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E-Mail-Archivierung

Kein Anhang ohne Zusammenhang

Der Speicherplatz von Postfächern wird immer größer – und verleitet dazu, sie als Ablage für wichtige Geschäftskorrespondenz und Dokumentenanhänge zu missbrauchen. Schnell fehlt jegliche Transparenz und der geschäftliche Kontext geht verloren. Wer soll damit noch arbeiten können? Die Ablage auf dem lokalen Fileserver ist keine wirkliche Alternative. Hier werden Dokumentenanhänge meist getrennt von der E-Mail aufbewahrt, jeglicher Zusammenhang fehlt. E-Mail-Archivierung muss über die reine rechtskonforme Archivierung hinausgehen und einen echten Mehrwert bieten.

Sicher archiviert und im Kontext abgelegt

Damit keine Informationen verloren gehen, müssen E-Mail und Anhang gemeinsam archiviert und dabei dem Vorgang, den entsprechenden Akten oder dem Projekt zugeordnet werden. Und zwar so übersichtlich, dass der Geschäftskontext sofort erkennbar ist. In Doxis4 werden E-Mails direkt aus dem Posteingang heraus in das elektronische Archiv überführt. Per Drag & Drop können Nutzer E-Mails einfach in die gewünschte elektronische Akte ziehen. Das Besondere dabei: Während dieses Vorgangs wird gleichzeitig festgelegt, in welchem Geschäftskontext Nachrichten und Dokumente verknüpft werden sollen.

Alles im Kontext

Die E-Mail eines Lieferanten mit einem angehängten Angebot kann in Doxis4 beispielsweise in die elektronische Lieferantenakte gezogen werden. Die entsprechende Akte öffnet der Mitarbeiter einfach aus der E-Mail heraus in Doxis4. Legt er dann die Nachricht in der Akte ab, werden dabei Informationen wie der Name des Lieferanten, die Art des Dokuments (Angebot) und das Eingangsdatum erfasst. Mit einem Klick können die Daten des Lieferanten direkt aus dem ERP-System heraus übernommen und eine Bestellung angestoßen werden. Das dabei erstellte neue Dokument wird wiederum direkt aus Doxis4 per E-Mail an den Lieferanten verschickt und zusammen mit der dazugehörigen Nachricht ebenfalls in der Akte gespeichert. So wird der gesamte Prozess von der ersten Anfrage über die Bestellung bis hin zur Rechnung mit allen dazugehörigen E-Mails und Dokumenten übersichtlich und kontextbezogen abgelegt.

Mit Doxis4 bleiben alle Anhänge immer im geschäftlichen Zusammenhang.

Weitere Möglichkeiten und Tipps für Ihr E-Mail-Management zeigen wir Ihnen gerne in einer Live-Demo.

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07.11.2016   Calender ECM-Lösungen  |  Archiv, E-Mails & Post

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