www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl

Top Thema: Archiv-, DMS- & Filesystem-Migration

Goodbye, Altsysteme! Die 4 wichtigsten Motive zu wechseln

In die Jahre gekommene Archiv-, DMS- und Workflow-Anwendungen stellen viele Unternehmen tagtäglich vor Probleme. So stoßen Altsysteme an ihre Grenzen, wenn sie nicht wie Doxis4 ECMBPM mit zukunftssicherer Technologie ausgestattet sind – funktional ausbaufähig, skalierbar, hochverfügbar und sicher.

Unternehmen stehen vor der Entscheidung: Weiter viele Ressourcen in veraltete Anwendungen stecken oder den Generationswechsel hin zu Next-Gen-ECM-Systemen einleiten? Wann ist der kritische Punkt erreicht?

Entscheidende Impulse für den Systemwechsel kommen nicht nur aus der IT-Abteilung, wenn deren Schmerzgrenze erreicht ist. Strategische Ziele bezüglich der Geschäftsprozesse sowie fachliche und funktionale Anforderungen der Anwender drängen zunehmend nach oben.

Motivation 1 – Kein sicherer Betrieb mehr gewährleistet

Wenn der externe Support für ein Altsystem vom Hersteller abgekündigt wird bzw. veraltete Versionen nicht mehr unterstützt werden, ist der kritische Punkt zum Wechseln eigentlich bereits überschritten. Ähnlich sieht es aus, wenn das interne Know-how verloren geht, weil alteingesessene Mitarbeiter und mit ihnen das notwendige Wartungs-Know-how aus dem Unternehmen ausscheiden.

Ein sicherer Betrieb kann dann nicht mehr gewähreistet werden – besonders, wenn in den veralteten Systemen Sicherheitslücken entdeckt werden oder sie das wachsende Dokumentenvolumen nicht mehr bewältigen können. Dann gilt es, keine Zeit mehr zu verlieren und die Migration sofort umzusetzen.

Das zeigt sich exemplarisch im Falle der Mainframe-Systeme, die zum Teil mehrere Jahrzehnte auf dem Buckel haben. Die Generation der Mainframe-Spezialisten verschwindet nach und nach aus den Unternehmen. Soweit sollten Sie es nicht kommen lassen. Migrationen mit Weitsicht eröffnen Möglichkeiten, die unter Zeitdruck nicht realisierbar sind.

Motivation 2 – Hohe Betriebs- und Wartungskosten

Zu den ökonomischen Gründen für die Migration und Konsolidierung von Archiv-, DMS- und Workflow-Anwendungen gehören zu hohe Betriebs-, Support- und Wartungskosten für zu viele verschiedene Systeme. Hinzu kommt, dass die Wartungskosten für veraltete Systeme kräftig zu Buche schlagen und das IT-Budget belasten, obwohl keine nutzenstiftende Weiterentwicklung mehr stattfindet.

Mit dem Doxis4 Consolidation Service lässt sich direkt Abhilfe schaffen und eine schrittweise Datenmigration im laufenden Betrieb durchführen. Dies versetzt Sie in die Lage, Ihr altes ECM-System bereits frühzeitig außer Betrieb zu nehmen, wodurch Sie teure Betriebs- und Wartungskosten einsparen können.

Motivation 3 – Strategische Anforderungen

Wenn die Geschäftsprozesse durch mangelnde Agilität und Flexibilität der Altsysteme nicht optimal unterstützt werden können, wird die Weiterentwicklung und Migration von Managementseite vorangetrieben. Geänderte Anforderungen und neue Geschäftsmodelle bestimmen dabei die Anforderungen für moderne ECM- & BPM-Lösungen wie Doxis4. Die digitale Business Transformation und die Unternehmensstrategie geben den Takt vor. Hier kann sich der CIO als strategischer Partner und „Business Enabler“ auszeichnen.

Motivation 4 – Organisatorische und funktionale Mängel

Während die fachlichen und funktionalen Anforderungen von Anwendern und Administratoren bei der Systemauswahl mehr im Vordergrund stehen, haben sie später oft zu wenig Gewicht. Klare funktionale Lücken und mangelhafte Usability bzw. User Experience der Altsysteme frustrieren die Anwender in vielen Unternehmen. Besonders Wissensarbeiter haben hohe Anforderung an ihre digitale Arbeitsumgebung.

Dennoch wird der Handlungsdruck auf Seiten der Entscheider und IT noch als zu niedrig empfunden. Doch Vorsicht! Es lohnt sich, genau aufzupassen – Stichwort: Schatten-IT. Wenn notwendige Maßnahmen zu sehr auf die lange Bank geschoben werden, kann sich schnell Handlungsdruck durch eigenmächtige Entscheidungen ohne IT-Beteiligung aufbauen.

Konsolidierung rechnet sich

Dringend nötige Migrations- und Konsolidierungsprojekte sollten also zügig angepackt werden und nicht angesichts der angenommenen Komplexität (Volumina etc.) zu lange aufgeschoben oder nur halbherzig durchgeführt werden. Dabei wird nicht nur die Schmerzgrenze der IT-Abteilung berücksichtigt, sondern mit der belastbaren Integrations- und Technologieplattform auf Basis von Doxis4 sowie dem erprobten Migrationskonzept messbare Mehrwerte geschaffen.

Einen ausführlichen Fachbeitrag zum Thema IT-Konsolidierung und Migration lesen Sie im aktuellen SER Magazin (Ausgabe 01/2016).

Weitere Möglichkeiten und Tipps für die Migration nach Doxis4 zeigen wir Ihnen gerne in einer Live-Demo.

« Zurück
19.07.2016   Calender Top Thema  |  Archiv, ECM, IT & Admin

BESSER informiert

Jetzt anmelden für News per E-Mail

Anmelden »
Weiterführende Informationen im +Content
Doxis4 Consolidation Service
Broschüre

Doxis4 Consolidation Service

Broschüre »
Doxis4 Consolidation Service
Whitepaper

Doxis4 Consolidation Service - Aufwände und Risiken bei der ECM-Migration minimieren

Whitepaper »