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Top Thema: Mobiles Arbeiten

Unterwegs mit digitaler Aktentasche

Wer seinen Schreibtisch verlässt, braucht nur dann keinen Zugriff mehr auf Dokumente, Akten und Workflows, wenn er Feierabend oder Urlaub macht. Auf Geschäftsreise können Warte- und Transferzeiten gut zum Arbeiten genutzt werden. Für Sitzungen oder beim Kundentermin müssen ebenfalls wichtige Informationen verfügbar sein. Mobiles Arbeiten ist viel mehr als unterwegs E-Mails zu beantworten.  

Mobiles Arbeiten hat viele Gesichter

Je nach Branche und Aufgaben haben sich unterschiedliche Ausprägungen von mobiler Arbeit und ortsunabhängigem Informationszugriff entwickelt. Im ECMeffect war bereits über verschiedene Best Practice-Lösungen mit Doxis4 zu lesen. Für die Sitzungen der Kassenärztlichen Vereinigung Niedersachsen (KVN) erhalten die Teilnehmer ihre Sitzungsunterlagen per App aufs Tablet. Bei EDEKA Nord haben die Mitarbeiter für die Objektverwaltung bei Vor-Ort-Terminen im Markt jederzeit mobilen Zugriff auf die Objektakten.

Ein weiteres Beispiel haben Sie gerade direkt vor sich: Dieses Top Thema wurde mit Unterstützung von Doxis4 am Schreibtisch geplant, im Zug weiter recherchiert und bearbeitet und schließlich im Homeoffice fertiggestellt und zur Freigabe weitergegeben. Alle benötigten Dokumente waren mit Doxis4 jederzeit „an Bord“. Die Freigabe kann anschließend per Smartphone erfolgen oder vom Schreibtisch aus – wo der Chef eben gerade Zeit hat. Die Kollegen haben den aktuellen Status ebenfalls jederzeit und überall verfügbar und können damit weiter arbeiten.

Ohne mobile ECM-Unterstützung kommen Geschäftsprozesse häufig ins Stocken, weil Mitarbeiter außer Haus auf Geschäftsreise sind. Es wäre ein Leichtes, sie über sogenannte Mobilclients einzubinden. Sie könnten so von „überall auf der Welt“ Anträge, Rechnungen etc. freigeben und auf wichtige Geschäftsunterlagen zugreifen. 

Immer unterwegs und doch im Repository zuhause

Die Grundlage für ortsunabhängiges Arbeiten mit Dokumenten bildet eine leistungsstarke ECM-Infrastruktur mit einem zentralen Content Repository und flexiblen mobilen Zugriffsmöglichkeiten. So arbeiten alle Mitarbeiter auf dem gleichen, aktuellen Informationsstand und können je nach Arbeitssituation PC, Notebook, Tablet oder Smartphone nutzen.

Eine zentrale und systematische Ablage aller Unterlagen ist dafür unabdingbare Voraussetzung. Dokumente über das E-Mail-Postfach oder über einen Webspeicher auszutauschen ist zwar mobil, aber effizient ist es nicht. Spätestens seit der NSA-Affäre sollte sich außerdem jeder Gedanken darüber machen, wo er vertrauliche Informationen ablegt. Im zentralen Doxis4 Content Repository sind die Dokumente schon bisher gut aufgehoben und dort sollten sie auch bleiben – egal wo mit ihnen gearbeitet wird.

Die Doxis4 Clients für den Zugriff über Windows, Webbrowser und mobile Geräte können dazu beliebig kombiniert werden. Sollte einmal kein Internetzugang verfügbar sein, steht eine Offline-Funktionalität zur Verfügung.

Wer keine Lust hat, Akten zu schleppen, für den ist der mobile Doxis4 Client genau richtig. Sie können mit ihm auf jegliche Dokumente und Akten im Unternehmen zugreifen, für die Sie die Berechtigungen besitzen. Selbst wenn Ihr mobiles Gerät verloren gehen sollte, sind ihre Daten sicher, weil sie in Doxis4 und nicht auf dem Gerät gespeichert sind.

Für mobile Prozessentscheidungen bietet Doxis4 einen speziellen Mobile Workflow Access, mit dem Freigaben auch ohne installierte App von beliebigen Mobilgeräten erteilt werden können.

So ist Ihre digitale Aktentasche immer dabei, wenn Sie den Schreibtisch verlassen und trotzdem wie gewohnt weiterarbeiten möchten. Für alle anderen Anlässe wünschen wir einen erholsamen Feierabend und schönen Urlaub.

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19.03.2014   Calender Top Thema  |  DMS, eAkten

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