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Best Practice: Raffiniere Heide

Mit ECM & BPM schnell und zuverlässig zur Projektgenehmigung

„Voller Energie für den Norden“ heißt das Motto der Raffinerie Heide GmbH, dem größten Abnehmer und Verarbeiter deutschen Rohöls mit Sitz im schleswig-holsteinischen Ort Hemmingstedt. In seiner mehr als 150-jährigen Geschichte hat sich das Raffinerieunternehmen seit der ersten Entdeckung ölhaltiger Sande 1856 zu einem hochprofessionellen Rohölverarbeiter entwickelt.

Integrierte Plattform für dokumentengestützte Geschäftsprozesse

Die Raffinerie Heide GmbH begann 2013 mit dem Aufbau einer IT-Systemlandschaft mit SAP-System und der ECM-Lösung Doxis4 von SER als Plattform für dokumentengestützte Geschäftsprozesse und elektronische Akten. In diesem Rahmen sollte 2015 auch der Prozess zur Genehmigung von Projekten aller Art sicherer und effektiver gestaltet werden. Die projektbegleitenden Dokumente sollten dem Antrag elektronisch beigefügt werden.

Es entstand eine integrierte Lösung aus Doxis4, SAP und einem für die Raffinerie extern entwickelten Budgetplanungs-Tool, womit der gesamte Prozess der Projektplanung, -genehmigung und -abwicklung elektronisch abgebildet werden kann.

Workflow-Lösung für Projekte aller Art

Die Raffinerie Heide führt die verschiedensten Arten von Projekten durch, z.B. den Umbau von Produktionsanlagen, Bauvorhaben, aber auch Software-Projekte in der IT-Abteilung. Alle Antragsverfahren für diese Projekte folgen bestimmten Laufwegen und durchlaufen definierte Entscheidungsstufen. Abhängig von der Auftragssumme gibt es in der Raffinerie Heide unterschiedliche Entscheidungsebenen.

Vor Einführung der Workflow-Unterstützung musste der jeweilige Projektleiter im Zuge des Genehmigungsprozesses auf ein papierbasiertes Umlaufverfahren zurückgreifen, an dem je nach Projekt auch mehrere Abteilungen der Raffinerie Heide beteiligt waren. In Abhängigkeit vom Umfang des Projektes waren die Durchlaufzeiten und die damit verbundenen Wartezeiten teilweise recht lang; insbesondere wenn während des Prozesses Nacharbeiten notwendig waren.

Elektronischer Genehmigungsprozess sichert und beschleunigt Abläufe

Mit dem Doxis4-Projektgenehmigungs-Workflow findet der gesamte Genehmigungsprozess nun elektronisch statt, sicher gesteuert über alle Instanzen.

„Das macht das elektronische Arbeiten so effektiv: Jetzt erledigt das Workflow-System die Steuerung des Prozesses. Kein Schritt kann ausgelassen werden und per Notification Service werden alle Beteiligten per E-Mail in ihrem Outlook-Postfach darüber informiert, wenn eine neue Aufgabe auf sie wartet“, beschreibt Ralf Everding die Vorteile der heutigen Verfahrensweise mit Doxis4.

Der vollständige Best Practice-Beitrag zum Einsatz von Doxis4 bei der Raffiniere Heide erwartet Sie in der kommenden Juni-Ausgabe des SER Magazins. Sie erhalten das SER Magazin noch nicht? Dann können Sie sich hier kostenlos für unseren Abo-Service anmelden.

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