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Fristgerecht

Jetzt wird's aber Zeit!

Werden Fristen und Termine nicht beachtet, überschritten oder vergessen, ist das für Unternehmen mit Risiken verbunden. Verträge laufen ungeprüft weiter, Waren und Güter werden nicht oder verspätet angeliefert, Skonto verstreicht und so weiter. Was bleibt, ist ein Schaden, der hätte vermieden werden können, wenn ein Dokumentenmanagement mit integriertem Fristenmonitor im Einsatz wäre, der automatisiert Dokumente mit Frist- und Terminvereinbarungen fachbereichs- und standortübergreifend überwacht. In der einerseits papierbasierten und andererseits digitalen Parallelwelt ist die Verwaltung von Terminen und Fristen längst nicht mehr manuell ohne Systemunterstützung möglich.

Viele Fristen, eine Lösung: iECM-Suite Doxis4

Welche Kündigungsfristen laufen ab? Wo müssen Verträge neu verhandelt, abgeschlossen oder gekündigt werden? Für welche Dokumente ist die Aufbewahrungsfrist bereits erfüllt? Welche Dokumente müssen entfernt werden? Jeder Personaler kennt diese Anforderung bei der Führung von Personalakten. Bei welchen Rechnungen droht Skontoverlust, wenn sie nicht schnellstmöglich freigegeben werden?

Diese Fragen lassen sich mit der iECM-Suite Doxis4 einfach und systematisch beantworten und laufend überwachen. Mit Papierdokumenten funktioniert das nicht oder nur unzureichend. So geduldig Papier bekanntlich ist, so unbeeindruckt liegt es in Aktenordnern, Registraturen und auf Schreibtischen herum, während wichtige Fristen verstreichen und rechtliche oder unternehmensinterne Vorgaben verletzt werden.

Doxis4 verhindert das und überwacht individuell definierbare Fristen je nach Dokumentart oder Aufgabe. Hier ein paar Beispiele:

Bearbeitungsfristen:

Bis wann muss die Rechnung freigegeben sein?

In Doxis4 können für Vorgänge und Aufgaben wie Rechnungsfreigaben Fristen hinterlegt und überwacht werden, einschließlich eines individuell festgelegten Eskalationsmechanismus bei Ablauf der Frist.

Wiedervorlagefristen:

Wann muss über die Weiterführung des Vertrags erneut entschieden werden?
In Doxis4 können Dokumente abonniert und anhand von Fristen überwacht werden. So kann beispielsweise der Einkauf regelmäßig über Verträge informiert werden, die in den nächsten 30 Tagen auslaufen.

Aufbewahrungs- und Löschfristen:

Wann darf oder wann muss das Dokument gelöscht werden?
In Doxis4 können die minimale Aufbewahrungsfrist und optional eine maximale Aufbewahrung im Sinne einer Löschregel definiert werden. Diese wird fristgerecht automatisch durchgeführt oder zur manuellen Genehmigung vorgeschlagen. So erinnert Doxis4 nicht nur an Fristen, sondern kann auch eigenständig Löschvorgänge durchführen.

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13.05.2014   Calender ECM-Lösungen  |  DMS

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