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Content Repository

Geordnet ablegen & finden

Wer schnell und zuverlässig an Dokumente, Daten, Vorgänge und Informationen gelangen möchte, braucht kluge Aufbewahrungsstrategien und ein leistungsstarkes Content Repository (engl. für Lager, Depot oder auch Quelle).

Statisch ins Chaos

In der Logistik wurden chaotische Lagerkonzepte für Unternehmen entwickelt, die große, unübersichtliche Bestände beherrschbar machen und Prozesse automatisieren. Das Gegenteil von „chaotisch“ heißt dabei nicht „geordnet“, sondern „statisch“. Ein Blick in statische Archive oder Dateiverzeichnisse in der Praxis zeigt, dass sich so beispielsweise Informationszusammenhänge und Geschäftsprozesse nicht abbilden lassen. Die Zusammenarbeit der Mitarbeiter leidet hierunter. Mal ganz abgesehen vom Aufwand der Pflege und des Suchens. Wie lässt sich stattdessen ein unternehmensweiter Informationspool für Dokumente und Daten „geordnet“ verwalten und verfügbar machen?

Neue Dynamik für Ablage und Archivierung

Starre Konzepte helfen beim unternehmensweiten Informationsmanagement nicht weiter. Je anspruchsvoller die Rahmenbedingungen bezüglich Dokumenten- und Datenaufkommen, Zusammenarbeit, Vorgängen und inhaltlichen Abhängigkeiten sind, desto mehr zeigen dynamische Konzepte wie das Doxis4 Content Repository ihre Stärken.

Informationen zur Langzeitarchivierung oder zur temporären Aufbewahrung und Bearbeitung lassen sich hier gleichermaßen ablegen. Die unternehmensweite Verfügbarkeit und Nutzung der Informationen stehen dabei im Vordergrund – über den gesamten Lebenszyklus von der Erstellung und Ablage bis zu ihrem letzten Bestimmungsort. Das kann die finale Entsorgung für nicht mehr benötigte Inhalte sein oder das revisionssichere Archiv für die Ewigkeit. Was mit welchen Inhalten geschieht, lässt sich über Regelwerke sehr differenziert steuern.

Schluss mit „Lagerleichen“ und Bestandslücken

Diesen Nachteil der statischen Lagerung kennen auch die Logistiker: „Lagerleichen“, die nicht mehr gebraucht werden, übersehen oder vergessen wurden, unnötig Platz verbrauchen und im wahrsten Sinne des Wortes vor sich hingammeln.

In Sachen unternehmensweite Informationslogistik ist das besonders bitter, wenn die Inhalte eigentlich gebraucht würden, aber im Dateiverzeichnis (Filesystem) schwer auffindbar sind oder sogar versehentlich gelöscht wurden. So entstehen schnell Informationslücken, die sich nicht oder nur mit „doppeltem Aufwand“ für die Neuerstellung schließen lassen. Dagegen bietet das Doxis4 Content Repository wirkungsvolle Mittel, mit umfangreichen Suchfunktionen, Löschsperren und Audit Trail für vollständige Nachvollziehbarkeit.

So lassen sich rechtliche Risiken bezüglich gesetzlicher Dokumentationspflichten und Aufbewahrungsfristen minimieren und im Büroalltag der tägliche Kampf gegen das Chaos effizient bestreiten.

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17.03.2015   Calender ECM-Lösungen  |  Archiv, ECM

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