www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl

Standpunkt: E-Mail-Collaboration

Urlaubszeit – E-Mail-Leid

Auch noch über 30 Jahre nach ihrer Erfindung punktet die E-Mail irgendwie als geschäftliches und privates Universalwerkzeug. E-Mails sind einfach, schnell und kostengünstig verschickt und problemlos von jedem zu empfangen, ohne von einzelnen Dienstanbietern abhängig zu sein.

Siegeszug mit Kollateralschäden

Von einem einfachen Nachrichtenformat in wissenschaftlichen Computernetzwerken hat die E-Mail einen beachtenswerten Siegeszug hingelegt – bis in Bereiche, wo sie gar nicht hingehört.

Die bequeme Handhabung und der simple Aufbau geben mir als Sender alle Freiheiten, E-Mails einzusetzen. Ein wichtiger Erfolgsfaktor beim Siegeszug der E-Mail und gleichzeitig Wurzel vielen Übels. E-Mails an die ganze Abteilung und 15 weitere Personen in Cc sind schnell verschickt und immer noch weit verbreitet.

Das ist selten Bösartigkeit, sondern ein echtes Dilemma: Wenn alles über E-Mails läuft, muss ich mich als Sender entscheiden, für wen die Information relevant ist – jetzt oder vielleicht irgendwann später. Im Zweifel greifen viele Mitarbeiter lieber zur Massenmail. Sicher ist sicher.

Als To-Do-Verteiler, Dokumentablage oder Projektraum ist die E-Mail viel weiter verbreitet als jedes andere Collaboration-Tool, aber eigentlich für eine effiziente, gesicherte Zusammenarbeit nicht ausreichend!

Wer sendet hat die Macht, aber wer hat den Überblick?

Wir sehen zwar, ob jemand seine Mails öffnet, wir wissen aber nicht, ob er sie wirklich gelesen und bearbeitet hat. Fällt jemand zufällig aus dem Verteiler heraus, bekommt er von der Kommunikation nichts mehr mit. Andere wichtige Empfänger wurden einfach vergessen, in den Verteiler aufzunehmen. Das alles passiert Ihnen mit einer modernen Kollaborations- und BPM-Software wie Doxis4 nicht.

Wer sich durch die exzessive Zweckentfremdung von E-Mails als Collaboration-Tool schon als Sklave seines Posteingangs gefühlt hat, wünscht sich längst Alternativen. Besonders schlimm ist es vor und nach dem Urlaub – wenn Vertretungsregeln und Weiterleitungen organisiert werden müssen und hinterher hunderte ungelesene E-Mails warten.

Mündige Selbstbestimmung für das E-Mail-Postfach

Eine Befreiung aus dieser „Sklaverei“ – die Emanzipation von der E-Mail – funktioniert nur, wenn wir E-Mails bewusst einsetzen, nicht als Universalwerkzeug, weil es so schön bequem oder nichts anderes verfügbar ist.

Das ist es, worum sich Emanzipation dreht: mündige Selbstbestimmung und die Befreiung von Einschränkungen und äußeren Zwängen. Der Einsatz lohnt sich! Ohne erhobenen Zeigefinger, sondern mithilfe von Alternativen zur E-Mail, die wie Doxis4 genauso einfach sind – aber kein Chaos hinterlassen. Spätestens nach dem nächsten Urlaub werden Sie den Unterschied spüren!

In diesem Sinne wünschen wir Ihnen weiterhin einen entspannten, selbstbestimmten Sommer. Genießen Sie die Vorfreude auf den nächsten Urlaub – ohne an überquellende E-Mail-Postfächer und unerledigte Aufgaben zu denken.

« Zurück
30.07.2015   Calender Standpunkt  |  E-Mails & Post, ECM

BESSER informiert

Jetzt anmelden für News per E-Mail

Anmelden »