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Wiki + ECM

Zusammen geht mehr

Zu fast jeder Frage –zu operativen wie strategischen Themen und Inhalten – findet sich in einem Unternehmen jemand, der die passende Antwort weiß. Was wurde in der ersten Projektsitzung besprochen? Wer sind unsere wichtigsten Mitbewerber? Wofür steht eine bestimmte Abkürzung? Nach welchen Standards werden Projekte durchgeführt? Im Geschäftsalltag stellen sich solche und ähnliche Fragen täglich. Wikis erleichtern hier die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch im Unternehmen.

Vielfältige Informationsquellen erschweren Wissensmanagement

Was bei der Arbeit mit Wikis jedoch oft auf der Strecke bleibt, ist die Verbindung zu anderen Informationsquellen wie Office-Dokumenten, E-Mails etc. Neue Dateiversionen sind über das Wiki nicht zugänglich oder müssen manuell gepflegt werden. Wer nicht genau weiß, ob eine Information im Wiki oder einer anderen Informationsquelle zu finden ist, muss ohne ECM-Hilfe mehrere Suchvorgänge durchführen.

Die Kombination von ECM- und Wiki-Technologie schafft einen einheitlichen Informationszugang im Unternehmen. Von der Sammlung spezifischer Fachausdrücke, Abkürzungen und Definitionen in einer Art Glossar/Lexikon über Antworten auf „Häufig gestellte Fragen" (FAQs) bis hin zur übersichtlichen Dokumentation von Projekten, Systemen und Programmen – die Einsatzmöglichkeiten sind vielfältig.

Integrierte Wissensplattform aus Wiki und ECM-System

Doxis4 cubeWiki schafft eine gemeinschaftlich bearbeitbare Wissensmanagement-Plattform innerhalb der Doxis4 iECM-Suite. Es kombiniert typische Wiki-Funktionen mit typischen Enterprise Content Management-Funktionen.

Wiki-Integration der Doxis4 iECM-Suite

Im Gegensatz zu anderen Wiki-Engines bietet Doxis4 cubeWiki zusätzlich den Zugriff auf Wiki-Seiten und -inhalte über eine standardisierte Weboberfläche. Da alle Wiki-Inhalte automatisch im Doxis4 Content Repository archiviert werden – inklusive Versionierung – lassen sie sich mittels Doxis4 webCube über Metadaten und Volltext wiederfinden. Die erforderlichen Metadaten hierzu können dabei direkt aus den Kopfzeilen der Wiki-Seiten ausgelesen werden.

Die Verknüpfung von ECM und Wiki funktioniert auch in die andere Richtung: Mithilfe sogenannter Portlets können viele Funktionen von Doxis4 webCube direkt in Wiki-Seiten eingebunden werden. Das können einzelne Dokumente sein, die über den HTML5-Viewer direkt im Browser angezeigt werden – ohne dass eine externe Applikation benötigt wird. Es können Trefferlisten sein, die Dokumente und Akten aus Doxis4 anzeigen oder sogar die Such- und Ablagedialoge aus dem webCube, die direkt im Wiki genutzt werden können. Außerdem kann eine Schnellsuchleiste im Doxis4 cubeWiki genutzt werden.

In der neuen Version des Doxis4 cubeWiki sorgen die neue Wiki-Navigationsleiste und Wiki-Infoboxen auch bei komplexeren Themen für übersichtliche Seiten mit hierarchischer Struktur.

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27.10.2014   Calender ECM-Lösungen  |  DMS, ECM

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