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Standpunkt: Content Repository

Vielseitiges Talent

Es gibt kaum noch mittelständische und große Unternehmen, die kein elektronisches Archiv im Einsatz haben. Vor allem im Rechnungs- und Personalwesen finden sie weitläufig Anwendung. Die meisten davon sind abteilungszentriert und dienen der gesetzlich vorgeschriebenen Langzeitspeicherung. Doch ist das schon alles, was ein Archiv leisten kann? Nein! Zugegeben, gebuchte und bezahlte Kreditoren- und Kostenrechnungen werden nur selten wieder genutzt. In den meisten anderen Unternehmensbereichen sieht das schon anders aus! Hier gelten Informationen als Produktionsfaktor und werden somit produktiv genutzt. Hier haben Informationen einen Wert! Und der Wert einer Information wird durch den Nutzen für den entsprechenden Mitarbeiter und Geschäftsprozess definiert.

Revisionssicherheit ist längst eine von vielen wichtigen Funktionen der elektronischen Ablage, aber nicht die einzige! Sie müssen sich vom starren Archivbegriff im Sinne der Revisionssicherheit gedanklich lösen. Moderne Archive sind universelle und multimediale Content Repositories. Sie dienen als Informationsspeicher für jegliche Informationen, unabhängig von Format und Quelle. Sie lösen die über das gesamte Unternehmen verteilten Informationsinseln und chaotischen Dateiverzeichnisse ab. Sie erhalten als Ergebnis eine unternehmensweit einheitliche und strukturierte Informationsbasis integriert in Ihre Geschäftsprozesse.

Es bedarf keiner Propheten, um vorherzusagen, dass sich das rasante Informationswachstum weiter fortsetzen wird. Ein geordnetes und strukturiertes Informationsmanagement ist also unabdingbar. In dem Maß, wie Unternehmen Informationen produktiv zur Wertschöpfung nutzen, ist die Verfügbarkeit der digitalen Informationen ein strategischer Wettbewerbsvorteil. Auch als Service gegenüber ihren Kunden. Integriert in Online-Kundenportalanwendungen lassen sich so nicht nur Kundendaten, sondern vor allem auch wichtige Dokumente für Kunden als Service bereitstellen. Die elektronische Archivierung, oder wie wir sagen: das „Content Repository“, hat vielfältige Talente. Auch Ihre Kunden werden sie schätzen!

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28.10.2014   Calender Standpunkt  |  Archiv, ECM

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