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Best Practice: Weihnachtswichtel

Pilotprojekt: Globale Weihnachtswünsche-Eingangsverarbeitung

Von überall auf der Welt landen Weihnachtswünsche per Post, per E-Mail oder vereinzelt auch per Fax beim zuständigen Empfänger: Weihnachtsmann, Santa Claus, Christkind, Sinterklaas, Nikolaus, Väterchen Frost, Père Noël etc.

Individuelle Weihnachtskommunikation

Jeder Weihnachtsstandort hat seine kulturellen, organisatorischen und technischen Besonderheiten, abhängig vom regionalen Leiter und individuellen Kundenstamm.

Santa Claus empfängt hauptsächlich E-Mails. Weihnachtsmann und Christkind setzen weiter auf Briefe. Meist liegt den Briefen, SMS, WhatsApp-Nachrichten und Mails der Kinder ein kleines, selbstgebasteltes, -gemaltes oder animiertes Präsent bei, das sich zumeist positiv auf den Geschenkeprozess auswirkt.  

Angst vor der E-Mail-Flut

„An allen Standorten wächst jedes Jahr die Zahl der empfangenen Wunschzettel an. Immer mehr E-Mails, SMS und WhatsApp-Nachrichten erreichen uns. Mit den herkömmlichen Mitteln war das nicht mehr zu leisten. Einzelne Niederlassungen waren noch nicht einmal per E-Mail erreichbar, aus Angst vor einer nicht beherrschbaren E-Mail-Flut“, beschreibt Rentier Rudolph die Ausgangssituation.

Mit dem neuen DoXmas4 haben jetzt alle Standorte E-Mail-Empfang – natürlich effizient in die Wunschzettel-Prozesse integriert.

Global steuern, lokal beschenken

In einem bisher einzigartigen, globalen Kooperationsprojekt für Excellent Christmas Management (ECM) lieferte eine detaillierte Ist- und Sollanalyse mit vergleichenden Szenarien das innovative Ergebnis: Ein globaler Multichannel-Service für die Weihnachtswünsche-Eingangsverarbeitung (Post, E-Mail, Fax, Mobil, Web) auf Basis von DoXmas4 brachte die Lösung.

Vom Nordpol aus wird die DoXmas4-Plattform mit dem zentralen Christmas Repository betrieben. Nach dem Motto „global steuern, lokal beschenken“ haben zukünftig alle lokalen Leiter vom Christkind bis zum Väterchen Frost und ihre Helfer per DoXmas4-Client Zugriff auf die empfangenen Wunschzettel, Aufgaben und vollständigen Klienten-Akten. Auf Knopfdruck kennen sie jetzt den Status und brauchen keine Angst mehr vor den Beschwerden nach Weihnachten zu haben.

Besonderes Highlight: Die automatische Ähnlichkeitsprüfung, die mehrfach eingereichte Ansprüche bei verschiedenen Empfängern erkennt. Gegen Missbrauch wirkt bei materiellen Mehrfachwünschen automatisch der Knecht-Ruprecht-Eskalations-Workflow.

Im Pilotprojekt zeigten sich bei den zwei Testanwendern, Santa Claus und Christkind, bereits beachtliche Produktivitätsgewinne, die eine positive Sogwirkung für den weiteren globalen Roll-out ausüben. 

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17.12.2014   Calender Best Practice  |  Weihnachten

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