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Top Thema: Ad-hoc-Prozesse

Wenn Excel-Listen kollabieren

Ein neues Projekt steht an, das Ziel liegt noch in weiter Ferne: Wie kann es am besten erreicht werden? Welche Schritte sind nötig? Was hat Priorität? Und welcher Kollege bringt sich wie ein? Viele Mitarbeiter greifen hierbei auf klassische in Excel & Co. orga­nisierte To-do-Listen zurück, um Projekte in Etappenziele zu gliedern und konkrete Aufgaben festzulegen. Wie lange bleibt eine solche Methode jedoch handhabbar? Wird die Liste umfangreich und enthält viele voneinander abhängige Unteraufgaben mit ver­schiedenen Zuständigkeiten, geht die Übersicht schnell verloren.

Wenn Excel-Listen kollabieren

Eine Excel-To-do-Liste hilft dem Organisator, nicht den am Projekt beteiligten Kollegen. Sie haben keinen Zugriff auf die Liste und können beispielsweise nicht den Status der Vorgänge oder Aufgaben verändern. Für den Organisator wird sie schnell zur Last, weil er telefonisch oder per Mail den Stand erfragen muss, um die Liste aktuell zu halten. Schnell kollabieren Excel-To-do-Listen. Der Organisator gibt schließlich auf!

Von der Planung zur konkreten Arbeit

Alte Gewohnheiten abzulegen, fällt nicht immer leicht. Besteht für ein Projekt schon eine To-do-Liste, kann sie aus Excel in Doxis4 in ein Ad-hoc-Prozessmodell übernommen und dort ergänzt werden. Die entscheidende Hauptfrage ist dabei immer: Wer macht was bis wann? Fachabteilungen können so direkt und ohne lange Prozessmodellierung mit der Arbeit beginnen. Die zuständigen Mitarbeiter bekommen einfach die festgelegten Aufgaben und Unteraufgaben zugewiesen und werden automatisiert an Fristen erinnert – eine wertvolle Unterstützung, die einfache To-do-Listen nicht leisten können.

Projektfortschritt und Ergebnisse im Blick

Im Unterschied zur klassischen Excel-To-do-Liste ist mit Doxis4 immer klar, wer gerade welche Aufgabe bearbeitet und was schon erledigt ist – ohne manuelles Listen-Aktualisieren. Aufgaben werden je nach Status als „in Bearbeitung“ oder „Erledigt“ markiert und mit der Information versehen, wer für sie gerade zuständig ist. Kollegen oder Vorgesetzte können so immer den Projektfortschritt einsehen. Der gesamte Ablauf wird zudem in einem Prozessmodell nachvollziehbar visualisiert.

Von der Aufgabe ins Dokument

Ein weiteres Problem von Listen in separaten Dateien besteht darin, dass sie nur die zu erledigenden Aufgaben, den Bearbeiter und die Fristen enthalten. Dokumente, die mit den Aufgaben zusammenhängen, müssen erst in unübersichtlichen Fileverzeichnissen gesucht werden. Die Mitarbeiter springen zwischen Dokument, Explorer und To-Do-Liste hin und her. Wenn Dokumente geändert oder Entscheidungen getroffen werden, muss dies in der entsprechenden Liste immer wieder neu vermerkt werden. In Doxis4 sind dagegen Dokumente, Akten und Aufgaben im Kontext miteinander verknüpft. So hat der zuständige Mitarbeiter schnell alle Materialien zur Verfügung und kann zugleich den Versionsstatus der Dokumente sowie Anmerkungen zu ihnen einsehen.

Wenn sich die Pläne ändern

Projektabläufe müssen immer wieder überprüft und an veränderte Rahmenbedingungen angepasst werden: Neue Aufgaben ergeben sich, Zuständigkeiten haben sich geändert, die Reihenfolge der einzelnen Schritte muss wegen verschobener Fristen angepasst werden. Auch hier bewährt sich Doxis4. Bei Veränderungen können Prozesse mit Doxis4 jederzeit flexibel überarbeitet und somit optimiert werden: von der Erstellung beliebig vieler Unteraufgaben über das Hinzuziehen zusätzlicher Mitarbeiter bis hin zu veränderten Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben. Mit Doxis4 werden aus umständlichen und undurchsichtigen To-do-Listen praktikable Vorgänge.

Weitere Möglichkeiten und Tipps für die die Umsetzung Ihrer Ad-hoc-Prozesse zeigen wir Ihnen gerne in einer Live-Demo.

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07.11.2016   Calender Top Thema  |  ECM, BPM & Workflow

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