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Mails managen

Jetzt im Geschäftskontext

Hier setzt DOXiS4 Intelligent Context Control, kurz ICC, von SER gezielt an. Es ergänzt das E-Mail Management um Methoden zur präzisen Ermittlung des Kontextes, in dem eine Mail steht.

Dafür werden sowohl individuelle Informationen des Anwenders herangezogen als auch Abgleiche mit Stammdaten angebundener Backend-Systeme durchgeführt. ICC analysiert dabei den Inhalt der E- Mail und gleicht ihn mit dem ERP-System, Datenbanken oder anderen führenden Datenquellen im Unternehmen ab. Dieser Vorgang geschieht weitestgehend automatisch.

Je präziser sich Mails einem Geschäftskontext zuordnen lassen, umso effizienter, thematisch exakter und zeitnaher kann die weitere Bearbeitung im jeweiligen Kontext erfolgen. Bei der Beantwortung oder Weiterleitung wird der festgestellte Kontext ebenfalls übermittelt. Dieses Plus an nachgewiesenem Zusammenhang ist ein echter Wettbewerbsvorteil.

ICC integriert sich als Plug-in nahtlos in die Oberflächen der bekanntesten E-Mail-Programme wie z.B. MS Outlook oder Lotus Notes und ermöglicht damit Übersicht und Zugriff direkt aus dem jeweiligen Programm heraus. Die Handhabung wird durch das bekannte Look-and-Feel zum Kinderspiel. Als integraler Bestandteil der Oberfläche des Mail Clients verfügt ICC über „Context Templates“, die eine rasche Zuordnung der Mails zu einem vordefinierten Kontext ermöglichen. Dabei hat der Anwender die Wahl, ob er auf eine Auswahl aus vordefinierten Templates zurückgreifen möchte, oder eigene erstellt. Ebenfalls können automatisierte Folgeschritte in Abhängigkeit des ermittelten Kontextes definiert werden.

Was ein „Geschäftskontext“ ist, entscheidet der Anwender selbst. DOXiS4 ICC ermöglicht die Definition verschiedenster Szenarien. Beispielsweise wird ein Template generiert, bei dem für jede E- Mail der Kunde und der zugehörige Auftrag ermittelt werden. Anschließend kann der Nutzer die E- Mail per Mausklick archivieren und beispielsweise über SAP Archive-Link mit dem SAP-Auftrag verknüpfen. Falls weitere Informationen benötigt werden, ist ein direkter Absprung auf den Kunden oder Auftrag in SAP möglich.

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27.03.2013   Calender ECM-Lösungen  |  eAkten, E-Mails & Post

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