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1, 2 oder 3?

Vom PDF zum ZUGFeRD

Die elektronische Archivierung hat spezielle Anforderungen an das PDF-Format, die sich in eigenen ISO-Normen für PDF/A widerspiegeln. Das Format PDF/A ist damit ein wichtiger internationaler Standard für die Langzeitarchivierung und neben TIFF das meistverwendete Ausgabeformat des Doxis4 Rendition Servers. Dieser konvertiert Dokumente aus verschiedensten Bild-, Office-, Mail-, Text-, Archiv-, HTML- und XML-Formaten oder nicht konforme PDF in Langzeitformate für eine revisionssichere Archivierung.

Bei der Konvertierung durch den Doxis4 Rendition Server werden alle Funktionen von PDF, die für die Langzeitarchivierung ungeeignet sind, ausgeschlossen. Dies sind z.B. Java-Skripte, Audio- und Video-Inhalte oder Verschlüsselung. PDF/A-Dokumente dürfen darüber hinaus keine Abhängigkeiten zu externen Ressourcen (z.B. Schriftarten des Betriebssystems) aufweisen.

PDF/A – 1, 2 oder die vielbeladene 3?

Sowohl für die 2005 erstmals veröffentlichte Version PDF/A-1 als auch für die Weiterentwicklung PDF/A-2 aus dem Jahr 2011 gibt es verschiedene Konformitätsebenen, z.B. PDF/A-2u, das alle Anforderungen der Norm vollständig erfüllt und zusätzlich den gesamten Text in Unicode-Kodierung abbildet. Die technischen Details, z.B. bezüglich digitaler Signaturen oder transparenter Ebenen, sind hauptsächlich für Administratoren wichtig und können mit dem Doxis4 Rendition Server vollständig abgedeckt werden.

Vorsicht sollte man dagegen bei PDF/A-3 walten lassen: Bei PDF/A-3 handelt es sich um eine Erweiterung des PDF/A-Standards, bei dem beliebige, auch nicht PDF/A-konforme Dateien mit in das PDF/A-3 Dokument eingebettet werden dürfen.

So kann beispielsweise bei ZUGFeRD eine maschinenlesbare XML-Datei mit den Rechnungsinhalten im PDF verschickt werden. Elektronische Rechnungen lassen sich somit effizient und kostengünstig verarbeiten. Ein ZUGFeRD-Connector für die Rechnungseingangsverarbeitung in Doxis4 ist bereits verfügbar.

Für den Austausch von Dokumenten mit Geschäftspartnern lässt sich PDF/A-3 gut und sinnvoll einsetzen. Darüber hinaus können jedoch auch schädliche Inhalte in das vermeintlich sichere PDF/A eingeschleust werden. PDF/A-3 Dateien aus unbekannten Quellen sind – wie alle Dateien mit unklarer Herkunft – grundsätzlich vorsichtig zu behandeln.

Für den Doxis4 Rendition Server spielt PDF/A-3 bei der Konvertierung für die Langzeitarchivierung keine Rolle. Als Archivformat bleiben PDF/A-2 bzw. PDF/A-1 die maßgeblichen internationalen Standards. Unabhängig davon können in Doxis4 seit jeher Langzeitformat und Originaldokument zusammengehalten werden, ohne dabei die Inhalte in einer Datei zu vermischen. 

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13.05.2014   Calender ECM-Lösungen  |  Archiv, Rechnungen

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