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Verträge

Transparenz & Übersicht

Unbeachtete Vertragsverhältnisse können sich zu einem kostenintensiven Risiko auswachsen. Schnell steht dann eine Dienstleistung ein weiteres Jahr kostenpflichtig zur Verfügung, obwohl sie nicht mehr benötigt wird, z.B. durch den Mietvertrag einer nicht mehr genutzten Immobilie. Wo die Übersicht über laufende Verträge verloren gegangen ist, entstehen nicht beherrschbare unternehmerische Risiken.

Ordnung statt Durcheinander

Das Doxis4 Vertragsmanagement schützt vor solch unliebsamen Überraschungen und bringt Ordnung, Struktur und Transparenz in den schnell ausufernden Vertrags­dschungel. Es dient dem revisionssicheren Archi­vieren, Recherchieren und Überwachen von Vertragsunterlagen. Als zentrales Vertragsmanagement stellt es auf Knopfdruck alle Vertragsinformationen transparent dar. Durch die medienübergreifende Verwaltung bewahrt es ganzheitlich alle Vertragsobjekte in einer Akte (Office-Dokumente, E-Mails, gescannte Papierdokumente, Videos etc.). Es wird der gesamte Lebenszyklus eines Vertrages, vom Erstellen über das Nachverhandeln bis hin zur Kündigung dokumentiert. So herrscht zu jedem Zeitpunkt Klarheit über die Details aller abgeschlossenen Verträge. Automatisierte Wiedervorlagen und Überwachungen durch den Fristenmonitor sorgen dafür, dass das Versäumen von Stichtagen der Vergangenheit angehört.

Zugriffssicherheit und Reports

Ein ausgeklügeltes Berechtigungskonzept sorgt dafür, dass unkontrollierte und unautorisierte Zugriffe auf Verträge nicht möglich sind. Die flexiblen, frei definierbaren Auswertungs­funktionen bilden die Basis für betriebswirtschaftliche, rechtliche und statistische Reports (z.B. die Darlegung von Haftungsverhältnissen).

Eine Lösung für alle Verträge

Alle im Unternehmen anfallenden Verträge und Verein­barungen, z.B. Kreditverträge, Rahmenvereinbarungen, Kunden- und Lieferantenvereinbarungen, Miet-, Pacht- und Leasingverträge, Gesellschaftsvereinbarungen, Konzern­vereinbarungen, Versicherungen, Arbeitsverträge, Lizenzen für Soft- und Hardware können verwaltet werden. Unabhängig vom Wesen eines Vertrages schafft das Doxis4 Vertrags­management hierfür ideale Möglichkeiten. Dazu gehört das revisionssichere Speichern in Formaten wie z.B. TIFF, PDF oder PDF/A. Dank des Einsatzes von Metadaten, die automatisiert aus kaufmännischen Systemen übernommen werden können, lassen sich Verträge und Dokumente über Vertragsstamm­daten, wie z.B. den Vertragspartner, die Vertragsart o.ä. gezielt und schnell recherchieren.

Integration in MS Office

Durch die Microsoft-Integration lassen sich Vertragsdokumente komfortabel direkt aus MS Office heraus im Doxis4 Vertrags­management ablegen. Das bedeutet, dass der Anwender die anfallenden Vertragsdokumente managen kann, ohne seine gewohnte Arbeitsumgebung verlassen zu müssen. Genau wie bei anderen Doxis4 eAkten ist auch hier der standort- und abteilungsübergreifende Zugriff auf Dokumente jederzeit möglich.

Einrichtungsfrei dank Solution Package

Das Doxis4 Vertragsmanagement gibt es als Solution Package. Die Lösung bündelt das Know-how  aus zahlreichen Vertrags­management-Projekten. Technologisch basiert das Solution Package auf der Enterprise Content Management-Suite Doxis4. Der Anwender kann sich auf dieses Know-how verlassen und die Software ohne Customizing einsetzen.

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19.06.2013   Calender ECM-Lösungen  |  DMS, Microsoft

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