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Top Thema: Rechnungsverarbeitung

Rechnungen & Prozesse auf der digitalen Roadmap

Die Optimierung von dokumentenintensiven Geschäftsprozessen ist auf der Prioritätenliste von Entscheidern an die Spitze vorgerückt. In einer aktuellen IDC-Studie zum Print und Document Management 2016 nannten 56 Prozent der Befragten dies als wichtiges Ziel – 14 Prozent mehr als noch vor zwei Jahren.

Jedes zweite Dokument in Papierform

Dass dringender Handlungsbedarf in Sachen Digitalisierung herrscht, ist nicht zu übersehen: Noch besteht nach Angaben der befragten Entscheider etwa jedes zweite Dokument in den Unternehmen aus Papier. Auf dem Weg zur Digital Business Transformation sind ECM-Lösungen wie Doxis4 unverzichtbar, die von der Erfassung der Dokumente über die automatisierte Weiterverarbeitung bis zur revisionssicheren Archivierung den gesamten Prozess abdecken.

Elektronische Rechnungen auf dem Vormarsch

Optimiert werden sollen in den Unternehmen besonders die Bereiche, die noch zu stark von papierbasierten Prozessen geprägt sind wie die Rechnungsverarbeitung. Papierrechnungen kosten Unternehmen im Durchschnitt 13 Euro.

Laut IDC-Studie stehen auf der Planungsagenda der Entscheider für die kommenden 12 bis 24 Monate die elektronische, automatisierte Verarbeitung von Rechnungen ebenso wie die elektronische Archivierung ganz oben.

Bei einem geschätzten jährlichen Rechnungsvolumen von etwa 35 Milliarden Rechnungen in Europa liegen heute etwa 7 Milliarden Rechnungen in elektronischer Form vor und der Anteil wird in den kommenden Jahren weiter stark wachsen. (Quelle: Billentis Studie 2015).

Rechnungsverarbeitung über alle Kanäle und Formate

Um die angestrebte Prozessoptimierung zu realisieren, müssen alle Rechnungen unabhängig vom Eingangskanal und Format automatisiert verarbeitet und den Folgeprozessen zugeführt werden. Doxis4 deckt dazu medienübergreifend alle Eingangskanäle von Brief, Fax, E-Mail bis hin zu elektronischen Austauschformaten wie z.B. ZUGFeRD ab.

Elektronische Rechnungseingangsverarbeitung mit Doxis4

Per Mobile Capture lassen sich Rechnungen auch mobil scannen und digitalisiert weiterverarbeiten, wenn die entsprechenden organisatorischen Rahmenbedingungen geschaffen sind.

Die Rechnungsverarbeitung mit Doxis4 unterstützt zahlreiche Sprachen, Währungen und Steuersätze und ermöglicht so auch den unternehmensweiten, internationalen Einsatz.

Hindernisse bei der Digitalisierung überwinden

Die am häufigsten genannten Hindernisse für digitale Dokumentenprozesse laut IDC-Studie: Kundenwünsche und gesetzliche Vorgaben würden zur Verwendung von Papier führen. Hier ist klares Umdenken gefragt. Sowohl bei der digitalen Lebens- und Arbeitsweise der Kunden als auch den gesetzlichen Vorschriften hat sich in den letzten Jahren einiges getan.

In Deutschland fördern beispielsweise die GoBD und das ZUGFeRD-Format die elektronische Verarbeitung – sowohl zugunsten von elektronisch eingehenden Rechnungen als auch der digitalisierten Verarbeitung von Papierrechnungen.

In Österreich und der Schweiz haben sich elektronische Rechnungen unter Mitwirkung der öffentlichen Verwaltungen schon weiter etabliert – genauso wie in anderen europäischen Ländern.

Über 40 Prozent der Rechnungen werden in skandinavischen Ländern bereits elektronisch ausgetauscht, so der aktuelle Billentis E-Invoicing Report.

Hartnäckig und kostspielig: Rechnungen ausdrucken

Doch die alten Arbeitsweisen sind hartnäckig: Der Billentis E-Invoicing-Report zeigt auch, dass erschreckende 69 Prozent der Unternehmen in Deutschland elektronisch eingehende Rechnungen nach wie vor ausdrucken – und so unnötige Kosten erzeugen.

Höchste Zeit für Unternehmen, ihre digitale Roadmap abzustecken und aktiv mit einer einheitlichen Dokumentenmanagement-Strategie und klaren Verantwortlichkeiten anzugehen. Nicht nur bei der Rechnungsverarbeitung.

Weitere Möglichkeiten und Tipps für die digitale und automatisierte Rechnungsverarbeitung zeigen wir Ihnen gerne in einer Live-Demo.

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15.03.2016   Calender Top Thema  |  Rechnungen

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