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Top Thema: Elektronische Akten

Informationsgeber gesucht?

Die Vielfalt der Ordnungssysteme (Papier, E-Mails, Dateien etc.) behindert Unternehmen wie Verwaltungen zunehmend in ihren Geschäftsprozessen bzw. Fachverfahren und steht einer kollaborativen Zusammenarbeit im Weg. Neben dem Medienbruch stellt die Statik der Ablagesysteme eine wesentliche Bruchstelle dar, die durch eAkten behoben wird. Als Informationsgeber versorgt die Doxis4 eAkte Mitarbeiter in der Sach- und Vorgangsbearbeitung mit stets aktuellen und vollständigen Informationen.

Zusammenarbeit über Abteilungen, Standorte und Unternehmen hinweg

Die eAkte ist längst mehr als eine Option zur Konsolidierung vielfältigster Ablagesysteme. Sie hat sich vom reinen Ordnungshüter zum Informationsgeber entwickelt. Wo früher Fragezeichen in den Köpfen der Mitarbeiter standen, setzt die Doxis4 eAkte jetzt Ausrufezeichen! Da nicht nur Dokumente, sondern auch Vorgänge Teil der eAkten sind, haben Mitarbeiter die Gewissheit, stets auf eine vollständige Akte zuzugreifen. Das erhöht die Informationssicherheit, schafft einen einheitlichen Kenntnisstand und ermöglicht jederzeitige Auskunftsfähigkeit, insbesondere in Unternehmensbereichen mit Kundenkontakt.

Informationsmanagement hat zur Aufgabe, Informationen im Unternehmen möglichst wertschöpfend einzusetzen. Dieses Prinzip macht sich die eAkte – im Gegensatz zu verteilten Ablagesystemen – zu eigen. Je mehr Mitarbeiter, Abteilungen, Standorte und Externe an der Sach- und Vorgangsbearbeitung sowie Projekten beteiligt sind, desto mehr steigt der Informations-, Abstimmungs- und Organisationsaufwand und umso geringer kann die Wertschöpfung sein, wenn die Informationsversorgung nicht stimmt.

Raum für Informationsaustausch

Mit der Doxis4 eAkte sind Informationen für alle internen und externen Beteiligten im Unternehmen leicht auffindbar und der Kenntnisstand einheitlich. Das ist besonders dort wichtig, wo Mitarbeiter bereichsübergreifend in Teams und Prozessen gleichzeitig mit denselben Informationen arbeiten, beispielsweise in der Projektabwicklung, im Rechnungswesen und Einkauf sowie dem Qualitätsmanagement.

Externe Beteiligte wie Kunden, Kooperationspartner oder zuständige Behörden können auch ohne Doxis4-Client über spezielle Projekträume auf einzelne Dokumente oder ganze Aktenregister zugreifen, statt sich durch verschiedene Zwischenstände in E-Mails zu kämpfen. Die so zur Verfügung gestellten Register, Ordner oder einzelnen Dokumente können dann ortsunabhängig über den Internetbrowser oder den Mobile-Client aufgerufen und mittels Authentifizierungs- und Autorisierungsfunktionen sicher genutzt werden. Im Gegensatz zur Kommunikation via E-Mail gibt es hier keine Begrenzung etwa der Dateigröße und es steht immer die aktuelle Version zur Verfügung.

Gruppenaktivitäten und Vorgänge im Blick

Je mehr Mitarbeiter an Vorgängen arbeiten, umso schwieriger ist es, zu jedem Zeitpunkt über aktuelle Fortschritte informiert zu sein. Wer sollte es mitbekommen, wenn ein Mitarbeiter Änderungen an einer Akte vornimmt? Was passiert, wenn neue Dokumente eintreffen, die einen wichtigen Geschäftsvorgang betreffen, aber nicht alle Betroffenen davon erfahren – unter Umständen auch, weil der Zusammenhang nur indirekt herbeizuführen ist? Von wem ist noch eine Entscheidung fällig, um einen Vorgang weiter bearbeiten zu können?

Die Abonnement-Funktion informiert automatisch über Veränderungen in der eAkte und unterstützt damit die effiziente Bearbeitung von Vorgängen. Für Prozesse, die von mehreren Mitarbeitern bearbeitet werden oder beispielsweise Entscheidungen von Vorgesetzten erfordern, bietet Doxis4 Gruppen- oder Einzelpostkörbe. So können Aufgaben effizient innerhalb einer Gruppe verteilt und deren Fortschritte verfolgt werden.

Damit automatisiert die iECM-Suite Doxis4 viele Koordinationsaufgaben über Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hinweg und sorgt für weniger fehleranfällige, effiziente Zusammenarbeit.

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22.07.2014   Calender Top Thema  |  eAkten

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