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Top Thema: Team- & Projektarbeit

So weit die Zusammenarbeit reicht

Wenn von weitreichender Zusammenarbeit die Rede ist, geht es oft um Absichten für die Zukunft. Zwei oder mehrere Beteiligte planen und verhandeln die gemeinsamen Ziele und notwendigen Schritte. Welche verbindende Basis muss geschaffen werden, damit die Zusammenarbeit funktioniert? Wie weit reicht die Zusammenarbeit dann in der Praxis tatsächlich? Je besser die zugrundeliegende Abstimmung und Infrastruktur funktioniert, desto größer sind die Erfolgsaussichten.

Gemeinsamer Aktionsradius

Im Unternehmensalltag ist die Zusammenarbeit keine Absicht für die Zukunft, sondern eine tägliche Herausforderung, die immer wieder neu gestaltet werden muss. Innerhalb des Teams, mit anderen Abteilungen oder Niederlassungen sowie mit Kunden und Lieferanten stehen Mitarbeiter jeden Tag permanent im Austausch, beispielsweise in der Projektabwicklung, im Einkauf sowie dem Qualitätsmanagement. Dokumente wechseln hin- und her, Rückfragen und Änderungen treffen ein und die Verteilung von Aufgaben und Informationen muss gesteuert werden.

Durchgängiges Enterprise Content Management (ECM) mit Doxis4 berücksichtigt alle Bereiche, Beteiligten und Applikationen innerhalb und außerhalb des Unternehmens. Der verfügbare Aktionsradius kann nach Bedarf gemeinsam genutzt oder erweitert werden, z.B. um bestimmte Benutzergruppen und Inhaltsbereiche, Zugriffsmöglichkeiten per Webportal oder Mobilgerät sowie die Integration mit anderen Business Applikationen.

Barrieren beseitigen

Wenn die benötigte Infrastruktur als Kooperationsbasis dagegen fehlt oder nicht ausreichend mitwächst, entstehen unnötige Informationsbarrieren zwischen den Beteiligten.

Historisch gewachsene Strukturen (z.B. unübersichtliche Verzeichnis- und Ordnerstrukturen, Umlaufmappen, etc.) oder aus der Not geborene Arbeitsweisen (z.B. E-Mails an alle, Dokumentenaustausch über nicht autorisierte Web-Speicher etc.) sind ineffizient und bergen Sicherheitsrisiken. Die Reichweite der Zusammenarbeit lässt sich so schwer ausbauen.

ECM-Strategie schafft Raum für Zusammenarbeit

Unternehmen, die hier vorausschauend agieren, schaffen mit einer ECM-Strategie eine einheitliche, tragfähige Basis für die Zusammenarbeit – bevor es zu Wildwuchs kommt. Doch auch im Nachhinein können eine Plattform implementiert, Inhalte zusammengeführt und neue Räume für Zusammenarbeit geschaffen werden. Für die Umgewöhnung ist dann unter Umständen Überzeugungsarbeit nötig.

Die lässt sich einfach erbringen, wenn die Vorteile sowohl für die Gesamtorganisation als auch in der täglichen Zusammenarbeit für die einzelnen Mitarbeiter spürbar sind. Dokumente, Akten und Vorgänge sind auf einer einheitlichen Plattform einfacher zu verwalten, können bedarfsgerecht geteilt werden und sind damit für alle verfügbar und aktuell. Mehrfache Ablage und zeitraubende Rückfragen entfallen. Über Abonnements bleibt jeder bei Änderungen auf dem Laufenden.

Genau bestimmte Reichweite

Welche Reichweite (organisatorisch, technisch und geografisch) mit der Zusammenarbeit erreicht werden soll, hängt beispielsweise von folgenden Faktoren ab:

  • Welche Mitarbeiter oder Abteilungen arbeiten zusammen an Projekten, Aufgaben oder Dokumenten?
  • Welche Zuständigkeiten und Bearbeitungsschritte müssen dabei nachvollziehbar abgebildet werden?
  • Wer muss über die Aktivitäten in welchen Bereichen informiert sein?
  • Wie viele Standorte sind innerhalb des Unternehmens abzudecken?
  • Brauchen die Beteiligten an mehreren Orten oder unterwegs Zugriff auf aktuelle Inhalte?
  • Welche Geräte und Netzwerkverbindungen sind dabei jeweils verfügbar?
  • Sollen Informationen mit externen Stellen ausgetauscht oder gemeinsam bearbeitet werden?
  • Welche Sprachen sprechen die Beteiligten?
  • Gibt es technische oder kulturelle Barrieren zu beachten?

So weit, wie die Zusammenarbeit intern und extern reichen soll, lässt sich auch das Enterprise Content Management mit Doxis4 ausrollen und stufenweise erweitern. Technologisch ausgedrückt: skalierbar, hochverfügbar, mandantenfähig, mit verteilter Speicherstruktur, flexibler Client-Familie und mit Oberflächen (und Metadaten) in 12 Sprachen. Verteilte Teams erhalten damit unabhängig von ihrem aktuellen Standort Zugriff auf Informationen und Geschäftsprozesse.

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16.03.2015   Calender Top Thema  |  ECM, IT & Admin

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