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Best Practice: Universität für Musik und darstellende Kunst Wien

Nationales Kulturgut für die Ewigkeit

Die Universität für Musik und darstellende Kunst Wien bietet 105 Studienrichtungen und 68 Universitätslehrgänge in 24 Instituten für über 3.000 Studierende aus mehr als 70 Nationen. Sie ist heute eine der weltweit größten und renommiertesten Universitäten in den Bereichen Musik, Theater und Film, wobei die IT eine wesentliche Rolle spielt.

Maximilian Sbardellati hat die EDV-Geschichte des Hauses quasi als Dirigent von der Ouvertüre bis zum heutigen Tag begleitet.

Maximilian Sbardellati, Leiter Zentraler Informatikdienst (ZID) der Universität für Musik und darstellende Kunst Wien (mdw)Maximilian Sbardellati, Leiter Zentraler Informatikdienst (ZID) der Universität für Musik und darstellende Kunst Wien (mdw) und einer der 11 Top-CIOs Österreichs | Foto: © Wolfgang Franz

Kulturgut für die Nachwelt bereitstellen

Da es um nationales Kulturgut geht, ist Langzeitarchivierung eine der brennenden Aufgaben, die per se niemals zu einem Abschluss kommen kann. „Bei uns bedeutet Langzeitarchivierung die Sicherung der Daten, in der Regel sind es Schriftstücke, für hunderte oder tausende Jahre – eigentlich für die Ewigkeit.“

Mit der Einführung eines Digital-Asset-Management-Systems und einer Dokumentenmanagement-Lösung schafft das IT-Team gerade die Voraussetzungen, den Bestand nicht nur zu verwalten, sondern auch der Nachwelt bereitzustellen.

DMS nimmt Einfluss auf Arbeitsprozesse

Im Office-Bereich hat sich das Haus für Doxis4 der Firma SER entschieden. „Das alte Aktenlaufprogramm war auf die Verwaltung physischer Akten ausgelegt. Durch den Einzug der IT lagen mittlerweile beinahe alle Dokumente in digitaler Form vor. Besonders das Archiv und der ZID drängten daher auf eine Lösung“, beschreibt Sbardellati die Ausgangslage. 2010 reifte an der mdw der Gedanke, für die Verwaltung der Dokumente im Office-Bereich ein Dokumentenmanagement-System (DMS) einzuführen. Der IT-Leiter warnt: „Es ist wichtig, von Beginn an zu verstehen, dass die Umstellung auf ein DMS Einfluss auf die Arbeitsprozesse nimmt und daher in erster Linie als ein Projekt der internen Organisation gesehen werden muss und erst in zweiter Linie als IT-Thema. Hier ist Change Management gefordert.“

Schrittweise Einführung statt Big-Bang-Implementierung

Im Frühjahr 2012 folgte die Empfehlung der eingesetzten Projektgruppe an das Rektorat Doxis4 zu verwenden, wobei keine Big-Bang-Implementierung sondern eine schrittweise Einführung geplant war – schrittweise, offensichtlich ein Motto, dem Sbardellati in seiner gesamten Karriere treu bleibt. Im Jänner 2015 wurde die finale Konfiguration vom Testsystem auf das Produktivsystem transportiert. Ein aktuelles Projekt ist der Personalakt, das im Jänner 2016 abgeschlossen sein soll. Zudem wird auf CSB 3.1 migriert.  „Damit steht uns auch das neue Business Process Management in Doxis4 zur Verfügung“, resümiert Sbardellati.

Auszüge aus einem Artikel der computerwelt.at (Autor: Wolfgang Franz)

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15.03.2016   Calender Best Practice  |  Archiv, DMS

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