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Collaboration mit ECM & BPM

So funktioniert Informationsaustausch ohne Schatten-IT

Die Digitalisierung hebt die Grenzen der Arbeitswelt auf. Sie verändert aber auch die Zusammenarbeit von Mitarbeitern, Partnern, Lieferanten, Beratern und Kunden: Über Zeitzonen, Unternehmens- und Ländergrenzen hinweg sollen alle Beteiligten stets über aktuelle Informationen verfügen. Weil Geschäftsprozesse nicht mehr nur lokal verlaufen, müssen sie auch über große Distanzen hinweg sorgfältig koordiniert und gemanagt werden. Stellen Unternehmen hierfür keine geeignete Software zur Verfügung, ergreifen Mitarbeiter selbst die Initiative.

Schatten-IT als Notlösung

Damit die Zusammenarbeit trotz unzureichender Software funktioniert, nutzen Mitarbeiter in ihrer Not Anwendungen, die sie aus dem Privatbereich kennen: Sie ergänzen die offizielle IT-Struktur des Unternehmens bedenkenlos durch eigene Software-Installationen – die sogenannte Schatten-IT. Mit Apps wie Dropbox & Co. funktioniert dann zwar der Austausch von Dateien und Informationen, es drohen aber Sicherheitsrisiken. Eigenmächtig ohne das Wissen der IT und Geschäftsführung installierte Fremdsysteme verstoßen nahezu immer gegen die im Unternehmen geltenden Compliance-Regeln. Bei technischen Problemen der fremden Server ist der Zugriff auf die hinterlegten Dokumente plötzlich nicht mehr möglich. Die schnelle Hilfe bringt so auf Dauer neue Probleme mit sich.

Geregelte Zusammenarbeit

Mit Enterprise Content Management (ECM) und Business Process Management (BPM) von Doxis4 erhalten Unternehmen dagegen die Möglichkeit, über einen virtuellen Raum zusammenzuarbeiten: Der Doxis4 iRoom schafft eine gemeinsame Plattform, über die Projektmitglieder zeit- und ortsunabhängig Dokumente webbasiert teilen und bearbeiten können. Durch geregelte Zugriffe ist dabei genau definiert, wer Dokumente, Register und  ganze elektronische Akten einsehen, bearbeiten und teilen darf. Auch externe Projektpartner haben so Zugriff auf alle für sie relevanten Dokumente. Aufgaben werden dann per Business Process Management (BPM) koordiniert und sind direkt mit den dazugehörigen Dokumenten verknüpft. Dabei bleibt jederzeit eindeutig nachvollziehbar, wer welche Dokumente und Aufgaben bearbeitet, welche Dokumentenversion die aktuellste und wie weit ein Projekt fortgeschritten ist. Der Austausch von Informationen und die Projektsteuerung sind mit Doxis4 auf einer einzigen einheitlichen Technologieplattform möglich – die Installation weiterer Software für die Zusammenarbeit wird damit überflüssig.

Unternehmen im Zugzwang

Teams brauchen heute adäquate Software, um effizient zusammenarbeiten zu können. Hier ist die digitale Kompetenz der Unternehmen gefragt: Sie können dafür sorgen, dass Informationen und Geschäftsprozesse standortübergreifend sowie über Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hinweg gemanagt werden. Es ist nicht nötig, weiterhin im Dunkeln der Schatten-IT zu tappen und Mitarbeiter zu Notlösungen zu zwingen. Mit Doxis4 können Unternehmen ihren Mitarbeitern den Informationsaustausch und die Zusammenarbeit wesentlich erleichtern.

Collaboration ohne Schatten-IT

Zusammen über Zusammenarbeit lernen

Wenn Sie mehr darüber erfahren wollen, wie Sie Collaboration und Informations­ austausch mit ECM & BPM von Doxis4 effizient und einheitlich gestalten, sind Sie in unserem Dialog-Forum genau richtig:

Coordination, Content, Collaboration: Raus aus der Schatten IT - rein in die digitale Zusammenarbeit (Dialog-Forum)

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