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Outlook & Notes

Parallelwelt E-Mail

Die per E-Mail empfangene und versendete Geschäftskorrespondenz landet oft nur im persönlichen Postfach oder in Gruppenpostfächern und ist so nicht im Geschäftskontext für andere Beteiligte verfügbar. Wären dies nur ein paar wenige und unbedeutende Schreiben, könnte man das akzeptieren. Doch die Masse an unternehmenskritischer Kommunikation dokumentiert sich in E-Mails.

Viele Mitarbeiter behelfen sich und drucken Mails aus, um sie in Akten abzuheften. Andere wiederum konvertieren E-Mail-Texte, um sie mit den Anhängen anschließend in chaotischen Dateiverzeichnissen abzulegen. In Summe führt dieser Medienbruch zu Mehrarbeit, Intransparenz und stockenden  Geschäftsprozessen.

Direkt in Microsoft Outlook oder IBM Notes mit Doxis4 arbeiten

Doxis4 SmartOutlook und SmartNotes erweitern Microsoft Outlook bzw. IBM Notes um wichtige Archivierungs- und Suchfunktionen und stellen diese direkt in der Benutzeroberfläche von Microsoft Outlook sowie Doxis4 SmartNotes zur Verfügung. So lassen sich E-Mails schneller ablegen und Informationen im Doxis4 Content Repository recherchieren, ohne die gewohnte Arbeitsumgebung und das persönliche Postfach zu verlassen.

Wer im Tagesgeschäft viele E-Mails ähnlich ablegt oder recherchiert, wird die aktuellen Versionen von Doxis4 SmartOutlook und Doxis4 SmartNotes besonders zu schätzen wissen.

Symbiose von Vorlagen und zuletzt verwendeten Aktionen

Die zuletzt durchgeführten Recherchen lassen sich mit einem Klick erneut aufrufen oder zusätzlich als Vorlage übernehmen, um sie dauerhaft nutzen zu können. Um die Ablage wiederkehrender E-Mails zu beschleunigen, lassen sich auch die Werte der zehn zuletzt durchgeführten Ablagen mit einem Klick übernehmen oder dauerhaft als Vorlage speichern. Dabei können Sie die Ablageeinstellungen unverändert übernehmen oder einzelne Werte ändern. Auf diese Weise lassen sich mit dem neuen SmartOutlook und SmartNotes beliebig viele E-Mails gleichzeitig ablegen.

Damit nicht die gleiche E-Mail mehrfach durch unterschiedliche E-Mail-Empfänger abgelegt wird, ist eine Ähnlichkeitsprüfung integriert. In der Aufgabenleiste können Sie auf einen Blick erkennen, ob es zur abzulegenden E-Mail bereits ein passendes Dokument im Archiv gibt. Kriterien für eine Ähnlichkeitsprüfung können z.B. der Name des Absenders, der Betreff der E-Mail oder die Kennzeichnung der E-Mail (Internet Message ID) sein.

Konnte die E-Mail anhand dieser Kriterien zugeordnet werden, bietet sich wahlweise eine entsprechende Verknüpfung an, oder eine komplett neue Ablage dieser E-Mail, sofern die E-Mail noch in einen weiteren Geschäftskontext gestellt werden muss.

Die Entscheidung darüber, welche E-Mails wie abgelegt werden, verbleibt mit SmartOutlook und SmartNotes grundsätzlich beim Anwender.

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26.11.2014   Calender ECM-Lösungen  |  E-Mails & Post, Microsoft

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