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Externe Zusammenarbeit

Informationspool im Fluss

In der Projektabwicklung, im Einkauf, Qualitätsmanagement oder Kundenservice stehen Mitarbeiter ständig im Austausch mit Kollegen, Kunden und Lieferanten. Die dokumentenintensiven Vorgänge und Projekte bringen E-Mail- und Filesysteme dabei schnell an ihre Kapazitätsgrenzen: Nicht mehr auffindbare Dokumente, die Nutzung falscher Versionen und kein Informationszugriff aufgrund fehlender Berechtigungen auf Fileverzeichnisse und E-Mail-Postfächer der Kollegen sind die Folge.

Informationspool mit hohem Durchsatz

Je umfangreicher die Dokumente sind, wie beispielsweise Angebots- und technische Unterlagen, und je häufiger es Änderungen gibt, desto umständlicher und fehleranfälliger ist der Austausch von einzelnen Zwischenständen. Historisch gewachsene, unübersichtliche Verzeichnis- und Ordnerstrukturen sowie aus der Not geborene Arbeitsweisen – wie E-Mails an alle und Dokumentenaustausch über abgekapselte Web-Speicher – sind ineffizient und bergen Sicherheitsrisiken.

Für einen schnellen, standortunabhängigen und gegen unbefugten Zugriff gesicherten Zugriff auf Dokumente und Informationen bietet die Doxis4 iECM-Suite über das Modul Projektraum via Web-Frontend einen gesicherten und dokumentierten Zugriff für externe Beteiligte. Auch bei umfangreichen Dokumentenmengen und Dateigrößen sowie häufigen Änderungen bleibt der Projektraum in Doxis4 übersichtlich und aktuell verfügbar. Zusätzlich ist auch die Einbindung von externen Beteiligten in Geschäftsprozesse, Vorgänge und Aufgabenverteilung möglich.

Doxis4 Projektraum

Eine Quelle statt vieler Insellösungen

Im Unterschied zum Dokumentenaustausch über isolierte Online-Speicherlösungen lässt sich der Doxis4 Projektraum als Teil des unternehmensweiten Enterprise Content Management nutzen.

Die Grundlage für strukturierte Zusammenarbeit und Dokumentenaustausch bildet die leistungsstarke ECM-Infrastruktur der Doxis4 iECM-Suite mit dem zentralen Doxis4 Content Repository, elektronischen Akten und standardisierten oder ad hoc geplanten Vorgängen.

Für Register, Ordner, einzelne Dokumente oder Vorgänge können differenzierte Berechtigungen für Funktionen wie Ansehen, Bearbeiten, Up- und Download von den Fachabteilungen selbst an registrierte externe Nutzer vergeben werden. Das entlastet die IT-Abteilung und gibt gleichzeitig Sicherheit durch eine zentrale Benutzerverwaltung und Audit Trail.

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