www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl

Top Thema: Collaboration

5 Wege aus dem Chaos

Bei der Zusammen­arbeit in Teams, auch über Abteilungs­grenzen oder Standorte hinweg, findet ein intensiver Austausch von Ideen, Vorschlägen und Resultaten statt. Dokumente passieren verschiedene Bearbeiter, bevor ein Vorgang oder eine Teilaufgabe abgeschlossen sind. Arbeitsalltag eben – oder im schlimmsten Fall der ganz normale Wahnsinn.

Volle Bandbreite für Collaboration und trotzdem Chaos?

Unterstützung versprechen dabei diverse Tools, die sich unter dem Schlagwort „Collaboration“ zusammenfassen lassen: Document Sharing, Collaborative Writing, Projektmanagement, Messenger, Video- und Audio-Conferencing, Wiki und einige mehr.

So soll eine ganze Bandbreite von Lösungen Mitarbeiter zusammenbringen und Räume für die gemeinsame Bearbeitung von Aufgaben schaffen. Vielerorts beschränkt sich die Zusammenarbeit auch klassisch auf E-Mails und Office-Anwendungen.

88 Prozent der Mitarbeiter sind unzufrieden mit vorhandener Kollaborations-Technologie am ArbeitsplatzSo unterschiedlich die eingesetzten Lösungen sind, so einig sind sich die meisten Anwender in ihrem Urteil: In einer Untersuchung von Google zeigten sich 88% der befragten Anwender unzufrieden mit der vorhandenen Kollaborations-Technologie am Arbeitsplatz. Die vielen verfügbaren Lösungen sorgen offenbar nicht für die Unterstützung, die sich die Anwender im Büroalltag wünschen.

Wenn die Zusammenarbeit immer noch zu chaotisch verläuft, lohnt es sich, die folgenden fünf Chaosfaktoren genauer unter die Lupe zu nehmen und besser zu lösen.

Chaosfaktor 1: Was steht an?

Der erste Schritt zur zielgerichteten Zusammenarbeit ist eine klare Verteilung von Aufgaben und Zuständigkeiten: Wer macht was bis wann? Mit simplen Listen bis hin zu ausgefeilten, selbstgestrickten Excel-Templates fängt es überwiegend an.

Eine echte gemeinsame Aufgaben­steuerung mit abhängigen Aufgaben und Zuständigkeiten, Fristen­überwachung oder Delegations­möglichkeiten ist das aber nicht. Daran ändert auch ein Gantt-Chart in der Tabellen­kalkulation nichts. Mit der Doxis4 iECM-Suite können Aufgabenlisten aus Excel importiert oder direkt in Doxis4 erstellt und fortgeführt werden. Damit ist jederzeit für alle klar, was ansteht – auch wenn sich das im Lauf der gemeinsamen Arbeit ändert.

Gemeinsame Aufgabenverwaltung in Doxis4Was steht an? Hier arbeiten verschiedene Abteilungen bei der Vorbereitung und Nachbereitung eines Events zusammen.

Chaosfaktor 2: Wo steht was?

Gemeinsam genutzte und bearbeitete Dokumente müssen natürlich über einen zentralen Informationspool verfügbar sein. Wirklich hilfreich bei der Bearbeitung von Aufgaben ist dieser jedoch nur, wenn er strukturiert und übersichtlich bleibt, relevante Dokumente für eine Aufgabe einfach aufzufinden sind und die aktuelle Version zuverlässig verfügbar ist.

Mit umfassender Metadaten- und Volltextsuche, flexiblen Aktenstrukturen, Versionierung, Check-in-/Check-out-Funktionen und direkten Verknüpfungen von Aufgaben mit Akten und Dokumenten erleichtert Doxis4 die Zusammenarbeit auch bei umfangreichen Informationsbeständen, die laufend gemeinsam bearbeitet werden.

Gemeinsame Projektakten in Doxis4Wo steht was? Hier sind alle Informationen und Dokumente zu einem Projekt verfügbar.

Chaosfaktor 3: Wer steht wo?

Wenn die Aufgaben verteilt sind, können diese gemeinsam angepackt werden – parallel oder in Abhängigkeit von vorher zu erledigenden Aufgaben. Wie bleiben die Beteiligten über den aktuellen Stand informiert? Wer gibt den Impuls, wenn nachfolgende Aufgaben starten können? Die Praxis zeigt: Je geschäftiger die Arbeit läuft, desto ruhiger wird es in manuell zu pflegenden Projektübersichten. Mit Doxis4 ist dies keine losgelöste Aufgabenliste, die gesonderte Pflege braucht, sondern zentrales Steuerungsinstrument, das aktiv über anstehende Aufgaben informiert.

Chaosfaktor 4: Was steht da noch?

Notizen oder sonstige zusätzliche Anmerkungen von Kollegen sind oft entscheidend für die gemeinsame Arbeit. Sie dürfen nicht in unübersichtlichen Chat-Verläufen, persönlichen E-Mails oder auf losen Zetteln verschüttet werden. Kommentare zu einem Dokument, einer Akte oder einem kompletten Vorgang sind in Doxis4 übersichtlich an den relevanten Stellen verfügbar.

Gemeinsame Notizen zu Dokumenten, Akten oder VorgängenWas steht da noch? Hier können schnell, einfach und übersichtlich Notizen zu Dokumenten, Akten oder Vorgängen ergänzt werden.

Chaosfaktor 5: Wer steht dafür gerade?

Wenn Entscheidungen getroffen werden oder Aufgaben delegiert werden, muss das in der Collaboration-Umgebung klar nachvollziehbar sein. Doxis4 dokumentiert alle Bearbeitungsschritte und Versionen lückenlos und systematisch. Darauf können sich alle Teammitglieder verlassen. Genauso wie auf die vielen weiteren Collaboration-Funktionen der Doxis4 iECM-Suite.

Weitere Möglichkeiten und Tipps für die Zusammenarbeit mit gemeinsamen Dokumenten, Aufgaben, Kommentaren und aktiver Fristenüberwachung zeigen wir Ihnen gerne in einer Live-Demo.

« Zurück
03.08.2015   Calender Top Thema  |  eAkten, ECM, BPM & Workflow

BESSER informiert

Jetzt anmelden für News per E-Mail

Anmelden »
Weiterführende Informationen im +Content
12x BESSER – Agile Geschäftsprozesse mit Doxis4
Broschüre

12x BESSER - Agile Geschäftsprozesse mit Doxis4

Broschüre »
IT-Mittelstand: Beschleunigte Prozesse mit BPM
Fachartikel

Beschleunigte Prozesse mit BPM

Fachartikel »
Business Process Management mit Doxis4
Fact Sheet

Business Process Management mit Doxis4 - Doxis4 Task & Process Management

Fact Sheet »
Broschüre: Elektronische Akten mit Doxis4
Broschüre

12x BESSER - Flexible eAktenlösungen mit Doxis4

Broschüre »