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Best Practice: FCA Bank

„Herzenswunsch“: Digitale Händlerakte

Die FCA Bank Deutschland GmbH (vormals FGA Bank Germany GmbH) gehört bundesweit zu den namhaften Anbietern von Finanzdienstleistungen im automobilen Sektor.

Bereits seit 1996 ist das Finanzinstitut Kunde der SER. Im SER-Archiv wurden seitdem alle Kreditverträge und dazugehörigen Dokumente, Schriftverkehr etc. des Endkundengeschäftes aufbewahrt.

Modernisierungsschub mit SAP und Doxis4 iECM

2014 wurden mit dem Umstieg auf die neueste SER-Produktgeneration Doxis4 auch drei SAP-Systeme (CRM, ECC, BS) an das SER-Archiv angebunden und die elektronische Händlerakte eingeführt.

Ca. 170 Mitarbeiter aus dem Forderungsmanagement, dem Kunden-Service, der Händlerfinanzierung und Juristen der FCA Bank arbeiten mit dem DMS von SER. Das externe Call-Center hat einen lesenden Archivzugriff, um Kundenanfragen kompetent beantworten zu können. „Der Doxis4 winCube-Client ist eigentlich auf allen Bildschirmen immer offen“, bestätigt Gudrun Otte, Leitung Projekt- und Qualitätsmanagement, FCA Bank, die Bedeutung der SER-Lösung für die tägliche Arbeit der Mitarbeiter. Sie ist tief integriert in die Arbeitsprozesse und bietet optimale Unterstützung insbesondere für den Kunden-Service, der im telefonischen Beratungsgespräch immer alle vertragsrelevanten Unterlagen wie Vertragsbestätigungen oder Kundenschreiben im Zugriff hat.

„Das Kerngeschäft soll mit den bestmöglichen Tools unterstützt werden“, beschreibt Gudrun Otte die Strategie der FCA Bank Deutschland GmbH. „Der Umstieg auf die Doxis4 iECM-Suite bietet hierfür eine Reihe neuer technologischer Möglichkeiten, wie z.B. das elektronische Aktenmanagement.“

Vollständig elektronische Vorgangsbearbeitung

Als Klaus Bentz, Vorsitzender der Geschäftsleitung, nach Abschluss des Projektes „Digitale Händlerakte“ persönlich den Akkuschrauber in die Hand nahm, um die leeren Aktenschränke auseinanderzunehmen, ging ein lang gehegter Herzenswunsch der Geschäftsleitung in Erfüllung. Das Papier sollte aus den Büros der Händlerfinanzierung verschwinden, Vorgänge nur noch elektronisch bearbeitet werden. Mit der Einführung der Doxis4 Händlerakte war es dann endlich so weit.

Heute werden neben den gescannten Papierdokumenten auch die elektronisch vorliegenden Dokumente wie E-Mails, PDFs und Office-Dokumente in einer Händlerakte gebündelt. Gudrun Otte ist überzeugt: „Die digitale Händlerakte ist zurzeit eine der modernsten Software-Lösungen, die wir im Einsatz haben.“

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16.09.2015   Calender Best Practice  |  eAkten, E-Mails & Post, SAP

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