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Projektraum

Synonym für Teamwork

Die grundlegendste Herausforderung in Projekten liegt zumeist in einem fehlenden gemeinsamen Informationspool und im unzureichenden Informationsaustausch zwischen Arbeitsbereichen. Damit räumt Doxis4 Projektraum auf. 

Die Einsatzmöglichkeiten für den Doxis4 Projektraum sind vielfältig. Überall dort, wo Doxis4 eAkten im Einsatz sind und mit externen Beteiligten zusammengearbeitet wird, bringt das Modul wichtigen Nutzen. Einsatzfelder für den Projektraum sind grundsätzlich alle Aktenanwendungen, in denen externe Anwender eingebunden werden sollen.

Technologisch basiert der Doxis4 Projektraum auf der eAkten-Lösung der Enterprise Content Management-Technologie Doxis4 von SER, mit der sich unternehmensweites, revisionssicheres Dokumentenmanagement (DMS) sowie jegliche elektronische Akten realisieren lassen.

Glänzend in komplexen Infrastrukturprojekten

Vor allem in der Planung und Realisierung von Infrastrukturprojekten bringt der Doxis4 Projektraum großen Nutzen. Hier ein praktisches Beispiel: Fast 13.000 Kilometer Autobahnstrecke durchziehen Deutschland. Das viertgrößte Autobahnnetz muss in Stand gehalten werden, viel befahrene Strecken werden ausgebaut, neue Abschnitte erstellt. Bevor ein neues Stück Autobahn allerdings befahren werden kann, stehen langjährige, hochkomplexe Projekte mit vielen Beteiligten. Wer solche Projekte managt, muss Grunderwerber, Bauingenieure, Bauunternehmen und viele weitere Dienstleister koordinieren und kontrollieren. Ein entscheidender Faktor ist dabei, dass alle Projektbeteiligten – auch Externe – die richtigen Informationen zur richtigen Zeit erhalten.

Im Rahmen umfangreicher Verkehrsinfrastruktur-Projekte wandern oft hunderte bis tausende, teils riesige Dateien zwischen den Partnern hin und her: Vermessungspläne, Straßenkarten, Bauzeichnungen, Verträge oder allgemeine Korrespondenz. Oft jagt eine Version die nächste. Der Versand per E-Mail – häufig die gängige Methode zum Dateiaustausch – hat gleich mehrere Nachteile: Die Dateigrößen sind limitiert, Datensicherheit ist ohne Verschlüsselung nicht gegeben und unterschiedliche Dateiversionen sorgen für Fehler und Mehrarbeit. Zudem belasten große Dateien die Mailserver und der Bezug zum Projekt geht leicht verloren. Lösungen zum Dateiaustausch über die „Cloud“, die es inzwischen von einer Reihe von Anbietern gibt, sind zwar grundsätzlich ein Fortschritt im Vergleich zur E-Mail – doppelte Datenhaltung, mangelnde Sicherheit der Daten und fehlende oder wartungsintensive Schnittstellen sind aber als problematisch zu bewerten.

Projektraum für das Sitzungsmanagement

Eine Ausprägung des Doxis4 Projektraums ist das Sitzungsmanagement. Elektronische Akten werden dort eingesetzt, um Sitzungen zu planen und zu verwalten. Der Projektraum sorgt hier zum Beispiel dafür, dass externe Sitzungsteilnehmer vorab auf die Agenda zugreifen sowie eigene Tagesordnungspunkte um Dokumente ergänzen können und ermöglicht den Zugriff auf die Veranstaltungsunterlagen im Anschluss an die Sitzung.

Weitere Beispiele sind das Veranstaltungsmanagement oder die Messeplanung, wo besonders viele externe Partner koordiniert werden müssen. Ein weiteres naheliegendes Anwendungsfeld ist das Vertragsmanagement, wenn z.B. auf externe juristische Unterstützung oder Gutachter zurückgegriffen werden muss.

Arbeiten mit dem Projektraum

Doch wie muss man sich die Arbeit mit dem Doxis4 Projektraum vorstellen? In der Projektakte werden alle Projektinformationen in übersichtlichen Registern strukturiert verwaltet. Zum Datenaustausch mit externen Partnern werden einzelne Register der eAkte einfach durch den Anwender für den Datenaustausch freigegeben. Sie stehen dann über ein selbsterklärendes, komfortables Web-Frontend für externe Projektpartner zur Verfügung.

Die Startseite des Doxis4 Projektraums weist übersichtlich alle freigegebenen Akten und Register des jeweils angemeldeten Benutzers und die Dokumentenliste des gerade ausgewählten Registers aus. Die Benutzeroberfläche erscheint dem Anwender aufgeräumt, lässt sich so leicht erfassen und bedienen, weil nur wesentliche Funktionen angeboten werden. Neue Anwender finden sich so leicht zurecht, navigieren durch die Registerstruktur, laden Dateien herunter oder fügen Dokumente hinzu. Alle Dokumente und Daten stehen stets im richtigen Projektkontext und der richtigen Version zur Verfügung. Redundante Ablage und  doppelte Datenhaltung sind mit Doxis4 Geschichte.

Die Einrichtung neuer Benutzer erfolgt bequem clientseitig im Doxis4 winCube direkt durch die Verantwortlichen der jeweiligen Projektakten. Die Benutzerprofile sind dabei bewusst einfach gehalten: Name, E-Mail-Adresse und Passwort reichen aus. Berechtigungen für das Hoch- und Herunterladen sowie für das Löschen von Dateien können für jeden Benutzer und jedes freigegebene Register einzeln definiert werden. Bei Bedarf können einzelne Benutzer mit nur einem Klick deaktiviert werden.

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26.11.2013   Calender ECM-Lösungen  |  eAkten, E-Mails & Post

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