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E-Mails

Zuordnung zum Geschäftsvorgang

Jeden Tag treffen in Unternehmen unzählige E-Mails ein und hinter jeder Nachricht verbergen sich komplexe, dringende oder auch bereits anderweitig bearbeitete Geschäftsvorfälle. Nur wenn der Gesamtkontext ersichtlich ist, können Mitarbeiter zügig und zuverlässig auf Angebotsanfragen, Kundenbestellungen, Rückfragen oder Reklamationen reagieren.

Die Zuordnung zum jeweils relevanten Geschäftsvorfall ist jedoch alles andere als trivial. Wertvolle Arbeitszeit geht durch manuelle Systemwechsel und Recherchen verloren. Das Doxis4-Modul „Intelligent Context Control“ (ICC) kann die bisher isoliert von den Unternehmensprozessen genutzten E-Mails klassifizieren und in den geschäftlichen Kontext einbinden.

Ohne Eingreifen des Anwenders analysiert die Software die eingehenden Mails in einem mehrstufigen Prozess und lernt dabei selbstständig. Gibt es zum Absender der E-Mail einen passenden Lieferanten oder Kunden im System? Sind Bestell- oder Auftragsnummern in der E-Mail enthalten? Lässt sich die E-Mail anhand von Formulierungen als Auftrag, Reklamation, Bestellung oder anderen Geschäftsvorfall klassifizieren? Je präziser eine E-Mail einem Kunden, einem Projekt, einem offenen Geschäftsvorfall usw. zugeordnet werden kann, desto genauer und effizienter kann die weitere Bearbeitung erfolgen.

Für den Anwender macht allein eine kleine Erweiterung in der Symbolleiste der integrierten E-Mail-Programme Microsoft Outlook oder Lotus Notes von IBM den großen Unterschied. In einem zusätzlichen Feld wird der ermittelte Kontext angezeigt, z.B. der Name des Geschäftspartners. Ein einfacher Klick genügt und der Vorgang wird direkt in Doxis4 oder einer anderen Fachanwendung wie SAP geöffnet und kann wie gewohnt bearbeitet werden.

Ebenfalls nur einen Klick entfernt ist die dauerhafte, revisionssichere Ablage der E-Mail im automatisch zugeordneten Kontext. In Verbindung mit elektronischen Akten steht die E-Mail künftig verknüpft mit dem Geschäftsprozess unternehmensweit in Doxis4 oder einer angebundenen Fachanwendung zur Verfügung. Vorbei sind damit die Zeiten, in denen E-Mails im Silo der Applikation verschwanden und für eine produktive Nutzung entlang vorhandener Prozessketten nicht zur Verfügung standen.

Ein ausführlicher Beitrag über kontextabhängige E-Mail-Verarbeitung, mit Schwerpunkt SAP, erscheint am 4. März in der Fachzeitschrift S@PPORT, Ausgabe 3/2014

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20.02.2014   Calender ECM-Lösungen  |  E-Mails & Post

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