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Digitale Informationssilos

Raus aus der Komplexität

Daten und Dokumente entlang der Geschäftsprozesse sind häufig über viele Anwendungen (ERP, DMS, CRM, BPM etc.), Ablagen (Filesysteme, E-Mail-Postfächer, Akten etc.) und Abteilungen verteilt. Die Anwendungslandschaften in den Unternehmen sind historisch gewachsen. In den verschiedenen Bereichen und Projekten haben Anwender unterschiedliche Anforderungen an die Systeme, mit denen sie auf Informationen zugreifen.

SAP-Benutzer möchten innerhalb der Fachanwendung direkt auf damit verbundene Dokumente zugreifen, andere Anwender greifen über ein Intranet auf die notwendigen Dateien zu, vermissen dort aber die relevanten SAP-Informationen. Und wieder andere würden Dokumente am liebsten direkt aus Microsoft Office heraus, an zentraler Stelle ablegen.

Silos behindern Abläufe

Solche Daten- und Dokumentensilos erschweren nicht nur den Überblick. Unvollständige oder sogar inkonsistente Informationen führen außerdem zu ineffizienten Prozessen, mit unnötig langen Such- und Liegezeiten.

Komplexitätsreduzierung ist sowohl für die Fachbereiche als auch für die IT-Strategie aus Ressourcen-, Integrations- und Kostenaspekten eine wichtige Maßnahme. Als homogene Plattform für Geschäftsprozess- und Informationsmanagement minimiert Doxis4 die Aufwände für Anwendung, Betrieb und Wartung:

  • Nur ein Betrieb
  • Nur eine Administration
  • Nur eine Benutzerverwaltung
  • Nur ein Rechtesystem
  • Einheitliche Services für Audit Trail, Events, Notification, Suche usw.
  • Einheitlicher Transport Service
  • Und: sukzessiver Ausbau auf einer Plattform

Fachabteilungen ins Boot holen

Mit dem Abschied von Insellösungen müssen sich die Fachabteilungen trotzdem nicht von ihrer gewohnten Arbeitsumgebung verabschieden. Im Gegenteil: Doxis4 integriert sich nahtlos in die gewohnten Anwendungen oder Portale (z.B. Sharepoint) und überwindet Bruchstellen an System- und Abteilungsgrenzen.

Gleichwohl macht es für viele Mitarbeiter Sinn, unabhängig von anderen Business-Applikationen mit der Doxis4 iECM-Suite zu arbeiten. Hier ist ein eigenständiger Doxis4-Client für Windows, Web oder Mobilgeräte die geeignete Lösung.

Die grundsätzliche Trennung der System- und Fachadministration innerhalb der Doxis4 iECM-Suite ermöglicht es Organisations- und Fachabteilungen, ihre Anwendungen selbst zu designen und zu pflegen, während die technische Administration der IT-System-Administration obliegt. Davon profitieren alle Beteiligten.

Weitere Möglichkeiten und Tipps zur Komplexitätsreduzierung Ihrer ECM- & BPM-Anwendungslandschaft zeigen wir Ihnen gerne in einer Live-Demo.

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14.10.2015   Calender ECM-Lösungen  |  ECM, IT & Admin

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