management

Für Elemente, die im DOXiS4 Archiv abgelegt wurden, lassen sich Verknüpfungen in SAP-Akten anlegen. Dadurch kann auch auf Aktenebene aus dem SAP-System heraus im DOXiS4 Archiv recherchiert werden. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, Dokumente auch direkt aus der Aktenansicht in SAP heraus einzuscannen und nachfolgend revisionssicher im DOXiS4 Archiv abzulegen.

Übergreifendes Aktenmanagement mit DOXiS4 Records erweitert die Aktenverwaltung unter SAP zu einem unternehmensweiten Records Management. DOXiS4 Akten können sowohl SAP- wie auch Non-SAP-Elemente aufnehmen und lassen sich innerhalb von SAP verlinken. Die Darstellung erfolgt wahlweise im DOXiS SAP Viewer bzw. im DOXiS4 Client.

Mehr Performance für gehostete SAP-Systeme

Unternehmen, die ein SAP-System im ASP-Betrieb nutzen, können sich über eine deutlich höhere Performance bei der Dokumentenanzeige freuen, wenn sie DOXiS4 Records einsetzen. Records Management von SER bietet SAP-Anwendern nicht nur eine dynamische Aktenverwaltung mit komfortabler Handhabung. Sie haben auch einen deutlich schnelleren Zugriff auf in den Akten enthaltene Dokumente. Die Ursache: Grundsätzlich ist der Zugriff auf im Rechenzentrum gespeicherte Akten und die darin enthaltenen Daten und Dokumente durch die Kapazität der Datenleitungen limitiert. Werden SAP-Daten aus einer Akte aufgerufen, ist das aufgrund der relativ kleinen Datenmenge kein Problem. Sollen jedoch gescannte Dokumente, z.B. größere TIF-Dokumente, aus einer Akte über die Datenleitung aufgerufen und auf dem SAP-Client im Unternehmen angezeigt werden, kann es längere Zeit dauern, bis das Image sichtbar ist. Beim Records Management mit SER werden die Dokumente im Content Repository im Unternehmen archiviert. Die SAP-Akten im Rechenzentrum enthalten lediglich einen Link auf die Dokumente. Wird ein solches aufgerufen, ist es in wenigen Sekunden auf der SAP GUI oder im DOXiS4 SAP Viewer sichtbar, da es nicht über die Datenleitung transportiert werden muss.

Leistungsmerkmale des DOXiS4 Records Managements

  • Neben der typischen Akte bietet das DOXiS4 Records Management dynamische/virtuelle Akten, die sich über Suchanfragen bilden und wie normale Akten benutzt werden.

  • Mit der Technik der Suchordner (inhaltsgesteuerte Register) steht eine komfortable Methode zur Verfügung, innerhalb einer Akte vollständig automatisiert genau die Elemente in einem Register aufzunehmen, auf die eine zuvor definierte Abfragebedingung zutrifft.

    Beispiel: Automatische Hinzunahme von Dokumenten zu einer Akte, die im Posteingang zu dem jeweiligen Kunden, Lieferanten etc. verzeichnet wurden. Beim nächsten Öffnen der Akte durch den Sachbearbeiter stehen diese Dokumente direkt in dem entsprechenden Suchordner zur Verfügung.

  • DOXiS4 Records Management erlaubt die Verlinkung mit beliebigen SAP-Business-Objekten. Direkt aus dem DOXiS4 Records Management heraus lassen sich ferner SAP-Transaktionen aufrufen.

  • Im Zusammenspiel mit DOXiS4 Workflow bietet DOXiS4 Records Management umfassende Möglichkeiten zur Einrichtung eines Retention Managements – Terminierungen, Wiedervorlagen, Aufbewahrungsfristen usw.
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