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Top Thema: Elektronische Akten

Keine Hochstapelei – 4 Missionen für eAkten

Woran denken Sie, wenn Sie das Wort „Akten“ hören? Klar, der Begriff ist nicht sexy und Akten sind es schon allemal nicht. Doch der Nutzen der eAkten geht weit über den klassischen Aktenordner hinaus. Das Top Thema und die neue Webinarreihe von SER zum Thema „eAkten“ räumen mit den unbegründeten Vorurteilen auf. Sie werden überrascht sein, was eAkten alles zu bieten haben.

Ad acta – nicht das Ende, sondern der Anfang

Wenn ein Fall zu den Akten gelegt wird, heißt das so viel wie: Er ist erledigt, keine Entscheidung ist mehr erforderlich und er ist archiviert. Ad acta ist die lateinische Phrase aus der Amtssprache dazu.

Der Begriff der eAkten ist aus der Papierwelt entliehen und soll die Transformation in die digitale Welt erklären. Doch diese Bezeichnung ist Segen und Fluch zugleich. Jeder weiß zwar, was Akten sind und welche Strukturierungsmöglichkeiten sie als Ordnungsmittel bieten, doch welche darüber hinaus gehende Vorteile das „e“ im Namen eAkten sonst noch bietet, bleibt zunächst unklar.

Die neue Webinarreihe zum Thema eAkten schafft Klarheit, dass eAkten nicht einfach nur das elektronische Pendant zu Papierakten sind, sondern als Prozesstreiber und Compliance-Hüter wertvolle Aufgaben und Dienste innerhalb des Informationsmanagements leisten.

Wenn Informationen abgelegt werden, heißt das noch lange nicht: ad acta. Das unterscheidet die Papier- von der elektronischen Welt. Mit der Aufnahme in die eAkte beginnt die Fallbearbeitung. Die Akte enthält dabei alle für die Bearbeitung wichtigen Informationen, Dokumente und Vorgänge. So lässt sich die Akte zur automatischen Zuordnung an einen Sachbearbeiter nutzen und so der E-Mail- oder Posteingang automatisieren. Im Rahmen der Zusammenarbeit von Teams können Projekträume über eAkten eingerichtet werden, in denen stets aktuelle Informationen ausgetauscht, gemeinsam bearbeitet und verwaltet werden. Das erweist sich als großer Vorteil, wenn interdisziplinäre Teams über Unternehmensgrenzen hinweg zusammenarbeiten.

Als Compliance-Hüter erweisen sich elektronische Akten hinsichtlich des Datenschutzes und der Revisionssicherheit. Eine eAkte mit Doxis4 bewahrt Dokumente revisionssicher auf – bei Bedarf auch mit Zugriffsschutz verschlüsselt. Sie schützt Informationen vor Verlust und Manipulation und schreibt mit, wer was wann mit den Informationen gemacht hat.

Mehr als elektronischer Aktendeckel & Co.

Elektronische Akten in Doxis4 leisten also viel mehr als Papierordner und sind weit mehr als nur ein digitaler Aktendeckel mit Registern. Sie unterstützen Unternehmen und Anwender bei vier wichtigen Missionen, in denen Papierakten und dokumentbasierte Ablagen bisher nicht erfolgreich waren.

SER-WebinareIn unserer aktuellen Webinarreihe erfahren Sie mehr dazu!

Mission 1: eAkten erleichtern die Zusammenarbeit im Team

Mehr zum Thema eAkten & Zusammenarbeit erfahren Sie im kostenlosen SER-Webinar:
Komplexe Projekte im Team meistern! – Wie Sie mit eAkten die medienbruchfreie Collaboration realisieren

Mission 2: eAkten bringen Informationen in Ordnung

Mehr zum Thema eAkten & Schriftgutverwaltung erfahren Sie im kostenlosen SER-Webinar:
In bester Ordnung: Wie Sie mit ECM und eAkten innerhalb der Geschäftsprozesse eine strukturierte, digitale Schriftgutverwaltung realisieren

Mission 3: eAkten unterstützen die Vorgangsbearbeitung

Mehr zum Thema eAkten & Vorgangsbearbeitung erfahren Sie im kostenlosen SER-Webinar:
Informationen in Prozessen perfekt einbinden: Wie Sie mit eAkten die medienbruchfreie Vorgangsbearbeitung realisieren

Mission4: eAkten regeln den Umgang mit Compliance-Vorschriften

Mehr zum Thema eAkten & Compliance erfahren Sie im kostenlosen SER-Webinar:
Systematische Prävention: Wie Sie ECM und eAkten bei der Einhaltung von Compliance-Vorschriften unterstützen

Interessantes Webinar verpasst? Weitere Möglichkeiten und Tipps für die Nutzung von eAkten zeigen wir Ihnen auch gerne in einer Live-Demo.

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14.10.2015   Calender Top Thema  |  eAkten, ECM

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