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Standpunkt: Informationstransfer in Unternehmen

Warum Systeme ins Wanken geraten

„Wissen ist Macht.“ Dieser auf den englischen Philosophen Francis Bacon zurückgeführte Aphorismus steht für die Handlungsfähigkeit, die Menschen durch den Zugang zu Wissen erhalten. Wem dieser Zugang vorenthalten bleibt, der gerät schnell in eine benachteiligte Position. Und schon ein schwaches Glied in der Kette kann das gesamte System zum Wanken bringen. Letztendlich bewirkt der Informationsmangel die „Ohnmacht“ von ganzen Unternehmen. In einem zunehmend digitalen Wettbewerb, bei dem Zeit und Geschwindigkeit entscheiden, können Sie sich das nicht mehr leisten. Denn die schnelle Reaktionszeit ist ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.

Im Reich der Informationsinseln

Wie kommt es dazu, dass trotz umfangreicher Informationen Geschäftsprozesse ins Stocken geraten? Die Informationen und das Wissen um Ihre Zusammenhänge sind noch viel zu oft an Personen gebunden. Mitarbeiter horten Papierdokumente in ihrem Aktenschrank. Sie legen lokale Fileverzeichnisse an, in deren Struktur nur sie selbst sich zurecht finden. Sie sammeln wichtige Informationen und Dokumente in ihren persönlichen Postfächern. Das Wissen um die Zusammenhänge zwischen allen Unterlagen ist über verschiedenste Mitarbeiter und Medien verteilt. Vielleicht wird es nicht einmal dokumentiert, sondern existiert allein in den Köpfen. So entstehen im Unternehmen durch jeden Mitarbeiter viele verstreute Informationsinseln, die isoliert und kontextlos schwer für andere nutzbar sind. Fällt dann jemand aus, können Kollegen die Aufgaben nicht übernehmen. Sie finden Informationen nur nach langwieriger Suche oder überhaupt nicht. Wenn sie doch Zugang zu den richtigen Dokumenten bekommen, mangelt es ihnen an wichtigem Hintergrundwissen über die Kontexte.

Teilen will gelernt sein

Neben der reinen Informationsmasse zählen deren Aktualität und die schnelle Verfügbarkeit. Mitarbeiter sind durchaus dazu bereit, ihre Informationen mit anderen Kollegen zu teilen. Dazu bedienen sie sich meist E-Mails oder Cloud-Lösungen. Diese technischen Helfer haben jedoch Nachteile. Schnell fallen Personen aus dem Verteiler und verpassen so Neuigkeiten. Nur weil E-Mails gesendet oder Dateien aus der Cloud heruntergeladen sind, bedeutete das nicht automatisch, dass die enthaltenen Dokumente auch gelesen wurden. Wer wirklich welche Informationen erhält, bleibt kaum nachvollziehbar.

Stattdessen ist ein zentraler Speicherort nötig, auf den alle Mitarbeiter Zugriff haben und der niemanden ungewollt von Informationen ausschließt. Es bedarf einheitlicher Ablagestrukturen, die Zusammenhänge transparent machen und einen schnellen Überblick erlauben. Eindeutig nachvollziehbare Versionierungen lassen schließlich keine Zweifel über die Aktualität eines Dokumentes zu. Stehen Mitarbeitern diese Möglichkeiten zur Verfügung, wird das Teilen von Informationen nicht nur selbstverständlich – es funktioniert auch in der Praxis.

Informationstransfer macht leistungsfähig

Unternehmen müssen dafür sorgen, dass Ihre Mitarbeiter direkten Zugriff auf relevante sowie aktuelle Informationen haben und sie untereinander austauschen können. Anderenfalls entstehen provisorische Lösungen, die auf Dauer zu Lücken im Informationstransfer und zu isolierten Informationssystemen führen. Die produktive Zusammenarbeit wird damit eingeschränkt und die Geschäftsprozesse eines Unternehmens funktionieren nur noch schleppend. Wissen und Informationen zu teilen, ist längst kein kulturelles Problem mehr. Es scheitert in der Praxis an nicht geeigneten oder gar fehlenden Software-Lösungen! Wie ist der Stand der Dinge in Ihrem Unternehmen? Stellen Sie diese Frage offen und kritisch. Damit ist der erste Schritt getan.

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12.09.2016   Calender Standpunkt  |  DMS, eAkten, ECM, BPM & Workflow

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