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Top Thema: ECM-Integration

In vertrauter Systemumgebung

Ob im Einkauf, Vertrieb, Marketing, Rechnungswesen und Kundenservice oder in der Personal- und Rechtsabteilung: Nahezu alle Mitarbeiter in den verschiedenen Unternehmensbereichen erstellen, suchen, bearbeiten oder verschicken Dokumente. Ein Großteil dieser Dokumente und E-Mails sind nicht nur für eine Abteilung wichtig, sondern müssen entlang der Geschäftsprozesse verfügbar sein. Ist der Zugriff hierauf nicht möglich, kommen die Geschäftsprozesse ins Stocken. Im schlimmsten Fall werden Fehler gemacht, die bei vollständiger Kenntnis der Sachlage nicht erfolgt wären.

So sieht es heute vielerorts aus: Der erforderliche Rechnungsbeleg wurde im Rechnungswesen bereits in Papierordner abgelegt, die dazugehörige Bestellung ist in SAP zu finden, der Vertrag mit dem Lieferanten liegt im Dateiverzeichnis, die Korrespondenz mit dem Kunden befindet sich im E-Mail-Postfach der Auftragsbearbeitung. Der Informationsweg führt daher meistens über mehrere Anwendungen, Mitarbeiter und Fachbereiche. Das ist mühsam, kostet Zeit und verursacht hohe Kosten.

ECM-Integration über Abteilungen und Anwendungen hinweg

Statt in system- und abteilungseigene Insellösungen mit isolierten Dateiablagen gehören Dokumente und Akten in ein zentrales Content Repository, wie es die Doxis4 iECM-Suite bietet.

ERP wie ECM sind unternehmensweite Lösungen. Das „E“ in beiden Akronymen steht für Enterprise und weist auf die strategische Bedeutung der Systeme hin. So wie es beim ERP Sinn macht, die Prozesse der Auftragsbearbeitung, der Materialwirtschaft und des  Rechnungswesen einheitlich mit einer Software zu steuern, so müssen dazugehörige Dokumente gleichermaßen abteilungsübergreifend verfügbar sein.

Der Zugriff kann weiterhin über die führenden Fachanwendungen wie ERP, FiBu, CRM oder Office erfolgen.

Niemand muss sich mit dem Abschied von Insellösungen auch zwangsläufig von seiner gewohnten Arbeitsumgebung verabschieden. Im Gegenteil: Doxis4 integriert sich nahtlos in die gewohnten Anwendungen oder Webportale und überwindet Bruchstellen an System- und Abteilungsgrenzen. Gleichwohl macht es für viele Mitarbeiter Sinn, unabhängig von anderen Business-Applikationen mit der Doxis4 iECM-Suite zu arbeiten. Hier ist ein eigenständiger Doxis4-Client für Windows, Web oder Mobilgeräte die geeignete Lösung.

Dokumente, eAkten und Workflows situativ nutzen

Der Zugriff auf Dokumente, eAkten und Workflows im Doxis4 Content Repository ist parallel über viele verschiedene Wege möglich, z.B. über nahtlos integrierte Funktionen in ERP, Office, Outlook & Co., über Webportale im Browser oder klassisch über Doxis4-Clients.

Die jeweils optimale Lösung für einzelne Bereiche und Mitarbeiter hängt von der Nutzungshäufigkeit der ECM-Funktionen sowie der benötigten Funktionsvielfalt und -tiefe ab. Ein Knowledge Worker, der nur situativ nach Dokumenten oder E-Mails zu bestimmten Themen recherchiert und eigene Beiträge verfasst, wird mit der Suche und Ablage über Microsoft Office,