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Top Thema: Unternehmens-Know-how

Kein Schema F

Die Zeiten, in denen Lösungen nach „Schema F“ gefragt waren, sind vorbei. Bürokratisch-routinemäßig, stereotyp oder mechanisch kann kein Unternehmen mit seinen verschiedenen Aufgabenbereichen von der Entwicklung bis zum Vertrieb und Service mehr erfolgreich funktionieren.

Mitarbeiter stehen immer wieder vor Aufgaben und Fragestellungen, die sie so noch nie bewältigt haben. Was war Ihre letzte unbekannte Herausforderung? Dynamische Märkte, variantenreiche Produktpaletten und launisches Kundenverhalten fordern jeden Einzelnen. Die meisten Geschäftsprozesse sind heute schon people business!

Nicht immer sind Herausforderungen neu. Häufig findet sich ein ähnliches Projekt, bei dem Kollegen ihr Know-how und hilfreiche Arbeitsergebnisse wie Aufgabenpläne, Vorlagen, Auswertungen etc. beisteuern können.

Nicht zu finden, nicht nachvollziehbar

Im Unternehmensalltag hapert es noch zu oft an beiden Schritten: Relevante ähnliche Vorgänge sind nicht bekannt und falls doch, gibt es nur unzureichendes oder nicht durchgängig nachvollziehbares Material. Irgendwo liegen diverse Excel-Listen für die Planung und Aufgabenverteilung – zumindest dem ursprünglich geplanten Stand. Weitere Informationen und Updates sind in diversen E-Mail-Postfächern verschüttet.

Wenn ein erfolgreiches Ergebnis erzielt ist – die Veranstaltung durchgeführt, das Produkt entworfen, der Kunde zufrieden – ist der Weg dahin abgeschlossen und abgesehen von Compliance- und Controlling-Aspekten nicht mehr im Fokus. Doch bei der nächsten Aufgabe wünschen sich alle, vorhandene Informationen und Geschäftsprozesse wiederzuverwenden, dort wo es passt.

Transferleistung für das Unternehmens-Know-how

Das ist eine der ganz großen Know-how-Transferleistungen, die Doxis4 für alle Anwender im Unternehmen erbringt. Mitarbeiter können über eine zentrale Anwendung eingeben, wonach sie suchen und finden dazugehörige Dokumente, Notizen, Vorgänge etc.

Ein vorhandenes Dokument zu kopieren und an die aktuelle Aufgabenstellung anzupassen, war schon immer eine beliebte Vorgehensweise. Mit Doxis4 Business Process Management (BPM) lässt sich dies auch für Prozesse nutzen. Wenn bereits ähnliche Vorgänge mit Doxis4 BPM durchgeführt wurden, können diese einfach und schnell per „Copy & Paste“ wiederverwendet und flexibel angepasst werden – inklusive neuer Terminierung.

Nachvollziehbare agile Geschäftsprozesse

Es gibt viele agile Prozesse, die sich nicht einfach standardisieren und automatisieren lassen, aber trotzdem reproduzierbar sein müssen. Beispielsweise dort, wo die Auftragsindividualität, das Kundenverhalten oder der Service im Vordergrund stehen. Wiederverwenden und Adaptieren schließt hier die Lücke zwischen starren Prozessmodellen auf der einen Seite und vollkommen freien, kaum steuerbaren Abläufen auf der anderen Seite. Ähnliches gilt für die organisch gewachsenen Geschäftsprozesse, die vielen Unternehmen große Kopfschmerzen bereiten.

Eine wichtige Anforderung an alle Geschäftsprozesse ist dabei die Nachvollziehbarkeit. Durch die vollständige Versionierung der Dokumente, Aufgabenübergänge und Entscheidungen in Doxis4 entsteht während der Vorgangsbearbeitung ein vollständiger, aktueller Informationspool, der Compliance-Vorgaben abdeckt und für weitere Aufgaben genutzt werden kann.

Informationen und Prozesse werden so ganz einfach reproduzierbar!

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21.04.2015   Calender Top Thema  |  ECM, BPM & Workflow

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